數字檔案館信息服務研究綜述

陳忠海　崔曉惠

摘要：概述了我國關于數字檔案館服務的內涵、特點、服務理念及模式、個性化服務等方面研究的進展。

關鍵詞：數字檔案館服務模式個性化服務信息服務

數字檔案館服務是數字檔案館價值的最終體現，也是檢驗我們數字檔案館建設是否成功的重要標志之一。經過檢索“中國期刊全文數據庫”全部專輯并對結果進行分析發現，專門研究數字檔案館服務方面的文獻始于2000年，從2002年起討論數字檔案館服務的文獻數量開始增長，研究方向也趨于多元化。

1數字檔案館信息服務的內涵及特點

各位學者都認為所謂數字檔案館信息服務是指在網絡環境下數字檔案館利用計算機、通訊和網絡等現代技術從事檔案信息采集、處理、存儲、傳遞和提供利用等一系列活動，以達到為檔案信息用戶提供所需數字檔案信息產品和服務、滿足其解決現實問題的檔案信息需求的過程。具體說，數字檔案館信息服務是對有高度價值的圖像、文本、語音、音響、影像、影視、軟件和科學數據等數字化多媒體檔案信息進行收集和規范性的加工以及高質量保存和管理，實施檔案信息知識增值，并提供網上數字檔案信息存取服務的活動過程。

張永潔認為在數字化環境下，檔案信息服務方式將呈現出以下特點：①以檔案館為中心轉變為以利用者為中心；②信息內容及形式大大豐富；③信息及載體類型更加多樣化；④信息服務智能化；⑤信息利用超時空化；⑥館藏資源的無限擴大化。畢建新認為數字檔案館信息服務的特點為：①數字化信息資源極為豐富，數量龐大，種類繁多；②數字檔案館的館藏模式發生變化，從以傳統的收藏和手工進行信息服務為主轉變為以用戶為中心，提供智能化的信息檢索和現代化的服務手段進行信息服務；③信息服務日趨多元化、一體化；④信息服務對象的社會化；⑤信息服務手段越來越現代化。

2數字檔案館的服務理念及模式

服務模式是影響數字檔案館服務水平的因素之一，數字檔案館的服務模式可以是簡單的檢索服務，也可以是方式多樣化的服務，如信息的瀏覽和檢索、用戶的網絡化遠程教育和培訓、使用幫助、用戶交流參考咨詢等。不同的服務方式可以滿足不同層次網絡用戶的需求，我國檔案界對數字檔案館應該采用什么模式見仁見智，有各種不同意見。

劉明從數字檔案館建設的階段性出發來探討數字檔案館的信息服務模式，認為成熟的數字檔案館信息服務模式應該是運用現代計算機網絡和通信技術建立的高度社會化、開放化、分布式的數字檔案館信息服務系統，它是以檔案用戶需求為中心、以檔案館工作人員為紐帶、以數字檔案信息資源為基礎、以信息服務方式與策略為保障開展檔案信息服務活動，以達到檔案管理自動化、檔案信息數字化、信息存儲海量化、信息傳遞網絡化、信息利用共享化、信息提供集成化和信息服務個性化目標的服務工作模式。金更達、何嘉蓀提出根據數字檔案館的任務和數字檔案館面臨的軟硬件環境，數字檔案館的最佳的模式應該是“基于元數據的集成管理和集成服務模式”，該模式由三部分組成：元數據集成、管理系統集成和分布式存儲，通過集中在元數據倉庫中的元數據，既為電子文件的真實性、完整性、一致性、關聯性和長期有效性提供保障，又集成管理分布于外部異構系統中的電子文件和數字檔案館自身的電子檔案并且提供一體化的檢索和對外服務。袁紅軍認為數字檔案館服務模式應該是復合型分布式分層次服務模式、集成信息服務模式、個性化信息服務模式。梁萍則基于數字檔案館用戶服務模式發展的動因分析，探討了復合型分布式分層次、集成信息、個性化信息等新型服務模式，并指出需要注意的若干問題。畢建新認為數字檔案館的體系結構是分布式的，它的數字化信息資源的建設和組織也需要館際協作，想靠單個數字檔案館就做好信息服務工作是不現實的。因此，在數字檔案館時代，客觀上也需要信息服務的組織管理模式向“協作服務”、“合作服務”的方向發展，建立分布式的信息服務模式。

