如何做好高校電子檔案工作

王麗麗

1更新觀念

電子文件管理與紙質文件管理的不同，這就要求在以下幾個方面更新觀念：來源原則依然存在，但其內容卻發生了變化：“文件生命周期理論”依然存在，但是經過了修正：電子文件的“原件”已經是非傳統原件的概念。

2建立健全高校電子檔案管理制度

為適應形勢發展的需要，高校應該盡快制定電子文件與電子檔案管理方面的規章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。對于實在不能制定本校電子文件管理規范的高校，也應該盡快就《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范)所涉及的內容，對本校的電子文件與電子檔案管理情況進行一次全面、系統、細致的調查，摸清家底，以便有針對性地開展工作。

3整合高校內部信息管理機構，著力解決高校電子文件管理的技術難題

電子文件管理長期處于理論與實踐嚴重脫節的根本原因，在于技術問題。檔案部門的人員一般從理論上知道該怎么做，但是苦于知識結構的制約，不知道技術上該怎么做，而懂技術的人又往往不了解電子文件管理的基本理論。因此，長期以來這個問題就成了制約電子文件管理的瓶頸。筆者認為，對于大多數高校來說，只有整合高校內部的機構，這個問題才可以解決。高校一般都成立了“網絡中心”或者“信息管理中心”，擁有相當的計算機專業技術人員，而檔案部門完全可以利用該優勢。如果檔案部門有較強的技術力量當然好，工作方便效率高，但是對于規模小、人員編制較少的高校，可以實行資源統一配置，在學校“網絡中心”內設置信息管理機構、配備專職技術人員，對全校圖書、檔案和現行文件信息系統服務器等網絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理。這樣既可以節省資金，也可以解決檔案館室、圖書館等部門技術人才缺乏問題。當然，檔案部門本身也不能產生畏難情緒。雖說電子文件管理工作是一項技術性較強的信息管理工作，需要計算機網絡技術知識支持，但是不能過于依賴技術，也不能不懂技術，更重要的是工作標準規范和管理制度的建設實施以及電子文件運作過程各環節工作連續的責任管理措施的落實。計算機和網絡技術，主要用于“電子文件管理系統”的研發設計、“系統”設置及數據的管理與維護、計算機網絡軟硬件設備的管理與安全維護等標準規范，包括高校制定具體的工作規范，是“系統”設計、設備配置和電子文件管理各環節工作的依據和工作準則、管理制度，是協調有關人員在電子文件管理過程各環節工作中，嚴格實施標準規范。保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和措施。

4廣泛調研，積極主動，有針對性地開展工作

高校產生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調研，搞清形成電子文件的機構、類型及其特點和用途。比如，對于高校教務處，檔案部門就應該格外加以關注。由于教務管理信息系統的采用，教務處將產生大量的電子文件。高校在招標采購教務管理系統的時候，檔案部門也要參與評標，在對商家進行考核的過程中，對電子檔案的管理提出要求。可見，檔案部門的積極參與將有利于電子檔案的管理。

5實行“雙套制”管理模式

《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。”電子文件自身的特點和信息技術發展過程中仍有技術難題未被攻克的現狀，確實給當前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風險。因此，當前我國的有關標準規定具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔。在當前和今后相當長的一個時期，檔案管理工作要實行“雙套制”模式，既要管理電子文件，又要管理紙質文件等檔案實體，其目的在于當某些電子文件的法律地位不能確定時提供實體檔案原件利用，當網絡不通時應急提供實體利用服務，當出現萬一情況時可以利用檔案實體“再生”電子文件。

6領導重視，全校參與，提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性

電子文件管理工作是一項系統工程。要靠領導和各業務部門的支持、配合才能完成。又因為電子文件管理是一項內容復雜、技術性強的新業務，必須依靠各業務部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔移交等工作環節中通力合作。認真做好管理記錄和技術控制工作。才能實現電子文件的管理目標。因此，除了技術、資金和法規標準的支持外，還要全面協調和調動人的積極因素。應大力做好黨和國家關于電子文件管理的政策、法規和標準規范的宣傳學習工作，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性，并依據本單位電子文件管理的工作規范和管理制度對相關人員進行技術培訓和業務指導，全面提高專兼職管理人員的工作能力和業務水平，促進電子文件歸檔管理工作的順利進行。