民營企業檔案工作研究中的熱點問題

王麗慧

摘要：通過閱讀大量關于民營企業檔案工作問題研究的文獻，發現對民營企業檔案工作現狀及存在問題、工作對策、管理體制及模式、工作動力機制、檔案工作與企業文化建設關系、民營企業檔案社會化服務體系、相關法律制度以及民營企業信用檔案的研究是檔案學界關注的熱點，這些熱點中，討論的焦點為民營企業檔案管理的模式問題。

關鍵詞：民營企業檔案工作研究熱點管理模式

1話題背景

隨著社會的不斷發展，民營企業生存的經濟環境已然發生了根本的變化：一是物資短缺的賣方市場已經變成了物資過剩的買方市場，民營企業要想生存發展，就得面臨“二次創業”。管理水平的提高已顯示出前所未有的重要性，而檔案本是管理的基礎：二是信息、網絡與知識概念所引起的管理理念的變化，民營企業家認識到競爭致勝的關鍵已不再取決于先進的設備、廠房等有形資產，而是更多地依靠知識、技能和信息等無形資產，檔案就是企業中寶貴的信息和知識資源：三是人世后的民營企業面臨大量的反傾銷調查、產品證明等非關稅壁壘的考驗，要在這種激烈的競爭中進行危機控制，就必須建立齊全、完整、準確的企業記錄，確保企業自身的權利。因此，加強檔案工作是所有民營企業無法回避的一個問題。

2民營企業檔案工作研究的熱點

2.1關于民營企業檔案工作現狀及存在問題的分析。要想改善民營企業的檔案管理，必須首先對我國民營企業的檔案工作狀況進行摸底。在發表的大量民營企業檔案工作研究的文章中，或全篇或部分地討論了當前檔案工作的現狀，而且這種跟進式的調研，能使我們一窺民營企業檔案工作的全貌而使研究立于真實的對象。根據有關非公有制企業檔案工作情況的調查報告和部分學者的歸納，我國民營企業的檔案管理狀況大致可分為四種類型：一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室，有專職檔案人員，管理設施設備齊全，根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全，歸檔及時，保管科學，利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收：二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來。三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個排在末位的工作，工作隨意性較大。四是“零檔案管理型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“六無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管：無意識、無制度、無人員、無庫房、無設備、無經費”，這種類型在小型企業中比較多見。這四種類型也反映了我國當前民營企業檔案工作的兩個特點，即民營企業檔案工作處于自發狀態，部分企業已有相當的發展水平：民營企業的整體檔案管理呈“橄欖”形狀，水平不均衡。

原因分析也是研究者著筆較多之處，多數文章認為，導致民營企業檔案工作滯后的主要原因有三個方面。首先是民營企業自身檔案意識薄弱，民營資本的特點和本質使民營企業檔案工作缺少源動力，民營企業成立之初是以生存為目標，只能關注到民營企業的眼前利益，無法意識到檔案工作給企業的長期發展帶來的幫助。同時民營資本的特點和本質是逐利性，其任何活動均以增效、盈利為目的，而企業檔案本身所能產生的效益極具隱蔽性，難以量化，這就導致檔案工作在多數民營企業中遭受冷遇，檔案工作的內在動力不足。其次，民營企業檔案工作與國有企業檔案管理的差異性，以及民營企業檔案權屬明確，其自主管理的姿態，削弱了檔案行政管理部門對民營企業檔案工作的監管能力。再次，民營企業檔案工作的外部環境，主要是法制力量的軟化使民營企業檔案工作缺乏必要的驅動力。目前我國民營企業檔案管理的相關立法工作相對滯后，《檔案法》及配套規定仍然沒有把作為市場經濟微觀主體的民營企業納入檔案管理立法工作的視野。民營企業檔案管理的立法缺失，也造成了民營企業檔案工作的發展不平衡。

