怎樣做好檔案利用服務(wù)工作

劉淑玲

1檔案提供利用工作要在正確的指導(dǎo)思想下開展

1.1增強(qiáng)服務(wù)意識，加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能。檔案工作者應(yīng)該自覺地樹立服務(wù)意識，明確服務(wù)方向。不能把利用工作簡單地看作是守攤、調(diào)卷，誰來要什么，就依據(jù)制度給找什么，而根本不去思考和研究服務(wù)方向和重點(diǎn)。檔案工作者要做到使自身的工作適應(yīng)時代發(fā)展的要求。首先就必須解放思想，開動腦筋，充分認(rèn)識服務(wù)的重要性，研究利用工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。其次，創(chuàng)新工作思路，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，突破舊思想、舊習(xí)慣，把檔案利用的重點(diǎn)放在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)中，放在科學(xué)研究和技術(shù)發(fā)展方面，這樣才可以全面地為黨和社會主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

1.2妥善處理利用與保密之間的關(guān)系。首先，要正確認(rèn)識二者之間的關(guān)系及其對檔案工作的影響。檔案在什么情況下可以提供利用，在什么情況下保密，對哪個層次的人提供利用，應(yīng)在遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)的前提下，用是否服從黨和國家的利益作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。其次，要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行研究和審查，注意其保密期限，保密范圍和密級，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)。現(xiàn)在許多檔案管理部門保存的檔案中，歷時年久的為數(shù)不少。檔案密級和范圍對涉及到科學(xué)研究的檔案資料保密范圍不宜過寬，密級不宜過高，利用制度也不宜過嚴(yán)。應(yīng)該做到既堅持必要的保密制度，又要排除檔案利用的障礙。

2端正態(tài)度，充滿熱情，了解社會所需，積極主動地為利用者提供服務(wù)

2.1認(rèn)識工作的重要性，增強(qiáng)工作熱情。長期以來，檔案利用工作只能根據(jù)利用者的需要進(jìn)行，檔案管理人員有一定的被動性，其實(shí)檔案管理的真正價值決定了檔案管理人員必須有強(qiáng)烈的服務(wù)意識，檔案管理工作比較枯燥，工作環(huán)境寂寞，每個管理人員應(yīng)該真正熱愛這份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作態(tài)度，以滿腔熱情做好這份工作，時刻把服務(wù)放在第一位。

2.2了解“家底”，開展針對性的服務(wù)。管理人員，特別是年輕的檔案管理人員，從走進(jìn)檔案館的那天起，就要盡快熟悉自己的“家底”，了解社會需要，掌握利用規(guī)律，從而能夠做好檔案利用工作。

檔案館往往集中保存了機(jī)關(guān)內(nèi)各個機(jī)構(gòu)的歷史檔案，這些檔案的復(fù)雜成份和細(xì)致內(nèi)容，就利用者而言，不可能做到詳盡了解。在這種情況下，檔案部門在利用工作上是否積極主動，對于充分發(fā)揮檔案的作用，是極為重要的。因此，檔案館要通過創(chuàng)新工作思路，采用多種方式，提供檔案的利用。

3在傳統(tǒng)的利用方式的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作模式，多種形式開展檔案利用，以體現(xiàn)檔案館的真正價值

傳統(tǒng)提供檔案利用的方式，一般有借閱型、咨詢型、證明型。但是，這三種方式基本屬于被動地提供利用。要讓檔案真正為社會主義事業(yè)服務(wù)，可以嘗試新的服務(wù)方式。

3.1宣傳型。就宣傳方式而言，可細(xì)分為：一是舉辦展覽。檔案館配合黨和國家以及社會上一些重大的政治活動、紀(jì)念活動，可以舉辦各種類型的展覽，供社會各階層、各行業(yè)的人員參觀，以方便廣大利用者。展品宜用復(fù)制品，若必須展出原件時，最好是陳列在玻璃柜內(nèi)或采取相應(yīng)的保護(hù)措施，展覽的時間不宜過長，以防檔案被損壞。展覽還應(yīng)堅持保密原則，凡涉及保密范圍或不能公開的檔案史料不能展出。二是利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、報刊等新聞媒體進(jìn)行宣傳報道。報道要精心策劃，通盤考慮，明確報道的目的。以滿足社會發(fā)展及編史修志的需要。三是可以編輯出版相關(guān)的參考資料，介紹館藏，以利于社會各界的利用，特別是學(xué)術(shù)界的研究。

3.2編研型。編研工作是一項(xiàng)獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，一個檔案館編研水平的高低從一定程度上反映出檔案館工作人員水平的高低。工作中提供原件，容易對其造成損壞，而用編寫的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，就可以消除一些弊端。

編研工作畢竟不是原檔案材料的展現(xiàn)，這就要求編研人員，有正確的政治觀點(diǎn)，堅持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度。編研前認(rèn)真研讀史料，掌握確鑿的史實(shí)，查明歷史事實(shí)，正確反映歷史，不溢美，不隱惡。凡涉及國家控制使用的檔案，原則上不得選用。另外。編研中還要注意內(nèi)容的充實(shí)和完整，對事物的發(fā)生、發(fā)展、變化、終結(jié)的全過程要寫明，以便為利用者提供較為完整的系統(tǒng)材料。最后，還要注意體例，分清章節(jié)，有條有理，合乎邏輯，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，自成體系。

3.3網(wǎng)絡(luò)型。通過一定的技術(shù)手段，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以便機(jī)關(guān)工作人員足不出戶便可以咨詢、查閱所需的檔案材料。但同時也要注意保密，真正做到既能從網(wǎng)絡(luò)上提供利用，又不顧此失彼，給黨和國家造成損失。

創(chuàng)新型的方式還有很多。無論用何種方式，其目的是為了更好地發(fā)揮檔案館的服務(wù)功能，煥發(fā)出檔案館的活力，將館藏的信息資源充分轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正目的。