新時期檔案工作者應具備的品質

李芳芳

新時期，一個出色的檔案工作者應當具有下列幾種品質。

1數學家的頭腦

做檔案工作的人都知道，歸檔文件整理需要加蓋歸檔章，上面有全宗號、年度、室編件號、館編件號等內容，檔案盒脊背上也有上述內容，歸檔文件目錄有件號、文號、日期、頁數等項目。可以說，檔案工作與數字天生有緣，是簡單的數字讓浩如煙海的檔案變得條理清晰、擺放有序、使用方便。一個做事沒有條理、對數字沒有概念的人是很難做好檔案工作的。

2服務者的周到

生活的快節奏使越來越多的人們希望足不出戶就能查到自己所需的資料，所以，網上查找成了人們的首選，有些檔案部門對查閱內容比較集中的檔案如知青檔案、招工檔案、退伍軍人檔案、婚姻檔案等專題檔案進行了數字化，在檔案信息網站上設置專欄，方便利用者查找，深受好評。檔案工作人員要清醒地認識到時代對檔案工作提出的新要求，集中力量做好檔案信息化工作，有條件的檔案館要建立館藏檔案目錄數據庫、全文數據庫、圖片數據庫。積極參與電子政務建設。實現檔案館、檔案室資源共享。及時實現已公開文件的網上查詢，網站設置盡量做到內容豐富、分類清晰、易于操作。網站管理人員的電子信箱、聯系電話要在醒目位置顯示出來，便于和利用者交流。對利用者的電子郵件要及時回復。對于上門查閱的，無論是進行計算機檢索還是查找紙質檢索工具，均應提高查全率和查準率。此外，接待人員還應調整辦公用具。便于復制檔案內容，開具證明。有些檔案部門為利用者提供老花鏡、簽字筆、紙張等用具，使利用過程更加人性化。

3收藏家的魄力

在對檔案進行接收、征集時，檔案工作者應具備下列品質。

3.1豐富館藏的途徑。檔案館的大部分檔案都是各機關、團體、企事業單位到期按照一定的程序移交的，這部分檔案構成館藏檔案的主體。由此帶來的弊病是館藏檔案機構單一，重復檔案多，與人民群眾切身利益密切相關的檔案少，檔案利用率低，基于這一認識，國家檔案局要求各級檔案部門加大對民生檔案收集、整理、接收、利用的工作力度，發揮民生檔案的作用。改變重事輕人、重物輕人、重機關團體利用輕人民群眾利用、重著名人物檔案的收集輕普通民眾檔案的收集的觀念是對各級檔案部門的要求，檔案行政管理部門要加強對勞動保障、民政、房產、土地等單位和部門的檔案業務指導，積極做好招工、工資審批、軍轉安置、醫保、社保、信訪、勞動合同、下崗職工、農民工、再就業人員、低保人員、退休人員等涉及民生的檔案管理，做好與人民群眾切身利益密切相關的房產檔案、婚姻檔案、拆遷檔案、仲裁檔案、收養檔案、公證檔案的接收、征集進館工作，建立與人民群眾不斷增長的文化需要相符合的檔案資源體系和利用體系。在此基礎上，積極開展珍貴檔案的征集工作，使館藏檔案既門類齊全，又特色鮮明。

3.2發現寶貝的“慧眼”。社會上流散的檔案很多，需要檔案部門去征集的也很多。征集的對象、重點是什么，通過什么渠道、以怎樣的方式去征集，這些問題都值得檔案工作者去思考。如果對檔案的價值沒有正確的估計和判斷，下再大的力氣，花再多的資金去征集都徒勞無益。在這個問題上，2007年鄭州市檔案館征集體積很小的《古蘭經》會給檔案工作人員帶來極大的啟發。

3.3利用檔案的勇氣。對比較珍貴的檔案，有效利用與保證檔案實體安全是矛盾的，也是對立統一的。檔案要利用，要翻閱，肯定會變臟、變殘缺，及時對檔案進行復制、修裱、搶救、數字化能有效保障原始檔案實體的安全。沒有利用，再好的、再珍貴的檔案也是孤獨的。是沒有生命力的。就像一本書，作家創作出來是供讀者閱讀、品評的。有了讀者的評論、研究，才出現了“有一百個讀者，就有一百個哈姆雷特”，才有了專門研究《紅樓夢》的“紅學”。是不同的理解和評論使著作獲得了強大的生命力，變得血肉豐滿。檔案也一樣。揭開檔案神秘的面紗，在適當的時間、以適當的方式讓塵封的檔案重見天日，是檔案的新生，也是檔案工作者的幸運。《清宮秘史》在《檔案大觀》上與眾多讀者“親密接觸”，讓讀者透過重重迷霧，了解清朝宮廷內幕。“紅巖珍檔”的揭秘，使很多人重溫那段難忘的歷史。

3.4保護檔案實體安全的技術。沒有哪個檔案部門希望珍貴的檔案只是“曇花一現”，盡可能延長檔案壽命是檔案工作者的神圣使命。《檔案保護學》的產生是歷史的必然。保護檔案實體安全的欲望越強烈，檔案保護方面的研究越深入，《檔案保護學》發展越快，檔案的安全才會得到更多的保障。2008年，新鄉市檔案館征集到兩幀康熙年間的五彩圣旨，長3.2米，在民間保存了300多年。我有幸看到層層紅布包裹下的圣旨，片片碎片剝落，跟仿制的光鮮的圣旨根本不能比。當時既感慨任氏家族保存圣旨的良苦用心和艱辛，又對殘損的圣旨心生感慨。民間百姓尚且煞費苦心延長圣旨的壽命，我們做檔案工作的怎能不想方設法讓檔案長存世間。