“文件是檔案的復制件”質疑

任　寧

摘要：本文主要從《論檔案形成在前》有關論述存在問題、文件與檔案形成的不同過程、對舉證的歷史記載存在錯誤認識等幾方面對“文件是檔案的復制件”提出了質疑。

關健詞：檔案文件復制件

《檔案管理》2007年第2期刊載劉東斌先生的《論檔案形成在前》一文(以下簡稱劉文)，讀后受益匪淺，但對劉文中有關“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”的觀點有不同的看法，以期與劉東斌先生商榷。

1從劉文有關論述分析，文件是檔案的復制件的觀點是不成立的

劉文在論述檔案形成在前的過程中，就“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”問題作了專門論述，并提出了三項理由。那么，劉文提出的三項理由是否成立呢?我們不妨對其三項理由作一分析：其第一個理由中有這樣一段論述：“一般情況下檔案形成后(文件定稿經簽發印制成文后)，就將檔案(文件定稿、發文簽、印制的文件)存檔保存。”筆者從劉文的論述中可以了解到：檔案的形成時間是由文件定稿經簽發印制成文：檔案的構成包括文件定稿、發文簽、印制的文件。也就是說，無論是從檔案的形成，或是檔案的構成來看，印制的文件就是檔案。那么，既然印制的文件就是檔案，何來文件是檔案的復制件呢?如果劉文認為檔案只是原始歷史記錄——文件定稿，而不包括印制的文件，那么，劉文的這段論述就是錯誤的，是自相矛盾的。因此，劉文提出的文件是檔案復制件的第一個理由是不成立的。其第二個理由是“檔案是唯一的，而文件則有眾多復制件”。首先，從邏輯學角度來說，檔案是唯一的，與文件有眾多復制件之間并不存在邏輯關系，也導不出文件是檔案復制件的結論：其次，檔案的唯一性是相對的，并不是所有的檔案都是唯一的。如中美上海聯合公報，同一個公報，有中文版，又有英文版，并經雙方領導人在對方文件上相互簽字后生效，文件的底稿是無法律效力的，誰能說中文版的是檔案，英文版的是復制件，或者英文版的是檔案，中文版的是復制件呢?現實社會中這樣的例子還有很多，如國與國之間邊界勘查形成的文件，國與國之間形成的外交文件，商務活動中形成的合同文件等。第三，劉文認為，檔案的唯一性主要是文件的定稿是唯一的，只有一份，是孤本，所以文件的定稿才是檔案，而文件則是文件定稿的復制件。劉文的這一觀點有點以偏蓋全，現實生活中，一些文件的定稿是沒有法律效力的，并不能作為以后的辦事依據，也起不到應有的憑證作用，如國與國之間締結的各種條約性外交文件，其具有法律效力的只有國與國之間的代表相互簽字的正式文件，才具有法律效力，而正式文件的定稿是沒有法律效力的，把具有法律效力的正式文件看作是沒有法律效力的定稿的復制件顯然是不正確的。由此來看，劉文提出的文件是檔案的復制件的第二個理由也是不成立的。劉文提出的第三個理由是“檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程，而文件不具備這種功能”，“文件所承載的內容只是定稿的內容，最多還有簽發人的名字”。劉文第三個理由的錯誤是沒有用同一個角度來分析檔案與文件的形成過程，在論述檔案的記錄性時用檔案逐步形成的觀點，在論述文件時用的只是文件形成的結果，割裂了文件逐步形成的過程。現實生活中，文件的形成也正是從文件的底稿、定稿逐步形成的，因此才有文件的起草、文件的定稿等稱謂。文件的底稿、定稿與正式文件在文書處理階段是一個整體，所以在歸檔時也常常把文件的定稿與正式文件作為“一件”來保存，只有全面、正確地理解“件”的概念，才能正確地把握文件具有記錄性功能的特性。如果我們用劉文審視文件的觀點來審視檔案，同樣能得出檔案沒有記錄其全部過程的結果：文件的定稿能記錄文件的用印過程嗎?能記錄文件的版頭、版式情況嗎能記錄文件的用字大小、字體行間距情況嗎?文件的一稿、二稿能記錄文件定稿的情況嗎，能記錄領導簽發的情況嗎?《物權法》定稿能記錄《物權法》正式文本的版式、用印、用紙、用字情況嗎?嚴格說《物權法》定稿不僅不能反映《物權法》正式文本的情況，而且也不能直接反映《物權法》定稿以前的審議情況。它只能反映《物權法》審議的結果，并不反映審議的過程。綜上所述，筆者認為，劉文有關文件是檔案的復制件的觀點是不成立的。

