計劃生育聲像檔案管理存在的問題及建議計劃生育聲像檔案管理存在的問題及建議

聲像檔案是指國家機構、社會組織及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄像帶、錄音帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。計劃生育聲像檔案是人口與計劃生育工作發展歷程的真實記錄，是具有查考價值、使用價值和研究價值的寶貴財富。做好計劃生育聲像檔案資料的收集、整理和管理工作，不僅對當前人口與計劃生育工作具有重要的現實意義，而且對開展人口與計劃生育工作研究具有深遠的歷史意義。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，筆者對鹽山縣的計生聲像檔案管理情況進行了調查，調查發現，計劃生育聲像檔案普遍存在隨意丟棄、歸檔不及時、保管條件差等問題，嚴重影響了聲像檔案的完整及利用價值，已到了非抓不可的程度。

一、計劃生育聲像檔案工作存在的問題

（一）聲像設備存在“一強一弱”現象

“一強”是指聲像設備齊全。隨著社會經濟的發展和計生工作以輿論宣傳為先導的當代，該縣的縣級學校配備了放映機、投影機等高標準的聲像設備，縣計生局8個科室備有數碼照相機，其中4個科室有數碼攝像機，可以說設備先進。12個鄉鎮人口學校也都配備了多種聲像設備，360個行政村的人口學校全部配齊了VCD機，能使廣大育齡群眾在農閑時，既學會了很多婚育知識，又豐富了業余文化生活。今年，有8個鄉鎮計生辦新增了數碼照相機，占70%。可以說，聲像設備比較“強”。“一弱”是指聲像設備管理混亂。大部分鄉鎮沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，難以充分發揮作用；有的設備存放在個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員頻繁變動，設備不能有效利用。最終造成一些重要活動沒有及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，從而造成部分寶貴資料的缺失。

（二）工作人員存在兩種誤區

調查中發現，工作人員存在著兩種思想認識上的誤區。

一種是部分人根本就不知道檔案的具體概念，尤其是什么是聲像檔案？認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要長期保存；還有的工作人員誤以為誰拍的照片誰就可以自由支配，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。

事實證明，工作人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識的誤區，造成了計劃生育聲像檔案管理工作的混亂局面。

（三）聲像檔案管理問題突出

1、管理制度不健全。調查中發現，大部分鄉鎮計劃生育聲像檔案處于無章可循的自由形成、自由處理的狀態。由于缺乏必要的管理制度，極易造成聲像設備頻頻出現故障，降低了使用壽命。產生的聲像檔案隨意放置，造成了寶貴資料的嚴重流失。

2、檔案意識不強，難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如，照片、底片要同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后工作人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，縣計生局雖然設有檔案室，但是聲像檔案并沒有歸檔案室實行統一管理，只是由各科室保管。而鄉鎮有的照片、底片早已分家或已無底片，散扔在抽屜里或一個袋子里，失去了其保存價值和利用價值；有的鄉鎮雖然將照片存放在了相冊內，但是，只有近幾年的，時間再長的照片早已不知所蹤。從錄音、錄像帶的歸檔情況看，更另人擔憂，“一盤帶子反復用”是普遍存在的問題，原始錄音、錄像帶沒有保存下來，十分可惜。其次，有的聲像檔案的文字說明不準確、不完整，沒有從事由、時間、地點、人物、背景等要素入手去寫，概括不出其所反映的全部信息。

3、保管條件差，難以長期保存

聲像檔案的保管條件要求比較嚴格。而調查發現，縣、鄉都將聲像檔案放在文件櫥內與其他檔案混存，存放照片檔案的裝具不夠規范，不具備防潮、防磁、避光等保存要求。致使一些有歷史意義的照片變黃褪色，底片粘連，磁帶受損等，這些都直接影響著聲像檔案的壽命。

二、加強計劃生育聲像檔案工作的對策及建議

（一）提高認識，強化宣傳

計生檔案能充分體現一個地區計劃生育工作的發展歷程，也是計劃生育工作的重要組成部分。因此，各級計生領導和工作人員一要充分認識做好計生檔案工作的重要性，自覺增強檔案意識，加強管理。檔案工作人員一定要認真履行職責，切實負起責任。二是加大宣傳力度，結合本地、本部門中心工作，通過現有的圖片、影像等資料，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用，使人們逐漸認識其存在的重要性和長遠的歷史意義。

（二）建立健全檔案管理制度，做到科學、規范

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個實際的管理辦法來規范此項工作十分必要。各級計生部門對產生的聲像檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室，要實行統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕據為己有。對聲像檔案的保管、借閱要作出明確規定。對聲像檔案的分類應力求準確規范。在此基礎上狠抓落實，確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加大投入，提高檔案基礎設施建設

各級計生部門要嚴格按照聲像檔案的保管要求，克服困難，加大投入，配備專業的檔案裝備和設施，改善檔案工作條件，達到規定的標準，以更好的為人口與計劃生育工作服務。

（四）分類指導，加強業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，建議檔案行政管理部門要加大對聲像檔案工作的指導力度，根據不同情況，采取靈活多樣的方式進行分類指導，力爭整體水平提高。注重業務培訓，全面加強對工作人員的檔案專業知識培訓，尤其是聲像檔案的文字說明要點，必須準確地概括出聲像檔案所反映的全部信息，從而更好地體現出其自身的利用價值和史料價值等，為建立一系列高質量的聲像檔案奠定良好的基礎。