虛擬結賬：新型財務軟件應具備的基本功能

［摘 要］ 在電算化環境下，會計數據的處理流程通常為：憑證錄入→審核→記賬→結賬→編制會計報表。這一流程的設定，其目的在于保證會計數據的客觀性，但由于結賬是報表編制的前提條件，因而在一定程度上降低了會計信息的時效性，不利于各相關主體的及時決策。如何在保證會計數據正確的前提下提高會計信息的時效性？本文認為，在財務軟件中增設“虛擬結賬”功能能夠有效地解決這一問題。

［關鍵詞］ 財務軟件；虛擬結賬；基本功能；注意事項

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）19-0006-03

一、 設置虛擬結賬功能的原因分析

1. 企業外部經營環境的變化

當前，由于各種技術的不斷發展，企業的外部經營環境發生了很大變化，突出地表現在計算機技術、網絡技術、電子商務的成熟與普及。外部經營環境的變化要求企業必須適應這種變化，及時調整其生產經營的各個方面，這就需要對原有的企業信息系統進行調整，建立及時反映企業生產、經營等狀況的信息系統，為企業決策提供必要的信息支撐。作為提供企業主要信息的會計系統自然就成為改造的首要對象。會計信息系統的重要組成部分——財務軟件必須要適應這種變化，不斷改進、優化其功能，從而滿足使用者的需要。

2. 會計信息需求的及時性與個性化

傳統的會計信息報告系統是與企業傳統的經營環境相匹配的，它主要記錄企業各種歷史信息，所提供的會計信息具有周期長、時效性差的特征。在目前的環境之下，企業各利益相關主體的會計信息需求卻日益呈現出個性化與及時性的特點。會計信息的使用者由于其關注點的差異必然會形成不同的信息需求，即具有個性化特征，同時由于外部經營環境的變化與競爭的加劇也壓縮了決策主體的決策時間，及時的會計信息成為首選。可以看出，會計信息的需求與會計信息的供給之間出現矛盾。會計信息的需求在某種程度上具有一定的“剛性”特征，改變起來比較困難，甚至是不可能的。為了使會計信息的供給與需求之間實現協調，只有改變信息的提供方，即對原有的會計信息系統進行改造，以便及時提供針對不同信息使用者的“個性化”信息，便于其進行各種決策。

3. 現有的“反結賬”功能存在一些弊端

為了方便會計人員改正在財務軟件操作過程中出現的一些錯誤，有些財務軟件設置了“反結賬”功能。這一功能的設置在解決問題的同時也帶來了一些問題，主要表現在以下幾個方面：

首先，“反結賬”功能弱化了內部控制的作用。在電算化環境下，會計數據的處理流程具有不可逆性，其目的在于保證會計數據的正確性，起到了內部控制的作用?！胺唇Y賬”功能則違背了數據的處理流程，內部控制的作用不能體現，為會計舞弊行為的發生提供了條件。同時，由于在計算機環境下對存儲在磁性媒介上的會計數據進行不留痕跡的修改是可以實現的，“反結賬”功能的設置則在無意之中加大了會計數據被修改的風險，這無疑是非常不利的。失去內控保護的會計數據其真實性、有效性將會大打折扣。

其次，可能導致會計數據的混亂、錯誤。由于反結賬是結賬的逆向處理，它將會計數據恢復到結賬前的狀態，而實際的狀況是并非每種會計數據都可以被正確恢復。比如，在會計數據中有許多輔助性數據（如項目核算、部門核算等），這些數據在反結賬的過程中是很難被準確、完整處理的，使用反結賬功能就會造成系統內數據的混亂，不利于提供真實的會計信息。

此外，對已經入賬的會計數據進行逆向處理違背了我國的相關法規，數據的合法性也受到置疑。

二、 虛擬結賬的主要過程

設置虛擬結賬功能的主要目的在于在保證會計數據安全、準確的條件下為相關主體提供其經濟決策所需的及時會計信息，因此虛擬結賬的具體處理過程可以是多樣的。筆者認為，虛擬結賬功能的主要過程如圖1所示。

由圖1可以看出，當系統執行虛擬結賬并編制會計報告時，首先由系統自動生成過程數據庫（也可以將其稱為虛擬數據庫），它類似于內存變量，用來存儲中間性數據，然后系統將全部會計數據由源數據庫（實際數據庫）復制到目標數據庫（虛擬數據庫），并且將虛擬數據庫進行結賬處理，結賬的內容與實際結賬完全相同，包括損益類賬戶的結轉、本期發生額及余額的計算以及其他結賬設定的處理等內容，為報表的編制提供基礎條件。之后，通過調用報表編制子系統生成會計報表。該報表是以虛擬數據庫為其數據源的，實際數據庫的數據保持原始的狀態。用戶可以通過屏幕查詢、打印輸出的方式獲得會計信息，使用結束后，系統自動刪除這些過程性數據與數據庫，系統中的原始數據不受影響。