2從歷史記載角度看，文件是檔案的復制件的觀點也是不成立的

為說明文件是檔案的復制件，劉文從歷史角度進行了分析，并列舉歷史記載加以佐證。那么，劉文列舉的幾則歷史記載能說明文件是檔案的復制件嗎?下面就劉文列舉的幾則歷史記載作一分析：劉文中列舉的第一個歷史記載是《周禮》“凡邦之大盟約，涖其盟書，而登之于天府。大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之”。并分析認為“國家大盟約(檔案)要存放到天府(檔案館)，并將盟約(檔案)復制成盟約文件發給‘大史、內史、司會及六官，分別保管，踐約執行”。筆者通過查閱有關資料發現，劉文對《周禮》中記載的史實存在理解上的錯誤：首先“大盟約”不是指檔案。從漢語發展史上看，我國古代漢語詞匯是以單音詞為主，有些單音詞組與現代漢語中的詞匯雖然相同，但并不是現在復音詞的意思。如古文中的“妻子”是指妻子和兒女，“朋友”是指“朋”和“友”。因此《周禮》原文中的“盟約”并不是現在所指的盟約，而是指會盟時的承諾。現在所指的盟約古時稱載書，或者簡稱“載”和“書”。其次，《周禮》原文中的“盟書”也不是原件。據楊伯俊《春秋左傳注》卷一，隱公注解：“盟法，先齒地為坎(穴、洞)，以牛、羊或馬為牲，殺于其上，割牲左耳，以盤盛之，取其血，以敦盛之，讀盟約(古謂之載書，亦省稱載或書)，以告神，然后參加盟會者一一微飲血，古人謂之歃血，歃血畢，加盟約正本于牲上埋之，副本則與盟者各持歸藏之”。也就是說，《周禮》中記載的盟書只能是文件而不是劉文所謂的“檔案”。第三，根據楊伯俊有關“盟法”的注解可知：周時大國之間會盟時，先行商議會盟事項，形成會盟文件——載書，然后根據會盟國多少復制載書，分發會盟各國帶回歸檔。而文件的正本(載書)則隨祭品一同埋掉以示神靈。也就是說，各國帶回的盟書是會盟文件的副本，是文件對文件的復制，而不是文件對檔案的復制。第四，‘大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之”的是盟書的副本的復制本，也是文件對文件的復制，而不是文件對檔案的復制。劉文列舉的第二個歷史記載是《周禮》“司民，掌萬民之數，自生齒以上，皆書于版……獻其數于王，王拜受之，登與天府，內史、司會、冢宰貳之，以贊王治。”這段歷

