論財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄對象和著錄規(guī)則

［摘 要］ 本文主要討論了財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄對象和著錄規(guī)則，為財會信息資源的元數(shù)據(jù)應用，提出了有關(guān)著錄對象和著錄規(guī)則的解決方向。財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄對象，可以分為兩個層次，即由核心元數(shù)據(jù)標準規(guī)范的財會信息資源對象和由具體的元數(shù)據(jù)規(guī)范所規(guī)范的財會信息資源對象。財會信息資源著錄規(guī)則是元數(shù)據(jù)標準應用于具體財會信息資源著錄時的細節(jié)描述，是著錄信息資源時應該遵守的具體操作規(guī)則和操作方法。一個元數(shù)據(jù)標準應該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

［關(guān)鍵詞］ 財會信息資源；元數(shù)據(jù)標準；著錄對象；著錄規(guī)則

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）19-0004-03

一、 引 言

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準，是應用于財會信息資源領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標準。財會信息資源是企業(yè)在長期的信息化過程中由于各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生而形成的財務和會計等領(lǐng)域的信息資源集合，這些資源的檢索和利用需要應用財會信息資源的元數(shù)據(jù)標準。

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準在企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)間建立了溝通的橋梁，也有利于這些資源的長期保存。充分利用財會信息資源和長期保存這些資源都需要有應用于財會信息資源領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標準。有了元數(shù)據(jù)標準，就能夠按照財會信息資源元數(shù)據(jù)標準著錄財會信息資源，才能夠比較方便地進行聯(lián)機檢索和數(shù)據(jù)共享，也才能夠比較可靠地進行各種不同格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和存儲。

二、 財會信息資源元數(shù)據(jù)標準制定

信息資源可以是任何數(shù)字化的或物理的信息對象組成的資源集合。一個資源集合可能包含一個或多個數(shù)量的信息對象。財會信息資源是指財務、會計、審計、稅務等財會領(lǐng)域的信息資源集合，它是由各個組織和機構(gòu)在長期的業(yè)務過程中產(chǎn)生的信息資源對象所組成的信息資源集合。

財會信息資源是一個龐大的信息資源集合，一般可以根據(jù)需要按門類、功能、形態(tài)、使用范圍、應用層次等不同的標準進行進一步的詳細的分類，以便于對財會信息資源進行有效的管理。

對這些信息資源的管理，需要將這些資源對象著錄到計算機信息系統(tǒng)中，即存儲到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中以備將來利用這些信息資源。為了有效地對這些信息對象進行檢索、定位、查詢、管理和操作，需要在這些信息對象在著錄到信息系統(tǒng)中時，對這些對象的屬性進行描述，便于將來對信息資源進行組織和管理，也便于將來充分地利用這些信息。

元數(shù)據(jù)標準是對信息資源整體或信息對象的屬性進行描述的數(shù)據(jù)元素集。其中，對信息資源整體屬性進行描述的可以稱為核心元數(shù)據(jù)；對各個層次的數(shù)據(jù)對象的屬性進行描述的數(shù)據(jù)元素，稱為應用元數(shù)據(jù)、具體元數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)元。

因此，對財會信息資源整體的屬性進行描述的元數(shù)據(jù)，稱為財會信息資源的核心元數(shù)據(jù)。為了使不同的組織或機構(gòu)在對財會信息資源整體進行屬性描述時能夠盡可能的一致，提高元數(shù)據(jù)的互操作性，提高信息的共享能力，需要建立財會信息資源的核心元數(shù)據(jù)的規(guī)范，即財會信息資源元數(shù)據(jù)標準。目前，已經(jīng)初步完成的財會信息資源元數(shù)據(jù)標準，就是對財會信息資源領(lǐng)域核心元數(shù)據(jù)的使用進行規(guī)范的標準。

在財會信息資源領(lǐng)域各個層次的數(shù)據(jù)對象的屬性描述的應用元數(shù)據(jù)，可以由各個組織或機構(gòu)，在財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的框架下，根據(jù)信息使用者的需求和信息管理者的要求制定某一具體應用范圍或各個組織或機構(gòu)的應用元數(shù)據(jù)規(guī)范，也可以在核心元數(shù)據(jù)標準的基礎(chǔ)上進行擴展。