三、 虛擬結賬功能的優點

1. 有效地提高會計信息的時效性

我國《企業會計準則——基本準則》第四條規定：財務會計報告的目標是向財務會計報告使用者提供與企業財務狀況、經營成果和現金流量等有關的會計信息，反映企業管理層受托責任履行情況，有助于財務會計報告使用者作出經濟決策。各行為主體在作出經濟決策時的基本前提是占有適量的及時信息，因而，時效性是對會計信息的本質要求。在具有虛擬結賬功能的財務軟件中，會計信息的使用者可以根據需要隨時獲取相關信息，很好地保證了會計信息的時效性，有助于其作出正確的經濟決策。

2. 可以避免“反結賬”功能的諸多弊端

通過以上分析可以看出，由于“反結賬”功能的操作對象是實際的數據庫，它必然影響真實數據庫的數據狀態，包括可能會產生的一些不良影響，而“虛擬結賬”功能的操作對象為系統生成的虛擬數據庫，它是實際數據庫的完整“鏡像”，包括了實際數據庫的完整數據，同時又具有各種操作不會影響實際會計數據的特點，這樣就可以有效地避免“反結賬”功能弱化內控功能、導致數據混亂、錯誤等弊端。

四、 對虛擬結賬功能的幾點說明

1. 虛擬結賬的操作時間與系統時間之間的不相容

由于結賬的時間一般為會計期末，因此一些財務軟件在開發時將結賬時間與系統時間相聯系，必須是會計期末才可以執行結賬操作，其目的在于保證會計數據的正確性。虛擬結賬生成的是中間性數據，因而不需要嚴格限定結賬時間。為了方便用戶的操作，可以在軟件的開發過程中將結賬時間與系統時間的嚴格對應關系斷開。

2. 虛擬結賬的使用次數與權限歸屬

由于虛擬結賬的操作對象是系統生成的中間性數據文件，不對真實的會計數據產生影響，因而可以將該操作權限授予一般的操作人員，操作人員可以根據有關部門與人員的需要隨時提供相關信息，輔助有關部門與人員的決策。在使用的次數上也無需限制，只要用戶需要隨時可以使用，從而獲取企業的動態信息，以保證會計信息的實時性。

3. 虛擬結賬與結賬功能之間的關系

虛擬結賬功能的設置與結賬功能并不沖突，二者之間是相輔相成的關系。虛擬結賬生成實時會計信息，該種信息為臨時會計信息，結賬功能生成正式會計信息。從操作對象來看，虛擬結賬主要針對由系統生成的中間性數據庫，而結賬功能則是針對實際數據庫進行的，二者的目標數據庫性質不同，是可以同時存在的；從操作時間來看，結賬功能主要是在會計期末使用，而虛擬結賬則是在會計期間使用，從而達到了期間與期末均可以獲取會計信息的目的。因此，虛擬結賬功能的設置不是對結賬功能的替代，相反是其有益的補充，它可以使會計信息的提供更為及時與完整。

4. 模塊的設置

對于虛擬結賬功能的模塊，可以在結賬功能之前單獨設置這一功能，也可以將其與結賬功能合并，依舊稱為“結賬”，而在“結賬”內部則劃分為“正式結賬”與“虛擬結賬”兩個子功能。第一種設置方式具有便于識別與使用的優點，第二種設置則具有整體性好、無須單獨設置模塊、節約系統資源的優點。至于采用何種設置方式，則取決于在軟件開發過程中的軟件總體構架設置與成本——效益原則的權衡。

虛擬結賬功能是為了適應會計信息需求實時化及已有功能的不足而產生的，伴隨企業經營環境與計算機技術的不斷發展與變化，其自身必然也會顯現一些問題，如何盡量降低其不利影響并不斷完善其功能就顯得尤為重要。這需要廣大的研究人員與軟件用戶在使用中不斷更新與完善現有軟件的各項功能，使其常用常新，保持會計軟件的功能與需要之間的一致性。

主要參考文獻

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［2］ 車映安. 就財務軟件“反結賬”的使用與周正良先生商榷［J］. 會計之友，2007（6，上）.

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