略論美國ＮＡＲＡ網站建設的特色

孫　遜

摘要：擬選取美國國家檔案與文件暑(NARA)網站作為研究對象，分析其建設特色與優勢，歸納其對我國檔案網站建設的幾點啟示，以期完善我國檔案網站的建設。

關鍵詞：美國NARA網站網站建設啟示

1美國NARA網站建設的特色分析

1.1特色之一：“互動一服務式”的功能定位，美國國家檔案與文件署(NARA)，是美國聯邦國家檔案館、文件中心和總統圖書館的業務領導機關，1949年由國家檔案館改組而成。改組后，國家檔案館成為該署的一個組成部分。在聯邦制度下的美國，國家檔案館是聯邦政府的獨立部門，負責及時收集和妥善保管聯邦政府機構具有永久保存價值的文件資料。

眾所周知，美國是一個相互服務意識較為濃厚的國家。不管是公共部門，還是私人機構，人們都把“付出勞動”看作是“換取服務”的唯一途徑。因此，各行各業的服務理念相當明顯。在這種氛圍下，美國NARA網站自然在其功能定位上也存在著“互動一服務式”的根本取向。其服務內容與實體檔案館有著一定的區別，檔案網站不是檔案館的重現，而是開辟了一個多項目、多層次的服務新空間。

例如，NARA網站設有專欄，幫助二戰退伍人員追尋歷史和進行網絡交流：一級類目“聯邦登記”為民眾提供了聯邦法律、法規、聲明等官方文本和總統文獻：“數字教室”為研究人員、教師以及潛在的研究力量——學生提供了豐富的原始文獻：還專門設有一級類目FAQ，用于列舉用戶最近提出的問題及其解答。NARA的所有類目都大力突出服務功能，前臺服務工作與后臺基礎工作沒有明顯的界限，經常是“你中有我、我中有你”。

1.2特色之二：“人性化”的檢索工具。早在上世紀90年代中期，NARA網站便建立了檔案信息導航系統(簡稱NAIL)。該系統擁有全國各種檔案館館藏信息的聯網數據庫，將國內所有數字化檔案資源，按地區、來源和利用對象分別納入統一的檔案管理網絡中，形成聯網可檢索數據庫，實現了網上集成化查詢、檢索和利用。近年來，檔案信息導航系統已經發展為檔案檢索目錄(ARC)，其功能與NAIL相比更為強大。

瀏覽NARA網站，我們發現“在線數據庫和檢索工具”(OnLine Database and Tools，設置在首頁右側的顯著位置，最主要的檢索工具有檔案目錄檢索和全文數據庫檢索兩類，

1.2.1“檔案檢索目錄”。ARC提供“基礎檢索”(BasicSearch)和“高級檢索”(Ad-vanced Search)兩種途徑。在“基礎檢索”中，利用者可以通過輸入關鍵詞、起始時間，限定結果數量，選擇檔案所在全宗、檔案文件類型進行檢索：在“高級檢索”中，利用者可以通過輸入關鍵詞、起始時間，限定結果數量，選擇檔案所在全宗、檔案文件類型、檔案載體類型、檔號、流水號、組織機構名稱、責任者名稱、內容主題進行檢索。兩種檢索途徑都能直接檢索到所有的相關檔案，點擊檔案題目后即可看到詳細的檔案條目信息。

1.2.2“檔案數據庫通道”。AAD提供“按類別檢索”(Browse By Subjects)、“基礎檢索”(Basic Search)和“高級檢索”(Advanced Search)三種檢索途徑。在“按類別檢索”中，檔案按照內容被分成167類(于2008年5月26日登陸http：//www.nara.gov)，按照字母順序排列，利用者可找到所需檔案所在類，然后逐項查找，找到所需檔案后點擊檔案題名，即可閱讀檔案原文；在“基礎檢索”中，利用者通過輸入關鍵詞檢索出相關檔案，選定所需檔案后點擊檔案題名即可閱讀檔案原文：在“高級檢索”中，利用者可通過限定包含／不包含關鍵詞來檢索到相關檔案，選定所需檔案后點擊檔案題名即可閱讀檔案原文。此外，網站還設有最受歡迎排行榜(Most Popular)，能夠比較直觀地將瀏覽率較高的檔案條目呈現在用戶面前。