元數(shù)據(jù)標準的制定應根據(jù)信息資源的特點以及用戶對信息對象的需求進行設(shè)計，元數(shù)據(jù)標準的用戶一般可以分為兩類，即信息資源的使用者和管理者。對一項具體的信息資源集合，人們可以從不同的角度產(chǎn)生無數(shù)的屬性，對信息使用者來講，越是多的屬性描述，越能夠詳細地反映資源對象的全貌，越便于信息使用者檢索、查詢和利用信息資源。但是，過多的屬性描述，對信息管理者來講，給資源對象的著錄帶來一定的難度。因此，一個元數(shù)據(jù)標準應該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

從目前已經(jīng)初步制定的財會信息資源元數(shù)據(jù)標準（送審稿）來看，所選用的核心元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)元素有18項，這18個數(shù)據(jù)元素以及相關(guān)的限定性修飾詞和編碼體系，對財會信息資源集合整體的屬性描述，是比較恰當?shù)模旧夏軌驖M足財會信息資源使用者和管理者的需求，各個行業(yè)、組織、機構(gòu)還可以根據(jù)自身的需求，進一步擴展和編制適合于自身需求的元數(shù)據(jù)規(guī)范。

三、 財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄對象

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的制定，是為了對需要著錄到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫的財會信息資源對象的屬性進行描述，以便將來進一步檢索、利用這些數(shù)據(jù)資源對象。財會信息資源元數(shù)據(jù)標準為各類組織和機構(gòu)提供了有效管理財會信息資源的實用的工具。通過應用元數(shù)據(jù)標準對財會信息資源集合對象進行屬性描述，可以使不同的組織、機構(gòu)之間通過聯(lián)機檢索達到信息共享，實現(xiàn)不同格式的信息轉(zhuǎn)換和存儲。

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準作為核心元數(shù)據(jù)的標準，主要是對應用該標準的信息資源集合整體進行描述，不深入到數(shù)據(jù)集合的內(nèi)部，即不描述具體的數(shù)據(jù)項。而各行業(yè)、組織、機構(gòu)在財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的指導下，進一步擴展和制定的應用層元數(shù)據(jù)規(guī)范，可以深入到數(shù)據(jù)集合的內(nèi)部，可以盡可能地為滿足數(shù)據(jù)應用的數(shù)據(jù)導出服務。

作為財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄對象，同樣可以分為兩個層次，即由核心元數(shù)據(jù)標準規(guī)范的財會信息資源對象和由具體的元數(shù)據(jù)規(guī)范所規(guī)范的財會信息資源對象。

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的應用，首先要對財會信息資源著錄對象進行分析，一個著錄對象可以包括若干個著錄單位，應該對這些著錄對象進行界定，對具體的著錄單位進行必要的分類和定義，并根據(jù)元數(shù)據(jù)標準規(guī)范的著錄規(guī)則進行財會信息資源著錄對象的著錄。財會信息資源的核心元數(shù)據(jù)標準是以財會信息資源集合的整體為著錄對象，并不以單個文件為其著錄單位，而是以若干文件的集合為著錄單位。

由核心元數(shù)據(jù)標準規(guī)范的財會信息資源著錄對象，主要包括以下兩個方面：

1. 各個企業(yè)組織在業(yè)務經(jīng)營活動中形成的業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務資料。這些業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務資料可能是各種不同格式的數(shù)字化文檔的集合，例如：每年年末對企業(yè)信息系統(tǒng)業(yè)務數(shù)據(jù)進行的備份文件或數(shù)據(jù)庫文件等；也可能是對非數(shù)字化信息資源進一步加工而成的各種媒體文件，例如：對相關(guān)業(yè)務憑證直接掃描形成的圖像文件集合或原始的縮微膠卷轉(zhuǎn)換而成的圖像文件集合等。這些在財會業(yè)務中形成的信息資源集合形式多樣、格式各異，大部分與企業(yè)的經(jīng)營決策有較大的關(guān)系，需要按主題分類著錄到數(shù)據(jù)倉庫中去，一般需要應用企業(yè)組織進一步制定的應用層的元數(shù)據(jù)規(guī)范按主題著錄到數(shù)據(jù)倉庫中去。

