信息化環境下和諧人機會計模式初探

　　【摘要】 在信息化環境下，由管理主體（人員）和管理手段（IT）等共同組成的結構體系可稱為“人機模式”。結構合理、要素和諧的“人機模式”是管理組織高效運轉的基礎和保障。基于上述思想，本文探討了和諧人機會計模式的構建思路。
　　【關鍵詞】 信息化環境；人機會計模式；信息行為規范；會計倫理
　　
　　一、人機模式概念的提出與界定
　　
　　信息化時代的顯著特征之一表現為企業組織將信息技術應用于包括會計管理在內的自身管理活動的各個層面，并
　　取得較大成效。與此同時，學術界關于信息化會計理論的完善、會計組織結構的改造以及會計教育變革等問題的研究也取得了較為豐富的成果，在此不再詳述。理性的思考促使筆者從另一個角度關注該問題：盡管相關領域關于會計信息化的研究和應用百花齊放、欣欣向榮，但實踐過程的信息化應用發展到今天所取得的成效距離人們的預期仍然存在相當大的差距。究其原因應該是紛繁復雜、不一而足，但至少以下兩個因素不能不引起我們的高度重視。一個是在會計信息化（或會計電算化）的不少文獻中已經或正在討論的會計（管理）流程設計和再造問題，事實上包括會計流程在內的管理流程的不適應是管理信息化發展到一定階段而無法取得預期目標的主要因素之一；而另一個制約因素則是在企業流程再造中需要討論的更深層問題，即人、組織與信息技術的關系——人機模式問題。傳統做法中繞過對會計管理信息化或企業管理信息化的人機模式的研究，而直接從技術入手討論如何進行會計管理或企業管理的思路，目前已經證明是片面甚至是錯誤的，只有吸取此類教訓，用系統論、信息論和控制論的觀點，將企業管理信息化看作是一個發揮人、信息技術和管理新思想等各自優勢的有機融合的系統工程，正確處理人與技術的關系問題，是研究信息化管理的一個迫切而又深遠的重要課題。
　　本文所指人機模式，是指在企業管理信息化進程中依據管理目標而將組織形式、結構狀態、信息化環境等模式要素以及要素運行規則按一定邏輯進行組合的形式或關系。人機模式可以很好地描述信息時代在組織管理中人與現代信息技術的關系和影響，從而提高信息化管理水平，解決長期困擾管理界的信息化投資黑洞和效果瓶頸問題；從信息化組織的發展角度考察，建立基于流程管理的合理化人機模式也是企業流程再造的高級階段和必然趨勢。
　　關于人與信息技術的關系問題，從信息技術誕生和應用的那一天起，就引起了人們的廣泛興趣和不斷探索。尤其在20世紀70年代初管理軟件危機爆發時就形成了包括管理信息化專家在內的許多領域的關注。Larry L．Constantine在其著作《人件集——人性化的軟件開發》一書中提到“我們的敵人就是我們自己！”，“信息系統除了包括軟件、硬件外，還應該包括更重要的部分——人件。”這里提到的人件，其實就是對人機關系的某種模式的界定，不僅包括了充滿個性的個體人，同時包括各種組織結構與信息技術的邏輯關系，是對人機模式探索的早期成果。
　　Larry L．Constantine等人的研究成果有力地說明：單從技術層面上來看，信息化無疑應該提高組織的工作效率與效能，但由于信息化過程與組織之間的關系比較復雜，效果的優劣要同時受到外界環境、組織結構、工作流程、權力分配、組織文化等諸多方面的制約與影響，因此，現實的應用效果并不理想。基于上述原因，本文將從一個比較宏觀的全新角度探討解決此類問題的有效途徑。
　　
　　二、和諧人機會計模式的結構模型
　　
　　企業組織是一種正式的社會結構，從外部環境獲取資源，經過加工處理，形成產品或服務。外部環境消耗了企業
　　所輸出的產品和服務，又向企業提供資源輸入。引進信息技術會改變這種從輸入到輸出的處理方式。從行為觀點來看，技術的改變需要和信息的所有權和控制權、信息的修改權和使用權以及最終的決策權同時進行改變，才能發揮效用。這涉及組織結構與運行方式的變化，要比技術變革重要和困難得多。