史記載恰恰說明司民將人口基本情況制成公文——簡牘后，才呈報給君王，君王拜受后才將簡牘登記并作為檔案存入天府的。而內史、司會、冢宰“貳之”的是簡牘的副本，而不是檔案的復制件。其實，如果從周朝實行的公文正副本制度來詮釋這段歷史記載，則更容易理解。周王朝時，為滿足其統治需要，公文實行正副本制度，即公文形成后。要根據需要制作公文副本。本機關和史官各存一份副本，正本定期報送宗廟或天府保存。也就是說，周王朝各機關及地方郡國形成的公文——簡牘在呈報君王歸檔之前就已經有了副本。因此說，這段歷史記載并不能證明文件是檔案的復制件。劉文列舉的第三個歷史記載是《舊唐書》“凡尚書省施行制敕，案成則給程以抄之。若急速者，不出其日，凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日納諸庫”。這段歷史記載分明說的是公文(敕、文案)的制作過程及制作程序，那來的文件是檔案的復制件的內容，“案成則給程以抄之”是說皇帝的詔令擬制完成后，就給程以抄之，形成“敕”的副本，不正說明公文在納入“諸庫”之前就已有了正、副本嗎?劉文以此來說明文件是檔案的復制件著實有點牽強。劉文列舉的第四個歷史記載是《理會架閣札子》“應令逐案承受文字，已結絕及無行遣，限三日發送上簿，接續結押。”這段歷史記載的重點應是“結絕及無行遣”公文材料的處理，“已結絕及無行遣”是指已辦理和不需要發送的公文材料，應在三日內移交歸檔。并沒有說文件是檔案的復制件。劉文認為“三日辦理完畢的不可能是文件，只能完成檔案復制件的工作”的結論，其實是對此段記載的錯誤理解，此段歷史記載中的“限三日”是有前提條件的，這個前提條件也十分明確，即“已結絕及無行遣”，并不是指所有公文限三日內移交歸檔，此段歷史記載也進一步證明，公文在歸檔之前已經存在，公文轉化為檔案是有一定條件的，文件并不是檔案的復制件。綜上分析，劉文對其舉證的四例歷史記載存在著錯誤理解和認識，四例歷史記載不僅沒有直接或間接證明文件是檔案的復制件，反而進一步證實了公務文書檔案是由公務文件轉化而來的觀點，因此，文件是檔案的復制件的觀點是不正確的。

