酒店采購管理漏洞及解決方法的探討

　　摘要：分析酒店采購管理，找出存在問題有實際意義。酒店采購管理存在采購員選擇不當、制度不完善、成本高等漏洞，探討出對采購人員實行心理監控、完善采購制度、降低成本、健全監控措施的策略。指出采購看似簡單，但要做好，卻是一門高深的藝術，成功的采購是整體和諧的反映。
　　關鍵詞：采購管理；漏洞；對策
　　中圖分類號：F253.2 文獻標識碼:A 文章編號:1005-6432(2008)41-0148-02
　　
　　引言
　　
　　采購是酒店管理薄弱環節，卻是經營關鍵環節，應當引起酒店服務業重視。酒店采購不僅是訂單開出，也含需求確定、供應商選擇等。有人視采購為簡單工作，認為采購人員只需有倫理道德觀，無須有專門化能力。其實，采購工作的復雜性遠較其他管理工作為甚，良好的采購不僅可免麻煩，而且可助達成既定目標。分析酒店采購管理找出問題，提出改進具有實際意義。
　　
　　一、酒店采購管理存在的漏洞
　　
　　采購是項非常重要的工作，采購人員通常由綜合素質高，責任心強，能夠鑒別商品優劣，懂相關知識的人去擔任，現實中選符合要求的人并非易事。現實酒店采購管理存在的漏洞是：
　　1.部分酒店采購人員選擇不當
　　(1)用人不當。選派領導紅人、上級部門塞進的人為采購人員，發現問題也是大事化小、小事化了，長此以往，漏洞會越來越大。有人把采購看成肥差，吃提成撈回扣，損害酒店利益，用錯一人，損失幾十萬甚至數百萬是常有的事。據統計有3％至5％的利差在沒進酒店前便流失在采購環節中，日積月累不是一個小數字。
　　(2)個別采購人員以權謀私。部分酒店管理人員與采購人員心心相通，充當有劣跡采購人員的保護傘。由于采購人員是某些領導的知心人，員工忌談，問題在較長一段時間內解決不好，給采購部門以后工作開展帶來負面影響。
　　2.部分酒店采購制度不完善
　　(1)使用部門采購缺乏計劃。盲目采購庫損高，造成流動資金呆滯，常發生在新開酒店；零庫存，急需時緊急采購，不能給予采購部充分市場考察時間，造成人力財力的浪費。
　　(2)不能堅持多人采購制。領導說了算，不能堅持多人參與，對采購造成客觀的局限性，缺乏對商品原料的質量價格比較，熟人面子難拒，人情采購甚至白花錢的事時有發生。稽核、審計部門很少對采購部門進行專門監管，即使做了也缺乏客觀性。
　　3.采購成本高
　　(1)大件商品采購暗箱操作，未能實行公開競標。供應商選擇暗箱操作，采購大宗低值易耗品質次價高，損耗大。廚房鮮活原料采購多以半成品、海干貨采購多以市場發好的為主，對原料優劣缺乏鑒別能力，導致增大成本，影響菜肴質量。
　　(2)酒店進貨采購打游擊戰。造成很大的人力、財力的浪費，無法享受供貨方的批零差價，更無法穩定采購成本支出。
　　4.監督控制措施不健全
　　(1)采購缺乏市場調查。缺乏價格走勢的預見性，造成的損失不容忽視；缺乏客觀同行間比較，不對比物品品質差異，盲目評判。
　　(2)監督部門失察。因缺乏專門技能知識，或另有原因，財務部門只關注采購價格的高低，不遵循市場規律按實際進行價格和采購監督，對采購工作起到消極的影響。
　　
　　二、酒店采購管理的解決方法
　　
　　針對酒店采購存在的漏洞，本文提出酒店采購管理的解決方法如下：
　　1.把好采購人員選定的第一關，對采購人員實行心理監控，防患于未然
　　(1)采購人員選定要聽取各方面意見。好工種采購許多人都想干。采購人員不能選用領導親屬擔任；上級部門指派的人最好不用，一旦出了問題左右為難，處理起來棘手。過去曾在別處干過采購，來后百般要求再干的人不能用；有過劣跡的人不能用；采購員之間曾是同事親屬的，不能選派在一個采購部門工作。
　　(2)有必要實行心理監控。健全有效的監控措施對絕大多數采購人員能起到約束作用，對個別僥幸心理監控就有必要。由保衛部門組織政治學習，宣講典型案件，尤其是本酒店的反面教材，增強其法制意識。組織參觀貪賄犯罪案例展覽，使其明白不義之財拿不得，否則追悔莫及。這些教育方式看起來似乎過分，其實是有效進行心理監控，對采購人員有益無害。
　　2.完善采購制度，做好采購管理的基礎工作