　　用于指導企業建立適合自身管理的基于信息化環境的融洽的人機關系——和諧人機模式，與傳統的會計電算化或信息系統相比，前者更強調硬件、軟件、人件（people-ware）的協調配置和功能集成，既不能排斥和抵觸信息技術的滲透和使用，也反對管理過程中技術至上的“純技術主義”。
　　和諧人機模式可從以下幾方面構筑其邏輯結構：
　　
　　（一）組織中間件
　　組織中間件是指部門、人員按照某種確定的職責、權力和利益的要素安排，開展組織活動、發揮組織職能、適應組織環境等，是人機模式的物質保證。組織中間件的主要功能是提供組織要素之間，例如組織成員之間、人與技術之間、技術系統之間的信息溝通功能，即起到信息集成和共享的橋梁作用。人機模式下的組織中間件不能單純指對人的安排，要強調組織體系中技術（計算機）、環境、信息等因素的影響和作用。
　　
　　（二）信息化環境
　　不管是整個企業的信息化工程還是會計部門的信息化管理，和諧的人機模式都離不開由計算機、通信網絡和數據庫等要素組成的溝通無障礙、集成無縫隙的信息化環境，這是發揮信息化管理的技術保障。在異構狀態下的現代企業組織里，處理數據的會計系統只有與信息化環境要素相結合才能發揮系統的功能。
　　
　　（三）管理規則環境
　　管理規則環境是指一種規范管理行為的指令序列，比如會計制度和準則安排、信息道德和倫理信條、企業管理制度和規范等。該環境是組織結構和信息化環境有機結合發揮組織功能的導向標，全面有效的規則環境促進信息化管理的發展，而規則失靈或制度缺失都會導致所謂的“信息孤島”和“信息化黑洞”，給企業帶來巨大損失。
　　
　　（四）其他和諧環境
　　其他和諧環境是指處于企業經營管理內部的運行機制、企業文化、組織架構等所有有利于企業和諧人機模式有效運行的促成要素的集合體。在信息化環境下，企業組織的會計功能即組織信息和運用信息的能力得到了很好的發揮，但是在市場一體化和競爭全球化的生存空間里，僅有會計信息或財務信息是不夠的，信息資源管理領域的麥特卡夫定律告訴我們，信息的決策價值隨信息共享和交換的信息成員數量的增加呈指數級關系遞增，這就要求組織內部系統之間保持一種和諧的溝通機制和交流文化。該要素最能體現人與系統之間的和諧機制和和諧程度。
　　
　　三、和諧人機模式下會計信息行為規范
　　
　　所謂規范，是指應當遵守的行為規則和標準。為保證信息化環境下會計管理活動的有效開展，要制定相應的規則和標準，這是建立人機模式不可缺少的重要一環。根據信息行為特征和要求，行為規范主要包括會計法律規范、會計制度規范和會計信息倫理規范三方面內容。
　　
　　（一）會計法律規范
　　與傳統會計一樣，信息化環境下的會計管理同樣離不開會計法規，這是從事各種會計活動必須遵守的基本規范，主要包括會計法律和各種規章等。
　　
　　（二）會計制度規范
　　會計制度是組織和從事會計工作所遵循的規范。對以通信網絡為代表的信息化環境下的會計管理活動而言，需要制定新的游戲運行規則，以適應信息時代信息化會計的管理需要。基于信息化環境的和諧人機會計模式所需要的行為規則規范應遵循如下要求和原則。
　　1. 簡化會計核算和整理規則，建立管理規則體系。即對目前存在的統一會計制度和會計準則進行梳理和整合，簡化核算流程，同時對會計分析、會計控制等管理功能逐步加強并提出規則要求。
　　2. 整合會計制度和統計規則。在信息技術武裝起來的現代會計系統中有一個指標不可忽視，那就是“快捷性”或“及時性”。各種信息化會計軟件提供的會計信息可以跨越時空、同步反映，非常及時，但不可否認的是快速提供的會計信息在信息的精確度和準確性方面必然受到沖擊，對一些需要快速反映的果斷決策，有時不能等到局勢明朗，信息非常可靠時再“確認、計量、記錄和報告”，我們容忍所提供的信息快捷但“不太精確”，甚至有一定的估計成分。