1.3特色之三：“多元化”的遠程服務。在綜合分析美國NARA網站的基礎上，我們發現其遠程服務可大致歸納為三種方式：即廣泛性服務方式、交互性服務方式以及個性化服務方式。所謂廣泛性服務方式，即檔案網站利用檔案館藏資源以及檔案部門掌握的動態信息，向社會大眾提供信息服務。如發布館藏信息(多以Gif形式呈現)，提供有關檔案機構的新聞與事件報道(News andEvents)、檔案出版物信息(Publications)等。

所謂交互性服務方式，即檔案部門與用戶之間通過檔案網站，實現需求交流，雙方共同完成某種服務的方式。它主要包括實時咨詢與非實時咨詢、在線咨詢與非在線咨詢等。如美國NARA網站上的常見問題解答(FAQ，Frequently Asked Ques-tion)已經相當成熟，在已解答問題資料庫里設有30項分類欄目，分別有“Bankruptcy Records”“Borrowing Materials”、“CapturedGerman Records”、“CensusRecords”等。

所謂個性化服務方式，即根據不同用戶的需求，利用檔案數字資源開展不同層次、多種類型的個性化服務方式。如美國NARA網站在首頁的顯著位置，將服務人群作了詳細的劃分，如For General Public、Genealo-gists、Educators and Students等，點擊“教師和學生”(Educatorsand Students)這個一級欄目后，可以看到“歡迎來到數字教室”(Digital Classroom)。“數字教室”里有“檔案館里的學術研究”(Conducting Research atthe National Archives)、“教師培訓”(Training For Teachers)、“多媒體會議”(Video Confer-ences)等11個下級欄目。“數字教室”不僅僅是一種有效的遠程服務方式，而且它以歷史檔案為基本素材，注重培養社會公民的檔案意識，如民主、參政意識，個人價值、個人品格意識等，是十分值得提倡的。

2美國NARA網站對我國檔案網站建設的啟示

借鑒國外檔案網站成功經驗，是優化我國檔案網站建設的一條重要的途徑。不難看出，美國NARA網站“互動一服務型”的功能定位、“個性化”的檢索工具和“多元化”的遠程服務方式等，不能不說給我國檔案網站建設帶來了諸多啟發。具體有以下幾點啟示：

2.1實現檔案網站功能定位從“宣傳一展示型”向“互動一服務

型”轉變。作為檔案信息服務的窗口，檔案網站已經成為我國檔案部門開發檔案信息資源為社會發展服務的一種新的形式。但由于受到數字化資源缺乏、檢索水平不高、人才匱乏及經費有限等客觀條件的限制，大多數檔案網站建立伊始就定位為“宣傳－展示型”網站。其內容多為工作動態、查檔指南、館藏目錄、珍品館藏等展示性信息。這種瀏覽式的單向信息傳輸使瀏覽者只能被動地接受有限的信息，根本無法滿足其利用需求。“宣傳－展示型”的定位使網站只能作為粗略了解檔案館的窗口，起不到詳細查詢檔案，解決具體問題的作用。絕大多數檔案網站還具有“行政－展示式”的特點，行政味道比較濃厚，基本上是把檔案館工作簡單地“移位”到網絡中，對實體檔案館服務內容的模仿程度相對較高，甚至可以說是實體檔案館“行政圖”的電子版。

然而，網絡本來就是一種雙向互動式的服務手段，檔案網站作為檔案館與檔案利用者之間的平臺，應該成為社會檔案意識和檔案社會意識相融合的舞臺。美國NARA網站定位則是以本網站為核心的信息服務中心。他們認為，檔案網站不是檔案館的簡單再現，而是需要開辟一個新的服務空間：檔案網站在建設時必須樹立以用戶為中心的信息服務理念。從符合本館數字化館藏和用戶信息需求的實際情況出發，從服務功能的充分實現出發做好檔案信息網站的定位。

“互動一服務型”檔案網站是檔案利用與網絡服務發展的必然趨勢。它不僅開拓了檔案利用的渠道，增強了檔案網絡咨詢業務，還與一直提倡“以人為本”的檔案工作作風相吻合，有利于促進檔案工作人員的服務更加個性化、人性化。再者，它有利于增強社會的檔案意識，激發公眾對檔案工作的關心。鑒于其利用的方便快捷，服務的專指性，增強了用戶的信任程度與依賴感，檔案網站成為用戶獲取檔案信息的首選途徑。

