談施工企業(yè)財務(wù)集中管理系統(tǒng)的導(dǎo)入與開發(fā)

　　摘要　在施工企業(yè)管理模式下，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，導(dǎo)入財務(wù)集中管理系統(tǒng)，可以為財務(wù)集中管理提供載體：因此，從施工企業(yè)財務(wù)及會計核算的實際出發(fā)，開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，是實現(xiàn)財務(wù)集中的重要內(nèi)容。本文對此問題進(jìn)行探討。
　　關(guān)鍵詞　財務(wù)集中；財務(wù)信息系統(tǒng)；系統(tǒng)功能
　　
　　一、施工企業(yè)的傳統(tǒng)會計特征及面臨的財務(wù)問題
　　
　　大型施工企業(yè)一般采用項目部制的“總部一分公司一項目部”三級管理、二級(有時甚至三級)會計核算模式。即：以建筑施工合同所指向的工程作為自己的“產(chǎn)品”，按項目進(jìn)行明細(xì)核算和效益評。價，一個分公司、一個項目部可能就是一個會計報告主體。
　　一般而言，一個工程項目(或項目部)實行合同管理，編制定額預(yù)決算，在會計結(jié)果控制上似乎可以實現(xiàn)項目利潤的預(yù)期。但其在實務(wù)中具有如下特性：1.一般按統(tǒng)計的形象進(jìn)度確定會計期間，分期計算項目的收入、成本和毛利。統(tǒng)計的誤差影響會計計量的準(zhǔn)確性；2.在施工期間，存在大量的施工性實物資產(chǎn)，除主材外，還包括組織施工的設(shè)備及機(jī)械，具有品種雜、數(shù)量大、采購環(huán)節(jié)多的特征；3.工程涉及的內(nèi)部職能化分工細(xì)，如土建、水電、安裝、結(jié)構(gòu)、設(shè)計、裝飾等：4.工程的區(qū)域分布比較分散，分公司或項目分屬于不同的區(qū)域，與總部之間存在時空距離，影響了信息的傳遞。
　　這些特征，在三級管理、分級核算和傳統(tǒng)的報賬制財務(wù)管理方式下，都有可能弱化總部的財務(wù)信息的獲取功能，也產(chǎn)生以下財務(wù)問題：
　　
　　(一)會計核算分散化
　　總部難于及時、動態(tài)地掌握各項目部(會計主體)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量。進(jìn)而影響整個企業(yè)匯總、合并財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的準(zhǔn)確反映。
　　
　　(二)總部財務(wù)管治水平弱化
　　總部與下級會計報告主體之間，可能會由于財務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)操守的差異，使財務(wù)的上下控制水平弱化。
　　
　　(三)資金整體效率低下
　　項目部或分公司控制了工程收支的全部，資金只在單個項目的層面運轉(zhuǎn)，不能在企業(yè)層面實現(xiàn)盈缺調(diào)配。降低了資金的整體財務(wù)效能。
　　
　　(四)分析與決策功能欠缺
　　由于總部掌握基礎(chǔ)會計數(shù)據(jù)的能力受到影響，使基于會計基數(shù)據(jù)的財務(wù)分析和基于財務(wù)分析的財務(wù)決策功能弱化并欠缺，傳統(tǒng)財務(wù)體制下的財務(wù)的重要性受到了挑戰(zhàn)。
　　
　　因此，施工企業(yè)財務(wù)管理的核心，是要解決總部會計對項目部會計的控制問題。解決總部對項目部財務(wù)信息不對稱問題。筆者認(rèn)為，導(dǎo)入財務(wù)集中制。運用現(xiàn)代信息技術(shù)和工具，建立自上而下的財務(wù)核算體系，是解決上述問題的有效途徑。
　　
　　二、施工企業(yè)集中財務(wù)管理系統(tǒng)的導(dǎo)入
　　
　　(一)標(biāo)準(zhǔn)化的、集中的財務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要功能
