淺議如何發揮高校二級學院教務秘書的服務職能

【摘要】高校教務秘書作為高等教學管理鏈中不可或缺的重要一環，肩負著管理與服務的雙重任務，起著上傳下達、服務師生，保障教學工作順利開展的重要作用。現代社會強調情感化管理，管理就是服務。如何高效發揮教務秘書的服務窗口作用是本文要探討的關鍵問題。

【關鍵詞】高校；教務秘書；服務；教學管理

【中圖號】G647【文獻標示碼】A【文章編號】1005-1074(2008)10-0067-01

高校教學工作是一個環環相扣、嚴謹的系統，教學管理工作涉及到教學的方方面面。毋庸置疑教務秘書作為高校教學管理的重要環節之一扮演著穿針引線的角色。現代高校教學管理體制大多為校、院(系)二級管理體制，這就決定了一方面教務秘書隸屬于學校教務處和二級學院的雙重領導，起著上傳下達的作用，另一方面教務秘書肩負著管理與服務的雙重任務。現代社會強調情感化管理，管理就是服務，教學秘書崗位本身就是一個綜合化的服務窗口。本文從下面幾個方面探討了如何高效發揮高校教務秘書的服務窗口作用。

1明確工作定位，靈活處理好與高校其他組成部分的關系

高校是個龐大的系統，教務秘書作為高校管理最基層的教學管理實施者應恰當及時處理好與教務處、二級學院領導、師生及其他相關部門的關系。二級學院作為基礎管理單位，教務秘書日常工作中很大一部分工作直接來自于學校教務處的通知要求，保障了學校教學工作的順利進行。教務處作為學校的教學管理部門對學校的整體教學起著著政策方向性的宏觀管理作用，學校具體的辦學思想、方針，教學改革的決策往往要通過教務秘書傳達到各個二級學院，進而落實到日常的教學過程中，這就依賴于教務秘書細致準確的傳達工作，在具體工作中要能做到靈活創新，對于緊急情況能做到“急事急辦，特事特辦”，保證教學各環節的順利進行。教務秘書同時也應是二級學院教學院長的好助手。教學是二級學院的工作重點，教務秘書應協助教學院長維護好日常教學管理，協助做好教學計劃的制定修改，協助做好相關教學檢查、教學總結，做好教學檔案的整理收集。一方面教務秘書及時完成院系領導安排的任務，同時也應注意收集信息，將教學管理中師生的意見及時反饋給負責教學的領導。在二級學院內部同樣起到準確的上傳下達、鋪橋筑路的溝通作用。學生是學校教學活動的主體，也是教務秘書服務的重要對象之一。學校的相關教學信息應及時傳達到學生，保證教學工作順利開展。在教與學對立統一的矛盾體中處理協調好教師與學生的關系，傾聽學生的意見，熱情接待學生的來訪，同時盡可能地為學生提供服務，為學生營造一個良好的學習環境。教師是教學活動的主導，教務秘書與教師有著密切的聯系，同樣在處理與教師的關系中應本著服務的態度而不是管理的態度，教學秘書是服務者而不是管理者，與教師共同處理好教學方面的事務，盡可能為他們提供服務。

2擺正心態，培養認真務實的工作作風。

教務秘書日常工作涉及的方面非常繁瑣、費時，需要處理的關系復雜，責任大，任何的疏忽都可能對教學的正常開展造成嚴重的影響，另一方面教務秘書崗位常常又處于被忽視的地位，福利待遇比起其他崗位有一定的差距，這也造成某些不良的情緒以及教務秘書崗位流動性大的特點。而然通過認真務實的細致工作我們不難發現教務秘書工作除了工作職責外還是一門藝術。“教務無小事”，教務秘書的某些工作貌似機械簡單，其實不然，教學是個環環相扣的嚴謹系統，要保證這個系統的運轉正常是需要工作技巧的，這就更加要求教務秘書必須擺正心態，踏踏實實的做好本職工作從中獲得工作的樂趣。

3不斷學習，與時俱進的提高自身專業素養。

作為二十一世紀的現代高校中的教務秘書也應具有與時俱進的時代特征。在樹立崇高的政治思想和良好的職業道德的同時還應不斷提高自身的專業素養。教務秘書需要掌握一定的教學專業知識，包括教育學、心理學、管理學甚至檔案學等。同時應不斷提升處理人際關系的能力和管理協調能力。另外還應不斷增強自身的動手能力，現在越來越多的高校開始使用先進的教務管理軟件，辦公趨向網絡化、無紙化，大到網上考試平臺的使用、選課、排課系統的使用，小到調課、教室借用等，這些教務網絡化的實施一方面簡化便捷了原本繁瑣的教務管理模式，另一方面也對教務秘書的現代化使用水平提出了更高的要求。通過對自身思想及業務的不斷提升實現工作的高效率總之，教務秘書應樹立良好的服務意識，擺正心態，正確認識教務秘書工作“牽一發而動全身”的關鍵作用，將教學管理真正轉化為教學服務，為高校教育事業的不斷發展貢獻自己的力量。

4參考文獻

1李淑娟.論高校教務秘書工作中面臨的幾種關系[J].高教研究，2006，12：37-38

2銀海強.院(系)級教務秘書隊伍建設的幾點思考[J].中國成人教育，2006，11：44-45