淺談學校檔案建設

劉平平

1學校檔案管理的主要作用

1.1能使學校工作正常化、規范化地開展，有利于宏觀調控教育工作。學校檔案在維護學校的合法權益，改進管理方式，探索新的教育教學方法等方面，都發揮了積極的作用，使學校管理從隨意型、經驗型向自覺型、科學型發展。

1.2有利于將零散材料系統化，將實踐經驗理論化，為開展教學、科研活動提供大量的經驗資料，并且能把學校自身形象建設的成果傳下去。同時，便于查找和使用有關資料，便于利用校史及有關實物，對學生進行校史教育、傳統教育、愛國主義教育等。

1.3能調動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識。如教師業務檔案，每學期根據各人的工作實績填寫一次，內容和本人見面，學校領導、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數教師的上進心、自尊心很強，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強其事業心和責任感，對全面貫徹教育方針，面向全體學生，全面提高教育教學質量，都有極大的促進作用。評模、評職稱、民辦教師轉公辦等，就能避免憑印象、走后門、耍權力。“模范不模范，翻開檔案看”，按工作實績排隊上，這些過去的“老大難”就不會再難了。

1.4對學校教職員工的思想和行為具有約束和規范作用，學校檔案中記載了多年來形成的整套規章制度：同時通過記錄檔案的過程，還體現出對學校師生心理和群體氛圍的強大感應力，在潛意識中積極影響個人行為。

1.5能進一步加強和完善學校的科學管理體制。使每所學校都能從本校的實際出發，摸索經驗，按照教育教學規律辦好自己的學校。教育是一門科學，有其本身的規律。但這個規律并不是任何人隨便都可以掌握的，只有在工作實踐中，不斷總結成功的經驗，吸取失敗的教訓，得而不驕。失而不餒，才能從中找出規律，指導自己的工作在曲折的道路上不斷前進。檔案資料為此提供了有利條件，使學校管理從隨意型、經驗型向自覺型、科學型發展。

1.6能增強對學校檢查評估的真實性和準確性。檔案，是督查、評估和指導學校工作的可靠依據。有的學校平時做了許多工作并卓有成效，但督導檢查時，聽匯報成績不少，查檔案證據不足，有的已經丟失，有的一時找不到。而評估“重證據，不輕信口頭匯報”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑實據，督查評估就能做到公平合理。

1.7學校檔案信息的開展利用，也是學校檔案管理工作的重要內容。它包括編制學校檔案檢索目錄，開展學校檔案編研工作，開展學校檔案多種服務。充分利用學校檔案信息與各項教育教學活動密切結合，才能提高教育教學水平，也才能充分體現學校檔案工作的價值。

2學校檔案管理的基本方法

2.1強化檔案管理意識。首先是領導重視檔案建設，利用檔案資料服務學校各項工作，這是做好檔案工作的根本保證。其次是全校教職員工人人樹立檔案意識，在日常工作中養成積累資料的良好習慣。

2.2加強學校檔案的基礎工作。其中包括：①配備管理人員、制訂管理制度，建好、用好檔案資料。②收集整理、分類歸檔。通常一學期收集整理一次，歸檔前要審查鑒別，決定取舍，然后系統地分類、分項、分卷歸檔。③注意檔案資料的連續性、完整性、系統性和價值性。連續性是指跨學年的重要事件，如教改實驗課題，周期較長，對每學期、每學年的階段性實驗報告和終結性的成果報告，都要注意連續性；完整性，是指本學期、本學年的某件事、某項活動要有頭有尾，善始善終；系統性，是指分類立卷工作要規范系統：價值性，是指對收集起來的的資料，要嚴肅認真地審查整理，沒有教育價值、科研價值、保存價值和歷史價值的不歸檔。即使歸檔的資料，也要標明保存期限。

2.3深層次開發學校檔案的信息資源。檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作的服務性是通過檔案利用來實現的。學校檔案工作者不能局限于學校日常事務的記錄，而要深層次開發利用檔案信息資源。例如，借助現代信息技術，編寫各種檢索工具，介紹指南等；利用檔案資料進行二次、三次加工而成專題材料，把湮沒在一般檔案中的有用信息發掘出來，利用檔案信息制作展示櫥窗版面等，展示學校教育教學成果，樹立學校自身形象等。只有充分開展利用學校檔案信息，才能充分體現檔案工作的價值，才能實現學校檔案潛在的經濟效益和社會效益。

2.4提高檔案標準化、規范化水平。推進檔案管理電子化進程。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮，要著眼于提高系統的整體水平，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平。并通過網絡加以聯通。要有重點地抓好數據庫建設，慎重選定技術路線，推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，大大提高自動化系統效率。