　　1.集中會計核算。取消項目部或分公司的會計報告主體資格，實行總部一級核算制。2.集中資金管理。通過財務(wù)信息系統(tǒng)實現(xiàn)資金集中管理，資金計劃、項目資金收支、往來對賬、利息計算全部由總部信息系統(tǒng)控制，實現(xiàn)收支兩條線等。3.集中財務(wù)管理。系統(tǒng)除會計核算集中外，還包括項目成本、全面預(yù)算、財務(wù)分析、往來對賬等管理會計和財務(wù)管理功能。4.集中數(shù)據(jù)分析。通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)“總部一分公司一項目部”的三級管理、一級核算，建立依賴于總部數(shù)據(jù)庫的財務(wù)分析機(jī)制和財務(wù)決策機(jī)制。從上述功能要求看，施工企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)，其架構(gòu)和作業(yè)流程可歸結(jié)如圖1：
　　
　　(二)符合功能要求的財務(wù)信息系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)滿足會計核算與財務(wù)管理的集中及財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的需要
　　1.在會計核算集中方面，要建立主子賬數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在總部建立單一會計主賬，它是集中的數(shù)據(jù)庫，它確定整個企業(yè)的會計政策、科目設(shè)置和主要會計流程。在該主賬下，可以按分公司或項目部建立多個相對獨立核算的子賬；在每個獨立核算的子賬下，又可以按照部門進(jìn)行更加明細(xì)的核算與管理，但子賬必須是在主賬授權(quán)下進(jìn)行核算的。其賬套之間的控制關(guān)系為：總部主賬→分公司或項目部子帳→部門賬。主子賬是進(jìn)行集中核算、集中控制、實時查詢統(tǒng)計分析的關(guān)鍵。在這種自上而下的賬套控制關(guān)系中，在一個會計賬套中集中了各分公司、項目部的所有財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證了信息的共享，為業(yè)務(wù)、管理與控制、決策各層人員提供了直接、完整的數(shù)據(jù)，既能保證各核算主體數(shù)據(jù)相對獨立、保密。又可保證在財務(wù)管理層面上整個企業(yè)財務(wù)信息的整體性。
　　2.以分級授權(quán)形式實現(xiàn)會計政策的統(tǒng)一。一個自上而下設(shè)計的會計賬套系統(tǒng)為實現(xiàn)企業(yè)整體的統(tǒng)一會計政策提供了手段。如：統(tǒng)一會計期間，會計賬套內(nèi)的所有核算單元均采用相同的會計期間；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)控制，所有數(shù)據(jù)均可以定義是否要進(jìn)行統(tǒng)一管理與控制，是否允許下級單位增加新數(shù)據(jù)；基本檔案如總賬的會計科目、固定的資產(chǎn)類別、增減方式、現(xiàn)金銀行的現(xiàn)金流量項目等實現(xiàn)了系統(tǒng)性控制；運行參數(shù)得到控制：所有系統(tǒng)的運行參數(shù)，均能夠按照組織結(jié)構(gòu)，由上級來制定和控制下級單位。這種自上而下的控制。是以分級授權(quán)的形式實現(xiàn)的。如圖2所示：
　　當(dāng)然，在分級授權(quán)統(tǒng)一政策時，系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)提供個性化應(yīng)用功能。例如。境外項目或分公司，可能存在記賬本位幣、會計政策、科目體系及憑證分類的差異，因此，系統(tǒng)在集中控制的同時，應(yīng)當(dāng)允許個性化的設(shè)置。系統(tǒng)需提供靈活的設(shè)置機(jī)制和控制手段，滿足企業(yè)集中管理與分級控制的要求。
