新形勢下高校二級學院辦公室的協調藝術

【摘要】高校實行學院制改革后，二級學院辦公室的職能進一步增強，需要協調的關系越來越多，越來越復雜。因此，二級學院辦公室著力提高協調能力，掌握協調的藝術，對做好學院工作具有十分重要的意義。

【關鍵詞】高校；二級學院辦公室；協調

【中圖號】G648【文獻標示碼】A【文章編號】1005-1074(2008)10-0059-02

Coordinated Art of Administrative Office Faces Challenges Under New Conditions

Yang Guangjun

（Departmentof Quality and Safety Engineering， China Jiliang University， Hangzhou Zhejiang province， P. R. China， 310018）

【Abstract】Implementations of reformation in departments are popular in universities， staff functions of department administrative office are to be reinforced. The more complicated relationships between administrative staff need to be coordinated and dealed with. Therefore， department administrative offices focus on the improvement of communication ability， grasp of the art of communication， which plays an important role in departmentadministrative work in universities.

【Key words】Universities；Administrative office；Coordination

自20世紀80年代中期以來，為適應高等教育的快速發展，深化高校內部管理體制改革，我國很多高校都進行了學院制改革。實行學院制后，學校的管理重心下移，二級學院成為了擁有相應權責的管理實體，與原來的教學系相比，其功能及所承擔的任務要多得多。作為二級學院中心樞紐及綜合管理部門的學院辦公室，也將面臨更多新的挑戰。協調作為領導和管理活動，是辦公室的重要職能之一，也是辦公室人員素質的重要組成內容。本文就高校二級學院辦公室的協調職能以及如何增強辦公室協調工作的藝術性，提高協調的效果進行了粗淺的探討。

1高校二級學院辦公室的協調職能

所謂協調就是協商問題和調節關系。管理中的協調是指管理者對管理活動中各個要素之間的問題和關系進行協商和調節，使之互相配合，步調一致地實現目標的活動^[1]。協調是高校二級學院辦公室管理工作中不可缺少的重要職能，是發揮辦公室功能的主要形式，協調始終貫穿辦公室千頭萬緒的工作之中。在繁雜的行政事務中必然會出現這樣或那樣的矛盾，有各種各樣的問題需要協調，協調是促進雙方相互了解，緩解或化解矛盾的有效手段。隨著高校體制改革，利益格局的多樣化、各方面矛盾越來越多，二級學院要解決的問題也越來越多，從而需要學院辦公室協調的關系也越來越多，越來越復雜，要求學院辦公室協調的水平也就越來越高。

1.1二級學院辦公室協調的內容一是統一步調：在貫徹學院領導決策過程中，由于各系（所）、各部門的工作性質，工作內容，工作層次不盡相同，產生這樣或那樣的不同意見是在所難免的。辦公室就要積極配合學院領導進行解釋說服工作，使各系（所）、各部門的意見統一在學院的總體目標之下。二是化解矛盾：由于各部門特定的工作范圍而產生的特定的利益及看待問題角度的差異，如教學工作量安排，經費分配，教學、科研和實驗用房劃分等，如果控制不當，很有可能產生部門間的利益沖突或局部利益與全局利益的矛盾。這就需要居于中間地位的學院辦公室進行協調，化解矛盾。三是合理安排：為了使矛盾不產生或少產生，學院辦公室應當合理安排學院領導班子決策實施過程中的各類工作安排，盡可能考慮到各系（所）、各部門的實際情況，合理進行人力、財力、物力安排，減少產生不必要的人為矛盾^[2]。

1.2二級學院辦公室協調工作的幾個原則一是主導地位原則。教師是學院辦學的主體力量，所以廣大教師是協調的主要對象。對一些教師所關心的熱點、難點問題，要著眼于全面，維護大局，以利于調動廣大教師的積極性、維護廣大教師的根本利益為前提，統一進行協調，使各項工作有條不紊地落實和開展。二是客觀公正原則。客觀公正是學院辦公室協調關系的基本前提，要做到客觀公正，必須始終堅持實事求是，平等協商。要認真調查研究，耐心聽取不同意見，取得協調對象各方的信賴與合作，力戒作風輕率、方法草率、偏聽偏信及感情用事，保證協調工作的客觀公正。三是原則性和靈活性相結合的原則。任何事物都處在發展變化的過程中，協調過程中難免發生一些事先預料不到的情況。這就要求辦公室協調工作在不違背總原則的前提下，把握好政策尺度，做到靈活機動，根據出現的新情況，及時調整協調計劃和策略，抓住時機，解決問題，創造性地做好協調工作^[3]。