3從檔案與文件的形成看，文件是檔案復制件的觀點是不正確的

檔案是原始的歷史記錄，檔案是不可以起草、修改的，應當是檔案界所公認的事實。因為人們只能起草、修改原始記錄，而不能穿越歷史時空去起草、修改原始的歷史記錄。由此可以看出，檔案是人類對已有的原始歷史記錄(包括文件)有意識保存的結果。也就是說，沒有人類對已有原始歷史記錄的主觀作用便沒有檔案，檔案是由各種原始歷史記錄轉化而來的。比如，現實生活中，我們把歸檔后的各種形式、不同載體的原始記錄稱作檔案，把沒有歸檔的各種形式、不同載體的原始記錄稱作文件、數據、材料、資料、文物、文獻等，就是對檔案的正確認識，也被社會各界所認可。而檔案的原始記錄性則來源于被其轉化的已有的原始記錄。人們的主觀作用只是按照法定的歸檔程序去接收、整理、保管應歸檔的原始歷史記錄，是不允許對已歸檔的已有原始歷史記錄作內容和形式上的修改的，這種主觀作用只是對已有原始歷史記錄物理運動形態的改變和概念上的升華，并沒有改變已有原始歷史記錄的內容和自身形態。人類這種通過主觀作用使事物性質與概念升華的例子是普遍存在的。如。人類把自己生產的產品通過交換變成商品：把自己的物質遺存通過時間的沉淀升華為文物：把一般工人通過評選成為勞動模范、先進工作者等，而商品、文物、先進工作者并不是一開始就有的，如果沒有產品、物質遺存、一般工人，商品、文物、先進工作也就根本不會存在。如果按照劉文“檔案是原始的歷史記錄，記錄著檔案形成的全部過程，檔案一形成就是檔案”觀點，則檔案是可以起草修改的，人類的社會活動是從起草檔案、修改檔案開始的，紙質、電子檔案一經形成就是檔案，無需歸檔，也無論放在什么地方，這些無需法定機構和法定程序歸檔保存的可以起草、修改的檔案就是人類社會活動的原始歷史記錄。對于這樣的檔案。不知怎樣去保證它的原始記錄性?檔案還具有憑證性價值嗎?檔案館還有存在的必要嗎?世界上又有誰能夠起草原始的歷史記錄呢?除非這個人能夠穿越歷史時空，回到歷史的某個片段，才能創造歷史記錄。既使是這樣，那么這個人所記錄的也仍然是那個歷史片段的原始記錄，而不是原始的歷史記錄。因為人只能起草原始記錄，而不能起草原始的歷史記錄。而文件則不同，文件作為法定機關、團體等單位形成的具有完整體式和處理程序的公文，記錄、傳遞并存儲著其公務活動中形成的各種信息，是機關、團體等單位行使職能活動的最為原始的記錄。這些原始記錄是機關、團體等單位在行使職能活動中自然形成的“伴生物”，并首先以不同種類的文件形式出現。在文件形成的過程中，人們可以根據需要起草文件、修改文件直至形成正式文件，也可以根據需要對文件進行翻印和復制。人們起草、修改、制發文件的動機首先是為了滿足當前行使職能的需要，而不是專門為形成原始的歷史記錄。就是有些專門為記錄而形成的文件(如會議紀要)，也是首先為了行使職能，然后才歸檔保存。因此，機關、團體等單位行使職能活動的原始記錄首先是以各類文件的形式出現，然后才是經過法定的文件處理程序和歸檔程序，使文件所承載的原始記錄內容和自身形態固定化，由可更改性轉變為不可更改性，進而轉化為具有檔案特征的原始歷史記錄。綜上所述，從檔案與文件的形成看，文件與檔案都是原始記錄。文件是機關、團體等單位在其行使職能活動中自然形成的“伴生物”，這種“伴生物”首先以不同種類的文件形式而不是檔案形式出現，是可以起草、修改的。檔案是人類活動中有意識保存的已有原始歷史記錄，是不可以起草、修改的。沒有已有的原始記錄，就不可能有檔案。檔案所具有的原始記錄性來源于被轉化的已有原始記錄，是對已有原始記錄的原始記錄性的繼承。因此，文件與檔案的區別在于：文件是原始記錄，而檔案是原始的歷史記錄。作為原始記錄的文件，不可能是“轉化物”檔案——原始歷史記錄的復制件。所以，文件是檔案復制件的觀點是不正確的。

4結束語

“檔案是由文件轉化來的”，或是“檔案形成在前，文件是檔案的復制件”這兩種理論，筆者并沒有過深的研究。但筆者認為，要研究檔案與文件的關系，首先要進一步明確檔案與文件的概念定義問題。只有弄懂了什么是檔案?什么是文件?才能正確地表述檔案與文件的關系。劉文以“檔案是原始的歷史記錄”作為檔案概念的定義，就如同把“檔案是不可再生的文化資源”、“檔案是人類文化智慧的結晶”作為檔案定義一樣，其本身就不具備檔案概念定義的要求，以這樣的檔案概念定義推導出“檔案形成在前，文件是檔案的復制件”這一命題，就必然導致漏洞百出，難以自圓其說。其次是檔案與文件概念定義與社會實踐活動相統一的問題。任何一種理論的產生，都是對人類社會活動的高度概括和升華，并以其理論來指導人類的社會活動，如果這種理論不能用以指導人類的社會實踐活動，那么這種理論也就失去了其應有的價值。劉文“檔案形成在前，文件是檔案的復制件”理論，既否定了自夏商周以來人們腦海中自然形成的有關檔案與文件的概念(筆者并不是肯定“檔案是由文件轉化而來的”，而是指人們腦海中那種樸素的檔案與文件概念)，也否定了經過幾千年實踐證明行之有效的人類檔案管理社會活動成果，那么，這種理論能被社會接受嗎?能用來指導人類的檔案管理社會實踐活動嗎?