2.2關于民營企業檔案工作宏觀對策的研究。為民營企業的檔案管理出謀劃策是很多文章的題中之義。不少文章在民營企業檔案工作的現狀、問題及原因分析之后，重點闡述了解決問題的措施，如聶建新、柳楊林的《在創新中發展民營經濟檔案工作》(《中國檔案》2003年第4期)、殷立祥的《制約民營企業檔案工作發展的因素及解決對策》(《蘭臺內外》2005年第4期)等，思路大致可歸納為三個方面：一是民營企業應當加強自身的檔案意識，探索適合企業發展的檔案管理體制和模式，建立有效的民營企業檔案工作動力機制：二是檔案行政管理部門要轉變管理思想，強化服務意識，積極建立與民營企業的工作聯系渠道，同時要摸清民營企業檔案工作的狀況，因企制宜，實行分類指導，并及時總結經驗，點面結合，逐步推開完善民營企業檔案工作；三是要加強民營企業檔案工作的理論研究和外部環境建設，完善民營企業檔案管理的法規與標準體系，努力提高民營企業檔案工作的整體水平。

2.3關于民營企業檔案管理體制及模式問題的研究，關于民營企業檔案管理體制及模式問題的研究，無疑是焦點中的焦點。在目前發表的研究成果中，比較有代表性的有宗培嶺的《民營企業檔案管理模式研究》、黃世喆的《關于非國有企業檔案管理原則與體制的思考》、劉忠貴的《非國有企業檔案工作自主發展與指導》，許智主編的《民營企業檔案管理概論》、陶亞坤的《關于民營企業檔案管理體制創新的思考》等。其中，作為上海“民營企業檔案管理體制與建檔模式研究”課題成果的《民營企業檔案管理模式研究》最為全面。它不僅為民營企業提供了可自主選擇的檔案管理模式，還指出了民營企業確定檔案管理模式時應當遵循的原則，以及在民營企業確定其檔案管理模式后，如何構筑民營企業檔案工作的運行機制等問題，為民營企業檔案工作實踐提供了全面、具體、科學、可行的指導。

其中，企業檔案管理模式是指為達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標所采用的基本思想與方式。可供民營企業檔案工作選擇的檔案管理模式有以下基本形態：

①按檔案集中統一管理程度劃分為：檔案集中統一管理，即由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理：檔案分級管理，即在企業內對檔案實行分級管理：檔案分散管理，即在企業內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。

②按管理對象劃分：檔案綜合管理，即按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統

一整理和開發利用：文檔一體化管理，即在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于企業信息化程度較高的企業；信息一體化管理，即對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。

③按管理形態劃分：檔案實體管理，其重心是檔案實體的整理與保存，以存待用，重在對檔案實體的收集、整理、保存與利用；檔案信息管理，即在檔案實體管理的基礎上，重在對檔案信息的開發與利用，其實質是利用技術手段對信息的管理：檔案信息資源(知識)管理，企業檔案工作可以成為企業知識管理的一部分，檔案知識管理屬于檔案信息資源管理的范疇，是檔案信息資源管理的高級形態。

以上民營企業檔案管理模式各有所長，企業選擇檔案管理模式時應當遵循這樣幾個原則：一是檔案管理方式要與企業規模形態相適應：二是檔案管理思想要與企業實際需求相適應：三是檔案管理制度要與檔案法律法規相符合：四是檔案管理模式要考慮成本效益的原則。在確立民營企業檔案管理的模式后，關鍵在于構筑民營企業檔案工作的運行機制。從內部來說，民營企業一方面要建立動力機制，配備與企業規模相適應的檔案工作機構與人員，建立規范化的檔案管理制度，強化信息服務意識，通過將檔案工作納入企業發展總體規劃、納入企業質量認證活動、納入企業信息化進程、納入企業信用制度建設，促使檔案工作與企業同步發展。另一方面要從制度約束、成本核算約束、檔案質量控制約束等方面著手，建立成本與質量控制機制，使企業檔案工作達到高效、簡便的要求。從外部來說，各級檔案行政管理部門、工商聯組織等要通過加大宣傳力度，組織業務培訓，實行分類指導，突出服務主題，加強監督管理等形式，積極推進民營企業建檔工作。

2.4關于民營企業檔案工作動力機制的研究，要解決民營企業檔案工作中存在的問題。推進檔案工作的順利開展，必須構筑和完善民營企業檔案工作動力機制。關于這一問題，史國棟、劉金霞、范世清等人在研究中都有涉及，而最為出色的當屬范世清的“民營企業檔案工作動力機制模型”(見下圖)。

他從三個方面來啟動和完善民營企業檔案工作的動力機制：一是增強民營企業的檔案意識，強化內部驅動力；二是強化創新意識，改革管理模式，加強引導機制和約束機制的建立：三是積極倡導企業信息資源一體化建設，將檔案工作納入企業信息化建設軌道。