2二級學院辦公室的協調藝術

高校二級學院辦公室在履行協調職能過程中，大多把主要精力放在催辦上，口頭、電話、文件催，一催再催，即使做了一點協調工作，也多是靠權威，走捷徑，直接坦露領導意圖，打出領導旗號，以勢壓人，結果使學校職能部門與學院，學院與下屬各部門，產生誤解和壓抑感，造成各方之間關系緊張，增加了新的矛盾，加大了工作落實的難度。所以，學院辦公室必須掌握協調藝術，善于解決上下左右的各種矛盾，使各種關系為實現學院的共同目標而和諧地運行。提高辦公室協調藝術的途徑有兩個，一是向書本學習，二是向實踐學習，在高校二級學院辦公室具體協調工作中，其內涵極其豐富，只有把理論和實踐相結合才能獲得高超的協調策略與方法。

2.1把握全局的藝術是否了解和把握全局，對能否搞好協調至關重要。如果把一所高校看成一個大系統，那么各二級學院就成為小系統，各系（所）就是小系統中的子系統。目前高校內部管理體改革正向深度和廣度推進，改革在一定意義上說，是利益的重新調整，勢必牽動方方面面的關系，產生各種各樣的矛盾。如：目前校內津貼分配制度的改革，關系到各個層次教職工的切身利益，廣大教職工持有不同看法是正常的，必須傾聽各階層教職工的意見，進行上下協調溝通。二級學院辦公室的協調工作應從學校的利益出發，從學院的總體目標出發，站在全局的高度上處理問題，運用系統分析方法，力求綜合效應，創造整體效益。

2.2維護團結的藝術二級學院辦公室除了把握好全局，還要把維護學院領導之間的團結、學院領導與教職工之間的團結、學院與機關各職能部門之間的團結、學院之間的團結等，作為協調工作的出發點和落腳點。尤其是維護學院領導之間的團結更是重中之重。學院領導之間團結，是辦公室人員之福，任何時候、任何情況下辦公室都要把維護這種團結放在十分重要的位置。學院領導之間不可能在每件事上的意見都很一致，這是正常現象。辦公室的職責是發現共同點、縮小分歧點，多做些穿針引錢的工作，促成領導班子意見統一。學院領導有不同的分工、不同的資歷、不同的工作經歷，學院辦公室要尊重每一位領導，要一視同仁，不能搞親親疏疏、厚此薄彼。辦公室在進行各類關系的協調時，既要堅持原則，實事求是，又要溝通信息，清除隔閡，努力設法促使他們相互了解，彼此信任，以達到融洽共事，團結一致的目的^[4]。

2.3落實意圖的藝術二級學院辦公室處于學院中心位置但不成其為中心，經常與權力打交道但沒有權力，具有協調職責但沒有發號施令之權。實質上，學院辦公室與各系（所）、各部門是平等的關系，不存在領導與被領導、指揮與服從的關系。這就決定了辦公室的協調是一種非權力性的“軟”協調，是一種說服式、商量式的協調。這就要求辦公室在工作協調中要謙虛、擺正位置、不能“扛牌”，不要動不動就搬出領導去壓人。要學會商量、學會處事，慎用指令性語言，即使是傳達上級指示，轉達領導意見，也要注意態度，做充分的說明。但這種“軟”協調決不是軟弱無力的同義語，而應做到柔中有剛，以硬功夫搞好軟協調。處在兵頭將尾的辦公室雖然身在兵位，但要胸為帥謀，在平等的溝通與商量中顯示出工作藝術性，發揮指揮力和影響力，保證領導意圖全面正確的貫徹^[5]。商量辦事還要注意講究協調的語言藝術。“言不順則事不成”，語言得體則會收到事半功倍的效果。協調中的語言總的要求是不能太急、太沖，口氣不能太大、太硬。