2. 各類機構(gòu)在執(zhí)行監(jiān)管、統(tǒng)計等業(yè)務中形成的業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務資料。這些機構(gòu)主要是一些政府部門，如稅務機構(gòu)、財政機構(gòu)、審計機構(gòu)等等，這些機構(gòu)在長期的業(yè)務過程中累積了大量的業(yè)務數(shù)據(jù)和非數(shù)字化的業(yè)務憑證。例如：財政部門收集的企業(yè)報送的財務報表、稅務部門收集的納稅申報表和納稅憑證的存根等等。為了提高監(jiān)管的效率、挖掘被監(jiān)管對象的特征，需要建立數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫，將這些信息資源著錄到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中。

四、 財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄規(guī)則

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的應用，除了要對財會信息資源著錄對象進行分析，還需要建立相關(guān)的著錄規(guī)則。著錄規(guī)則是元數(shù)據(jù)標準應用于具體財會信息資源著錄時的細節(jié)描述，是根據(jù)使用元數(shù)據(jù)標準的對象和目的，對財會信息資源對象在被著錄時應該遵守的具體操作規(guī)則和操作方法的描述。財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄規(guī)則，包括信息資源著錄時元數(shù)據(jù)元素使用的范圍和界定、著錄用文字和符號的規(guī)定以及元素內(nèi)容和屬性的具體設(shè)置、取值范圍和方法以及元素修飾詞和編碼體系的定義和用法等等。

著錄規(guī)則一般包括與元數(shù)據(jù)元素相關(guān)的著錄細則和著錄范例兩部分。著錄細則主要是對著錄對象在應用元數(shù)據(jù)元素時的操作規(guī)范和一些具體說明，著錄范例是以具體的案例來進一步說明著錄操作規(guī)范。

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的著錄規(guī)則，對核心元數(shù)據(jù)元素的應用和該元素的編碼體系和修飾詞的應用，做了具體的說明。

例如：對財會信息資源元數(shù)據(jù)標準中的核心元素“題名（Title）”的元素定義和著錄規(guī)則可以用以下方式表達。

（1） 元素定義

元素名稱： 題名(Title)

標簽： 題名

定義： 賦予資源的名稱。

注釋： 資源的名稱，一般指財會信息資源對象正式公開的名稱。

元素修飾詞： 交替題名。

編碼體系修飾詞：無。

（2） 著錄細則

●題名元素是可重復的，如果包括若干個著錄單位的著錄對象沒有一個規(guī)定的題名，可以分別以各著錄對象的題名著錄，并通過“描述”、“責任人”等元數(shù)據(jù)元素進一步加以說明。

●如著錄對象有副標題的，應當以“:”分隔。

●如著錄對象有相同語義的外語、繁體字、少數(shù)民族語言、漢語拼音表達的標題，應著錄于“交替題名”修飾詞項。

（3） 著錄范例

范例1題名：上海市楊浦區(qū)納稅申報表：2008年6月增值稅納稅申報表匯總

范例2題名：工商銀行南匯區(qū)支行1985年支付憑證掃描文件集

范例3題名：紅星公司記賬憑證庫（交替題名=hxgspzk）

財會信息資源的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則可以作為財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的附件一起發(fā)布，也可以單獨發(fā)布。

五、 結(jié)束語

財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的制定為財會信息資源的充分利用提供了有效的數(shù)據(jù)工具，是財會信息資源領(lǐng)域元數(shù)據(jù)應用的核心元數(shù)據(jù)集。財會信息資源元數(shù)據(jù)標準的應用應該進一步對相應的信息資源著錄對象進行必要的分類，對具體的被著錄的著錄單位進行分析，根據(jù)財會信息資源的使用者和管理者的要求，編制必要的著錄規(guī)則。

主要參考文獻

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