唐艷芳指出隨著數字檔案館建設進程和檔案信息全球化走勢的加速，數字檔案館的發展形成了兩種主流模式：特種館藏型模式和服務主導型模式。特種館藏型模式是將檔案館或相關機構的珍藏或特種館藏的檔案資料進行數字化，提供網上共享，服務主導型模式的資源一般由三部分組成：檔案館本身的數字化特種館藏、電子檔案、在因特網上有用的檔案信息資源。它們用統一的界面向檔案信息用戶提供服務。服務主導型數字檔案館強調檔案信息資源與服務的集成，數字檔案館基于服務的集成就是建立數字檔案館集成檔案信息服務系統，借助集成化的檔案信息服務系統來靈活調度多樣化的檔案資源，開展多元化服務。

管先海、劉偉、白樺認為數字檔案館的信息服務理念，是確定數字檔案館信息服務策略、方式與模式、有效開展數字檔案館信息服務工作的思想準繩和理論基礎，是數字檔案館信息服務的靈魂。要做好數字檔案館信息服務工作，首先必須解決好數字檔案館信息服務理念的問題，以適應和指導數字檔案館信息服務實踐。并提出信息知識服務理念、滿足用戶需求理念、跟蹤用戶服務理念、信息定制服務理念、以及全面質量管理理念。

綜合起來看，數字檔案館的服務理念與模式主要可歸納為四點：①數字檔案館的服務是“以人為本，以用戶為中心”的信息服務：②數字檔案館的服務是個性化的信息服務：③數字檔案館的服務是集成化的信息服務：④數字檔案館的服務是分布式的信息服務。

3數字檔案館個性化信息服務

個性化信息服務是基于信息用戶的信息使用行為、習慣、偏好和特點，向用戶提供滿足其各種個性化需求的一種服務。在信息化時代，以用戶為中心的思想幾乎滲透于社會的每個經濟和服務活動之中。個性化服務是網絡信息服務發展的一個重要內容，也是當今信息服務業贏得更大服務空間的重要途徑。個性化信息服務首先是一種信息服務，然后才是一種個性化服務，它是人類社會生產力發展到一定程度，在信息服務領域內所呈現的一種社會特征。檔案館作為信息服務領域的一類重要組織，如何組織開發利用信息資源進行個性化服務，是一個值得研究的重要問題。以網絡環境為依托，建立起一個布局合理、結構優化、功能強大的個性化服務網絡是當前檔案界的研究重點。歸納起來，該課題研究主要集中在以下幾個方面：

3.1個性化信息服務的概念

耿志杰、黃世喆認為所謂數字檔案館個性化服務，是指數字檔案館利用計算機網絡、人工智能等諸多信息技術，獲取并分析各個用戶的背景、習慣、偏好和要

求，從而為不同用戶提供充分滿足其個體信息需要的一種集成性服務。陳昀欣認為數字檔案館的個性化服務就是數字檔案館利用現代計算機、網絡通信技術，在準確分析利用者特點的基礎上，主動地將數字檔案館內的數字化檔案信息資源針對不同利用者的個性分別進行傳送的服務。李永紅認為數字檔案館個性化服務最主要的特征是針對每一位用戶獨特的信息需求提供不同的信息商品及其服務。黃小斯認為個性化檔案信息服務，是檔案館根據利用者提出的明確要求提供檔案信息服務，或是通過認真分析檔案用戶個人特征和使用信息的習慣，來發現其潛在需求，并主動地向他們提供可能需要的檔案信息服務。

綜上所述，可以認為，數字檔案館的個性化信息服務是以用戶需求為中心，利用數字檔案館信息資源，通過以計算機技術及網絡為媒介所開展的有效的、分層次的、多種類型的服務。這種服務一方面能夠滿足用戶特定的需求，另一方面通過學習、總結、推測用戶的信息需求而不斷改進服務質量，提高用戶的滿意度。從服務的方式和過程來看，數字檔案館的個性化服務主要包括定制、提供一對一服務、積累個性信息以提供推薦服務等。

3.2個性化信息服務方式

王斌認為數字檔案館開展個性化服務的方式可以有信息分類定制服務、信息推送服務、信息智能代理服務、垂直門戶服務、幫助檢索服務、呼叫中心服務六種服務方式。陳昀欣認為數字檔案館的個性化服務基本上以信息服務為主，在整個服務過程的每一個環節中，計算機都參與并充分發揮了作用，數字檔案館在保證檔案信息安全的前提下實現資源共享，工作態度由被動到主動。大大提高了服務的靈活性。張開森認為開展個性化服務的方式主要包括以下三種類型：個性化推薦、個性化定制和個性化信息檢索。