　　3.在系統(tǒng)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)分級共享。在系統(tǒng)內(nèi)，要實現(xiàn)總部、分公司和項目部之間的數(shù)據(jù)分級共享。共享是指產(chǎn)生于主子賬內(nèi)的所有企業(yè)工程項目和總部費用分?jǐn)偂Ｔ谄髽I(yè)內(nèi)部各個子賬中，可供使用者查詢、提供加工使用；所謂分級是指根據(jù)授權(quán)，規(guī)定哪些數(shù)據(jù)下級分公司或項目部可用。這就需要系統(tǒng)具有提供實時匯總分析、跨賬查詢和審批預(yù)警控制的功能。當(dāng)然，系統(tǒng)中還應(yīng)建立各子賬間的統(tǒng)計分析、賬簿查詢，跨項目匯總功能，在授權(quán)下可以跨賬查詢數(shù)據(jù)，也可以匯總、合并數(shù)據(jù)。這種由底層數(shù)據(jù)向上層直接匯總、合并的方式，可使信息不經(jīng)過中間層的處理。能夠保證信息的真實、完整和及時性。如圖3所示：
　　另外，系統(tǒng)還可以建立跨賬套的審批流機(jī)制與預(yù)警機(jī)制。審批流上的各個環(huán)節(jié)可以實現(xiàn)跨賬審核審批，預(yù)警信息也可以跨賬傳遞，這有助于解決傳統(tǒng)審批審核可能帶來的滯后對企業(yè)整體利益的影響。
　　
　　三、施工企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)計
　　
　　根據(jù)施工企業(yè)財務(wù)核算特點和內(nèi)容要求，就財務(wù)模塊而言，完整的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，至少應(yīng)當(dāng)包括總賬、應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金、對賬、成本和預(yù)算等系統(tǒng)，每個系統(tǒng)分別承載了不同的管理目的。
　　
　　(一)總賬系統(tǒng)
　　總賬系統(tǒng)是會計核算集中的核心，所有業(yè)務(wù)最終都?xì)w集到總賬系統(tǒng)中。主要功能包括：1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，如科目體系、憑證分類與編號方式設(shè)定、輔助核算設(shè)置等內(nèi)容；2.憑證管理，如憑證錄入及修改、審批和簽字、入賬、調(diào)整、打印等內(nèi)容。3.往來管理，如對賬、核銷、賬齡分析等；4.賬簿查詢打印，如總賬、余額表、明細(xì)賬、序時賬、日記賬、日報表、多欄賬、綜合賬的查詢及打印等；5.輔助賬簿查詢：6.期末處理，如期末損益結(jié)轉(zhuǎn)、自定義結(jié)轉(zhuǎn)；試算平衡，月末結(jié)賬等工作。其架構(gòu)流程如圖4所示：
　　
　　(二)應(yīng)收款系統(tǒng)
　　應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要提供業(yè)主管理、建筑發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)的錄入、工程收款和核銷的處理、壞賬處理、賬齡分析、欠款分析、資金流入分析等。主要功能如下：1.業(yè)主管理，如工程檔案維護(hù)、業(yè)主信用評估、付款條件等；2.單據(jù)管理：保持各類發(fā)票和其它收款單據(jù)；3.收款、核銷和壞賬處理，及時處理工程收款，分析計提壞賬準(zhǔn)備等；4.統(tǒng)計分析，如賬齡分析、欠款分析、催款和對賬記錄、壞賬預(yù)估及資金預(yù)測等。其架構(gòu)流程如圖5所示：
　　
　　(三)應(yīng)付款系統(tǒng)