　　若不制定嚴格的采購制度，不僅無章可依還會給采購員提供暗箱操作的溫床。完善制度從以下做起：
　　(1)建立嚴格、完善的采購制度。規范酒店采購活動、提高效率、杜絕部門扯皮能預防不良的采購行為。采購制度應規定采購申請、授權人權限、采購流程、相關責任、采購方式、報價和審批等。如可在采購制度中規定采購的物品要向供應商詢價、列表比較，然后選擇供應商，并把所選供應商及報價填在申請訂購單上；可規定超限額采購須附三個以上的書面報價等供財務部門審核。
　　(2)建立供應商檔案和準入制度。對供應商要建立檔案，有編號、聯系方式和地址，每個檔案應嚴格審核才能歸檔。采購必須在歸檔供應商中進行，檔案應不定期更新，有專人管理；同時建立供應商準入制度。重點物品供應商須經質檢、財務等部門聯合考核才能進入，如可能要實地到生產地考察。
　　(3)建立價格檔案和價格評價體系。采購部門對所有采購物資建立價格檔案，對采購物品報價，先與歸檔采購價比較，采購價不能超檔案價。對于重點物資價格，建立價格評價體系組成評價組，定期收集供應價格信息、評價現有價格水平，并對價格檔案進行評價更新。
　　(4)建立標準采購價格以進行比價采購。財務部對重點監控采購據市場變化定期定出標準采購價，促使采購員貨比三家，不斷地降低采購價格。
　　3.降低材料成本的方法和手段
　　酒店采購管理要達一定水平，應對采購市場調查，這樣才能充分了解市場狀況和價格走勢，使自己處于有利地位。本文提出降低采購成本的方法是：
　　(1)把握價格變動的時機，通過付款條款選擇降低成本。價格會經常隨著季節供求而變，因此，注意價格變動規律，把握好采購時機。若資金充裕或銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款，這樣往往能帶來較大折扣。
　　(2)向廠商直接采購或結成同盟聯合訂購。向廠商直接訂購可以減少中間環節，降低成本，售后服務更好；幾個酒店結成同盟聯合訂購，可克服單體量少得不到更多優惠的矛盾。
　　(3)以競標的方式來牽制供應商。對大宗采購有效方法之一是競標，通過供應商相互比價，最終得到價格底線。對同種材料多找幾個供應商，通過不同供應商選擇和比較使其互相牽制，從而使酒店在談判中處于有利地位。與講信譽供應商合作能保證供貨質量，還可得到價格優惠，與其簽訂長期合同，往往能得到更多的優惠。
　　4.制定健全有效的監督控制措施，實行戰略采購管理
　　(1)對采購部門和人員實行監控。監控是防止出現漏洞，采購與其他權力一樣，都必須置于必要監管下，采購部門人員應接受監督，具體措施必須根據經營特點和實際情況制定。如采購進貨必須共同采購，不能一人說了算；制定效益考核指標，規定采購物品在保質前提下，批量進貨必須低于市場價格。配置物價調查人員，預測價格走勢，供采購部門參考，對采購人采購物品的價格實行監督。派專人驗貨給予一定權力，對每批采購的貨物進行檢驗；對大宗物品采購實行公開競標，擇優采購。采購人員可光明正大地要回扣，將回扣交財務部門作為年終對采購部門獎勵依據來堵塞漏洞。
　　(2)估算供應商的產品或服務成本。真正做到對采購成本全面控制，僅靠強調內部努力這點是不夠的，應對供應商成本有所了解，這樣才能在談判中占主動。通過參觀供應商設施，觀察提問獲有用數據，盡可能加強溝通，從而尋求成本降低途徑，降低采購成本。這種談判要始終爭取雙贏的局面，以達到長期良好的合作。
　　(3)對競爭對手進行分析。明確我方與競爭對手相比的態勢如何，我們的優勢、對手優勢在哪，其根源是什么，然后從消除劣勢，保持優勢入手，制定在競爭中戰勝對手的策略。
　　
　　三、結語
　　
　　要做好酒店采購管理并非易事，要有一個平衡的心態，不能有私心，同時要工作勤奮。
　　不難發現，酒店采購理念在發展過程中一直在追求一種平衡，追求貨品價格與貨物質量的平衡，追求成本與效益的平衡，追求采購成本與服務質量的平衡，同時也得保持采購人員心理的平衡。酒店采購看似簡單，但想要做好，卻是一門高深的藝術，成功的酒店采購是酒店整體和諧的反映。
　　作者單位：西安廣播電視大學財經教學部
　　
　　參考文獻：
　　[1]張毅.控制采購成本的方法項[J].科