歸納起來，個性化服務的具體方式有七種：信息分類定制服務方式、信息推送服務方式、信息智能代理服務方式、信息垂直門戶服務方式、信息幫助檢索服務方式、數據挖掘服務方式、信息呼叫中心服務方式。

3.3個性化信息服務產生的原因及意義

耿志杰、黃世喆認為數字檔案館用戶多元化與個性化、數字檔案館用戶的“信息迷航”、網絡環境下數字檔案館生存和發展、提高數字檔案館的服務質量四個方面使個性化信息服務的產生成為必然。李永紅認為社會經濟和文化發展使人們對信息的需求日益多元化，由于網絡信息的爆炸式增長，迫使社會利用者已不滿足對信息的一般瀏覽和利用，而是要求能夠為之提供一種經過篩選、整合、優化的信息，同時檔案目錄和檢索系統建設的日趨完善和廣泛應用，利用者需要解決的難題將不再是如何查找檔案信息，而是如何快捷有效地從檔案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而個性化服務就是針對利用者需求的發展提出的一種新的服務理念。梁萍認為一方面數字檔案館用戶個體與檔案信息需求存在差異，另一方面，數字檔案館用戶檔案信息需求心理、行為顯現個性化，從而使個性化信息服務應運而生。

陳昀欣認為個性化信息服務是適應當前網絡信息服務新趨勢的重要舉措，有利于數字檔案館自身發展，可以壯大利用者隊伍，促進檔案事業的發展。王斌認為數字檔案館實現個性化服務是網絡信息服務趨勢的必然要求，個性化服務是數字檔案館區別于傳統檔案館的一個重要標志，開展個性化服務有利于數字檔案館自身的發展，還有助于壯大檔案用戶市場，促進檔案事業的發展。張開森認為，首先個性化服務是數字檔案館區別于傳統檔案館的一個重要標志，其次個性化服務是數字檔案館自身發展的需要，個性化服務有助于數字檔案館培育壯大用戶市場。

由此可以看出，個性化信息服務不僅是信息服務的發展方向，也是數字檔案館信息服務發展的趨勢，同時也是其自身發展的需求。

4數字檔案館信息服務其他方面的研究

4.1數字檔案館利用咨詢服務

唐艷芳在其論文中指出數字檔案館已成為檔案館發展的一種大趨勢。對此研究者們傾注極大的熱情，對數字檔案館的概念、特征、功能、總體架構、技術條件、運作模式等進行了有益的探索，使人們對數字檔案館的認識一步步深入。然而，在眾多的關于數字檔案館的論著中，檔案利用咨詢服務工作卻很少論及。這可能與我國實用型數字檔案館未能建立起來，相應的利用咨詢服務工作尚未展開有關。

4.2數字檔案館信息服務中的法律問題

檔案信息數字化和網絡化傳播不可避免地會給相關主體帶來損害，因此數字檔案館在檔案信息服務過程中應當在滿足公眾的檔案信息需求的同時，充分保障檔案信息的安全與相關主體的利益，避免相應的法律風險。因此，大家提出了兩項保障措施：①構建數字檔案館的倫理規范和法律規范；②強化技術保護措施，控制檔案信息二次傳播的范圍。

王曉梅、向立文指出數字檔案館的檔案信息服務涉及一系列著作權問題，包括傳統檔案的數字化著作權問題、檔案信息網絡傳播權問題等方面。加強數字檔案館檔案信息服務的著作權保護，有利于保障數字檔案館檔案信息服務的合法性和安全性。并提出四個措施：①增強著作權保護意識：②建立健全著作權保護制度；③與檔案著作權人協商，獲得著作權人許可；④加強檔案信息的技術保護。

5結束語

雖然我國數字檔案館服務研究取得了一些成果，但也存在一些不足，有許多需要完善的地方。在我國數字檔案館信息服務領域的未來研究中，應盡快整合出一套完整的理論和技術體系，在相關實踐推進的同時，及時彌補研究中的一些薄弱環節，同時加強國內外學術交流與合作，注重理論聯系實際，促進該領域的研究向縱深方向發展。