2.2整合檔案網絡資源。深入開發檢索工具是檔案網站維持生命力的保障。美國NARA網站的成功之處，還在于它基本實現了檔案網絡資源的整合。目前，已經由初期的NAIL信息導航系統升級至ARC(檔案檢索目錄)。美國國家檔案與文件署將于2009年以前將其全部檔案數字化，屆時美國檔案信息網絡將成為真正意義上的一體化無縫網絡，用戶通過總網站即可檢索到全美國所有的數字檔案資源。

然而，目前我國尚未建立統一的全國檔案信息網與大規模的國家檔案數據庫，還無法實現對外一體化的檔案信息服務，使得檔案信息化的效用大打折扣，不能很好地滿足網絡條件下社會公眾對檔案信息的需求：國家檔案管理部門仍然沒有出臺實質性的網絡檔案資源整合措施：地區之間、部門之間的合作與協調仍然沒有引起足夠的重視并付諸實踐，這將嚴重阻礙我國檔案信息化建設的進一步發展。此外，相比之下，我國檔案網站建設普遍采用的檢索工具過于簡單化或者專業化，用戶很難通過輸入關鍵詞或任意詞進行檢索，甚至是跨字段檢索，從總體上看，逐漸從案卷級目錄檢索向文件級目錄檢索過度的趨勢明顯，但能真正實現全文檢索的檔案信息網站鳳毛鱗角。其原因可能是全文數據庫的建設尚未完善，紙質版的檔案還未能得到全面的數字化。

整合檔案網絡資源，深入開發檢索工具，是檔案網站維護其生命力的重要措施與保障。整合檔案網絡資源，可以在很大程度上豐富和充實網站信息容量，如美國NARA網站內容涉及各個層次、類別的檔案信息，包括館藏檔案信息、本檔案機構的新聞與事件、檔案出版物信息、檔案專業學會及討論組的信息等，其中保留的珍貴視頻材料都多達100萬段，不斷更新的網站內容，可以吸引大眾的眼球，NARA專門設有“See Todays Documents”(今天的文件)一欄，激起公眾強烈的查看欲望。不僅如此。還要將深入開發檢索工具，實現有效的跨庫檢索，作為我國檔案網站建設的一大目標。不斷加強以用戶為中心的服務意識，才能很大程度地推動檔案網站的長遠發展。

2.3加強檔案網站遠程服務有助于增強社會的檔案意識，關于美國NARA網站的遠程服務方式，前文有所介紹。對于廣泛性服務方式，在我國檔案網站上也有所體現，一般都設為“新聞動態”、“行業要聞”等信息欄目，向社會公眾提供信息服務。但是。對于交互性服務方式與個性化服務方式的開展情況卻不如人意。就我國檔案網站FAO的實際開展情況來看，筆者參考了有關“檔案網站開展咨詢服務的現狀調查”發現，各級檔案網站雖然建立了問題庫，但是庫的數量比較少，一頁就能顯示完畢。而美國NARA網站的FA0設有30項分類欄目，如“Bankruptcy Records”、“Borrowing Materials”等。這類交互性遠程服務，一方面在一定程度上反映了檔案網站的服務意識，另一方面，也關系到社會公眾對網站的重視與關心程度，對于檔案網站長期的發展有著重要的意義。

不得不提的是，美國NARA網站個性化的服務方式——“數字教室”(DigitM Classrom)的開展。它是一套較為完備的利用檔案開展遠程教育服務的窗口，旨在實現對社會公眾的檔案意識、歷史思維能力等方面的培養。“數字教室”里將為教師與學生設置的信息分別放于兩個欄目里，所展示的信息沒有統一的形式，往往以文字說明為主，配以照片、錄像與聲音，生動別致。此項服務的開展將有利于培養和提高社會的檔案意識，拉近公眾與檔案的距離，進一步促進社會公眾利用檔案的積極性，然而，目前我國尚未開展檔案網站遠程教育服務體系，這點對我國的遠程教育服務體系的建設有著十分重要的借鑒意義。