2.4主動配合的藝術協調中的最佳結合，應該是負主要責任的同志“以我為主”，相關人員主動配合，兩者的位置顛倒了不行，雙方的積極性缺一方也不行，必須有兩個積極性、兩個主動性。要做到這一條，首要的是明確哪些事情應該以我為主，哪些事情應該主動配合。換句話說，就是要找準自己在工作協調中的具體位置。學院辦公室要有一種主動精神，該站的位置站上去，該為主的時候要“主”起來，該做的工作要做到位、做到底。當然，辦公室也要充分相信其他部門和其他人，按層次進行管理，該別人指揮的事，辦公室不要“一桿子插到底”，搞越權指揮，在職責明確的情況下，辦公室不要大包大攬，越俎代庖，尤其是對于想“踢皮球”的部門和人更應這樣，否則，辦公室將成為“問題堆積處”，降低辦公室工作和協調的效率。同時，要引導部門之間識大體，顧大局，互相支持，加強配合。

2.5審時度勢的藝術協調是貫穿管理活動始終的行為，它在時間上一般是不確定的，有些問題協調時可以預測，大多數是無法預測的，辦公室人員對協調的時間無法作統一的計劃性的安排，這就增加了協調工作的難度。所以協調的起始時間要早，在問題剛剛露出苗頭或征兆的時候，就要及時采取協調措施，不要等問題已經形成再協調，那樣將會增加協調的難度。實踐證明，工作時間的協調，按部就班不行，滿打滿算不行，一定要有提前量。在工作協調中，辦公室還要經常向學院領導提出一些方案、意見和建議。能提出合適的意見不容易，能在合適的時機提出這些意見更不容易。這就要求辦公室善于捕捉時機，把握火候，在適當的時間做適當的事情。如果說堅決果斷、敢作敢為對領導來說是必須具備的素質，那么審時度勢、老成持重對辦公室人員來說則是不可缺少的品格。

2.6做好小事的藝術協調工作無小事，小事辦好了是小事，小事辦不好就是大事。抓大事與抓小事有時很難統一，但對辦公室來說則必須統一起來。既要抓宏觀，大事不能糊涂，又要抓具體，小事不能馬虎。往往細節決定成敗，做好小事是協調的生命。從這個意義上講，抓小事的效應決不是小事。常常有這樣的情況，一個會議開得很順利，就因為某個會議材料未及時準備好，惹來很大的麻煩；一個材料寫得很好，就因為出現幾個錯別字，好像一頓美餐吃了個蒼蠅似的。因此，任何時候都不能忽視細節。越是領導關注不到的部位，越要給予較多的關注，做好拾遺補缺的工作。

2.7自覺修身的藝術作詩的功夫在詩外，協調的技巧也不完全在協調本身。①道德修養。對于學院辦公室人員來說，做好協調工作，首先要有良好的品質和修養，要能夠以高尚的人格影響別人。這就要求辦公室人員在實際工作中不斷加強道德修養，形成強烈的責任心，熱情服務，樂于奉獻。②淡化名利。要清醒地看到，協調工作是一件沒有多少鮮花和掌聲的事，特別是許多協調活動瑣碎到不足掛齒的程度，但稍不留意就會出紕漏，遭埋怨，挨批評，辛辛苦苦卻落了個“老鼠掉進風箱——兩頭受氣”的結局。要想做好協調工作，就要有默默無聞的準備，要吃苦耐勞，胸襟開闊，正確對待榮辱。工作中出了成績，多往別人身上記一些；有了問題，自己主動多承擔一些責任，學會“忍人所不能忍，容人所不能容，處人所不能處”。③善于共事。要特別重視辦公室內部的“小協調”。人人都有長處，需要相互學習；人人都有短處，需要相互幫助；人人都有自己的作用，誰也離不開誰。辦公室人員平時要多通氣、多自責，工作中相互配合，相互支持，真正使辦公室這個小集體形成一盤棋，為推動學院的工作做出貢獻。

3參考文獻

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