2.5關于民營企業檔案工作與企業文化建設關系的研究。隨著民營企業檔案工作研究的深入，已不僅僅局限于企業檔案工作的操作和執行層面，視角變得更為開闊，多篇文章聚焦民營企業檔案與民營企業文化之間的關系，揭示民營企業檔案工作難以順利開展的深層原因，這說明有關民營企業檔案工作的研究已不止為民營企業的當前生存所計，更是為民營企業的未來發展所謀。有些學者認為：許多民營企業缺乏社會公眾和全體員工認同的企業價值觀，從而削弱了檔案工作發展的基礎：或者由于長期缺乏積極穩定的企業價值觀，使民營企業制度層面的建設難以達到規范和統一，最終殃及檔案機構的生存；有的學者指出。民營企業過于強調物質層建設，忽視精神層建設，未能深入理解檔案工作的本質要求，純粹是一種功用和應付的心態。致使民營企業檔案工作處于一種尷尬的位置。研究表明，檔案管理作為企業記錄是企業文化的載體，是企業文化積淀的重要途徑，企業品牌、企業價值觀、企業發展史都離不開企業檔案。同時，民營企業的文化追求又能反過來為檔案工作準備相應的成長土壤。

2.6關于民營企業檔案管理社會化服務體系的研究。最近幾年，特別是2000年以后，關于這方面的討論逐年增多，這顯然與檔案行政管理部門的改革以及市場經濟的深入發展有關。檔案界普遍贊成引入市場機制，建立民營企業檔案管理社會化服務體系，如：嚴永官的《從法制角度看檔案中介服務業的現狀及發展》(《上海檔案》2003年第4期)、鄭金月《檔案中介服務機構存在的問題及其對策》(《中國檔案》2003年第3期)、宗培齡《在市場競爭中把檔案中介服務做大做強》(《上海檔案》2003年第4期)等都談到這一問題。關于檔案寄存中心、檔案事務所、檔案學會民營企業分會、民營企業檔案人才培訓甚至商業性的文檔管理公司，開始成為研究者們交流的話題。在這種研究的同時，我國民營企業檔案管理社會化服務體系建設開始起步，在有些地方已成為企業檔案工作的有效補充。

2.7關于民營企業檔案工作與法律制度建設的研究。關于民營企業檔案工作的宏觀思考，無一例外地要強調相關法制環境建設的重要性。民營企業檔案工作難以推進，內外的關系不順是一個重要原因。這種關系不順主要又在于法律上存在一些困惑。包曉海、李冷九的《民營企業檔案的法律困惑》(《山西檔案》2001年第2期)、張勝的《論民營經濟檔案法制化》(《湖北檔案》2003年第9期)、甄雅娟的《依法保護非公有制企業檔案安全問題》(《山西檔案》2003年第2期)、劉金霞的《依法監管非國有企業檔案工作的兩個問題》(《檔案與建設》2005年第1期)等從憲法到企業檔案管理規定。梳理了現有法規體系中關于民營企業檔案管理的相關條文，結論是盡管我們認為現有的法規體系并無明確的針對民營企業檔案管理的內容。如何保護民營企業檔案以及民營企業檔案工作如何有序進行，未來的民營企業檔案工作如何納入檔案法規體系，正在引起研究者們的熱議。筆者認為，隨著民營企業檔案工作宏觀環境改善的需要，關于民營企業檔案法規邊界的研究將會受到更多研究者關注。

2.8關于建立民營企業信用檔案的研究。我們知道，相比起國有企業來，民營企業在融資、競標等活動中往往處于劣勢，筆者認為，信譽度不高應該算得上一個重要原因。在電子商務平臺建設和更多的涉外經濟活動中，民營企業的信用建設問題已受到很多有識之士的重視。在民營企業檔案的專門檔案問題上，較多地關注了信用檔案的建設。如薛燕萍的《非公有制企業信用檔案的建立》(《山西檔案》2005年第4期)、孫秀英的《建立信用檔案是民營企業可持續發展的信息保障》(《黑龍江檔案》2007年第1期)等，就民營企業信用檔案的構成、歸檔管理等問題進行了系統的思考。口說無憑，檔案為據，民營企業的信用檔案建設將成為一個無法回避的問題。