　　應(yīng)付款系統(tǒng)主要提供采購發(fā)票和應(yīng)付單據(jù)的錄入、向供應(yīng)商付款處理、獲取現(xiàn)金折扣處理、單據(jù)核銷處理等業(yè)務(wù)處理功能。提供應(yīng)付賬齡、欠款分析，提供資金流出預(yù)測等。主要功能如下：1.供應(yīng)商管理，包括供應(yīng)商檔案維護(hù)，供應(yīng)商價格管理，供應(yīng)商付款條件管理、供應(yīng)商評估等；2.應(yīng)付管理，如維護(hù)供應(yīng)商采購發(fā)票和其他應(yīng)付單據(jù)；3.付款和核銷處理，對應(yīng)付款進(jìn)行付款處理并予核銷，根據(jù)付款條件選擇付款功能，提供應(yīng)付并賬等；4.統(tǒng)計分析，提供賬齡、欠款分析及資金預(yù)測。其架構(gòu)流程如圖6所示：
　　
　　(四)員工管理系統(tǒng)
　　施工企業(yè)員工成本是主要的成本項目，合理的員工管理系統(tǒng)是財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)的重要內(nèi)容，其主要功能如下：1.檔案管理，如員工基本資料等；2.薪酬管理，如員工的工資、社會保險和福利等；3.收付款管理，如員工借款、報銷及費用；4.統(tǒng)計分析，如員工成本占比等。
　　
　　
　　(五)資金對賬系統(tǒng)
　　各分公司、項目部及核算主體之間的資金往來。需要定期進(jìn)行對賬。資金對賬系統(tǒng)針對上述業(yè)務(wù)，提供集中的對賬平臺。主要功能如下：1.對賬設(shè)置。設(shè)置主子賬之間要進(jìn)行對賬的科目，以及相應(yīng)的對賬規(guī)則；2.集中對賬，定期對各主子賬之間的資金往來進(jìn)行對賬；3.對賬查詢，對對符結(jié)果和未對符結(jié)果進(jìn)行辨別，對長期未對符結(jié)果給予報警。其架構(gòu)流程如圖7所示：
　　
　　(六)項目成本管理系統(tǒng)
　　按項目歸集收入、成本、利潤；對項目預(yù)算與實際執(zhí)行的控制和分析；涵蓋了項目全程，項目管理是信息系統(tǒng)的核心結(jié)構(gòu)。主要功能如下：1.項目建立，包括立項、建立項目類型和檔案、建立責(zé)任中心、建立項目要素、設(shè)置成本動因、設(shè)置作業(yè)單位等內(nèi)容；2.項目預(yù)算，按項目進(jìn)行收入、成本預(yù)算的編制；3.收入、成本歸集與核算，當(dāng)與其他系統(tǒng)集成時，大部分收入成本數(shù)據(jù)通過動態(tài)管理會計平臺進(jìn)行收集，在項目管理系統(tǒng)中。也可以進(jìn)行收入、成本數(shù)據(jù)的錄入；4.查詢分析。查詢項目的預(yù)算執(zhí)行情況，收入、成本、利潤情況。狀態(tài)查詢等。其架構(gòu)業(yè)務(wù)流程如圖8所示：
　　
　　(七)全面預(yù)算管理
　　全面預(yù)算管理系統(tǒng)，可以幫助企業(yè)根據(jù)自身資源狀況和發(fā)展?jié)摿Γ贫ê侠淼念A(yù)算方案，對企業(yè)經(jīng)營管理進(jìn)行全面控制：1.預(yù)算體系建立，包括預(yù)算內(nèi)容、預(yù)算樣表、編制方法、各級預(yù)算間關(guān)系的確定等內(nèi)容；2.預(yù)算編制，提供多種編制方法，編制收入、成本、費用、資金、資產(chǎn)、員工預(yù)算和其他專項預(yù)算；3.預(yù)算審批和調(diào)整，提供預(yù)算的審批流程，根據(jù)經(jīng)營狀況變動進(jìn)行預(yù)算調(diào)整；4.預(yù)算執(zhí)行與控制。預(yù)算控制于經(jīng)營運作的全部過程，對主要業(yè)務(wù)都要實行嚴(yán)格、規(guī)范的申請、審批流程；5.預(yù)算分析，包括預(yù)算執(zhí)行情況的分析，預(yù)算問的比較分析，預(yù)算多期間的分析等內(nèi)容，也提供異常因素分析。其業(yè)務(wù)流程如圖9所