　　
　　3. 突破傳統理論局限，面向企業管理目標。制定會計管理規則要突破傳統會計理論中的限制。傳統會計理論的某些核算和管理規則的前提和假設，在信息時代已經或正在消失，幾百年的會計史建立起來的理論大廈也已不能完全適應信息化會計的發展需要。所以，設計人機模式下運行的會計制度規范應注意對傳統會計理論繼承基礎上的發展和完善。
　　
　　（三）會計信息道德倫理規范
　　和諧人機模式的和諧之處就在于調和會計模式中各要素的軟約束具備了充分的硬功夫。這種軟約束不僅包括上面提到的制度層面的法律和規章，還包括施效范圍更加寬泛的道德倫理體系。信息時代提倡的道德倫理規范是指遵守信息活動中的各種法律規范和行為準則以及尊重知識產權、具有良好道德水準和自覺意識的行為框架。信息道德倫理規范是伴隨信息時代到來而被日益重視的行為要求，主要約束以下行為：信息產權問題、信息犯罪與信息安全、信息的相對性與正常競爭失序、信息隱私、信息過載及信息污染等行為。
　　
　　四、和諧人機會計模式的設計和實現
　　
　　和諧人機模式設計是企業構建信息系統、升級管理手段、最后達到信息化管理目標的必不可少的工程環節，是實現全面信息化的關鍵工作。其實質是為將要實現的信息系統或管理系統進行定位，對信息化環境中的人員、組織、技術和管理等要素之間的關系進行綜合平衡和運籌優化，達到相互融合、彼此協調、優勢互補的戰略目標。設計和實現和諧的人機會計模式沒有固定步驟，往往要依據企業目標和具體需求具體安排，但如下步驟應是實現和諧人機會計模式所共同遵守的。
　　第一步，和諧要素的需求分析
　　企業的需要是構建任何模式或系統的直接原因，是避免輕率投資或盲目上線的有效步驟，構建何種人機會計模式，何時實施、如何實施等關鍵問題都要根據需求分析結果來決定。需求分析的主要內容是設計和實現某種人機模式的必要性和可行性，其結果是需求建議書或可行性分析報告。
　　第二步，和諧人機模式類型選擇
　　根據企業的戰略目標和競爭性質，一般存在三種基本的信息化人機模式。1.技術型人機模式。該模式下的信息環境更強調技術因素和技術效果，自動化程度高，人的干預程度低，一旦運行得當，處理效率將明顯提高。2.決策型人機模式。該模式注重系統的決策功能，其中的技術因素對決策來講是“支持”而不是“代替”，人在管理過程的決策作用是最關鍵的，企業的作業層（執行層）、戰術層和戰略層等不同層次都需要決策，高層決策所需要的信息、技術以及人的智慧、經驗和膽略是IT工具所無法替代的，因此重視決策的企業管理系統對人機模式的選擇應該是決策型的。3.綜合型人機模式。該模式是未來的一個發展方向。隨著信息化程度的不斷提高，企業經營流程各個層面的物流、資金流、人力流、商務流和作業流等都要通過信息流進行表達，因此信息的處理、傳輸和利用日益普及，任何企業構建的信息化系統都會將信息技術和管理方法以及人的管理才能結合起來，共同發揮綜合管理功能。
　　第三步，和諧人機模式的實現
　　根據企業需求選擇相應的模式類型后，就可以圍繞如何實現而展開工作。1.根據選擇的模式類型，定義功能清晰的會計管理流程，主要包括傳統直線型、流程型和網絡型等多種形式。2.根據企業信息化程度和水平，設計合適的會計組織結構。初級階段的信息化企業，可選傳統組織形式作為過渡，待到條件成熟后，向流程型或網絡型會計組織轉化。3.制定會計管理所遵守的信息行為規范，包括人機模式下的管理方法、技術、規則等具體規范以及會計法規和信息倫理等內容。4.建立維護和監管機制，保證人機模式的先進性和適應性，并持續可調。●
　　
　　【主要參考文獻】
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