奧運(yùn)檔案工作實(shí)踐與思考

一、奧運(yùn)檔案工作的基本特點(diǎn)

1、廣泛性。奧運(yùn)檔案涉及范圍極其廣泛，全區(qū)絕大部分單位都有奧運(yùn)檔案產(chǎn)生。根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，在保證檔案完整和有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，區(qū)檔案局將奧運(yùn)檔案劃分為十五大類，即組織協(xié)調(diào)、工程建設(shè)、環(huán)境整治、安全保障、賽事、窗口服務(wù)、志愿者服務(wù)、新聞宣傳、文化活動(dòng)、信息保障、環(huán)境保護(hù)、食品衛(wèi)生、安全生產(chǎn)、公共衛(wèi)生和其他等類，涵蓋了奧運(yùn)會(huì)全過(guò)程，具有很強(qiáng)的可操作性。

2、階段性。奧運(yùn)檔案工作具有明顯的階段性特點(diǎn)。一般分為三個(gè)階段，各階段呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)。前奧運(yùn)階段，即7年左右的籌備期，重點(diǎn)是奧運(yùn)場(chǎng)館建設(shè)及環(huán)境整治形成的檔案。奧運(yùn)階段，即奧運(yùn)會(huì)舉辦期間，重視奧運(yùn)會(huì)舉辦時(shí)各類賽事活動(dòng)和各項(xiàng)保障工作的文件收集。后奧運(yùn)階段，關(guān)注奧運(yùn)檔案的歸檔和利用。

3、創(chuàng)新性。奧運(yùn)檔案工作對(duì)檔案局而言是一項(xiàng)全新的工作，沒(méi)有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)和模式，需要開(kāi)拓思路，不斷探索和調(diào)整。只有創(chuàng)新思路，以理論統(tǒng)領(lǐng)認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)實(shí)踐，再以實(shí)踐豐富理論，才能使奧運(yùn)檔案工作更加科學(xué)有效。

4、同步性。隨著奧運(yùn)會(huì)籌辦工作、賽時(shí)保障工作的陸續(xù)開(kāi)展，奧運(yùn)檔案工作有條不紊地同步扎實(shí)推進(jìn)。2007年3月，北京奧運(yùn)會(huì)石景山區(qū)組織工作委員會(huì)成立。委員會(huì)下設(shè)八個(gè)指揮部和一個(gè)辦公室。2008年5月，石景山區(qū)奧運(yùn)工作指揮中心成立。隨著奧運(yùn)工作的進(jìn)展，組織機(jī)構(gòu)和工作職責(zé)不斷變化，檔案工作也處于調(diào)整適應(yīng)狀態(tài)。

5、邊緣性。奧運(yùn)工作是一項(xiàng)階段性工作，奧運(yùn)檔案工作僅僅是其中的一部分。相對(duì)其他奧運(yùn)工作而言，其直接性、緊迫性、全局性較弱。大部分涉奧單位在奧運(yùn)會(huì)前、會(huì)中都易將工作重點(diǎn)放在與奧運(yùn)會(huì)的召開(kāi)有直接關(guān)系的重點(diǎn)工作上去，奧運(yùn)檔案工作很容易被邊緣化，從而影響奧運(yùn)檔案收集的齊全完整。

二、區(qū)檔案局（館）為做好奧運(yùn)檔案工作所采取的措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為奧運(yùn)檔案工作提供保障。奧運(yùn)籌辦工作啟動(dòng)以來(lái)，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)奧運(yùn)檔案工作給予高度重視。2007年，區(qū)委、區(qū)政府辦公室聯(lián)合制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)我區(qū)奧運(yùn)工作檔案管理的意見(jiàn)》，明確了奧運(yùn)工作檔案的管理責(zé)任和規(guī)范要求。今年以來(lái)，區(qū)委區(qū)政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多次對(duì)奧運(yùn)檔案工作做出重要指示，聽(tīng)取匯報(bào)，出席區(qū)奧運(yùn)檔案工作會(huì)議，多次指示要加強(qiáng)對(duì)奧運(yùn)會(huì)籌辦和召開(kāi)過(guò)程中各項(xiàng)工作的記載，形成完整、系統(tǒng)的奧運(yùn)檔案。同時(shí)，我們還注意加強(qiáng)與區(qū)奧運(yùn)工作相關(guān)單位、特別是重點(diǎn)單位的交流溝通，也得到了區(qū)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)奧運(yùn)檔案工作的重視和支持，保證相關(guān)單位奧運(yùn)檔案工作的扎實(shí)開(kāi)展。

2、全面部署，進(jìn)一步提高各單位對(duì)奧運(yùn)檔案工作的重視程度。區(qū)檔案局與區(qū)奧運(yùn)辦、08辦聯(lián)合召開(kāi)了全區(qū)奧運(yùn)檔案工作會(huì)議，全面部署我區(qū)奧運(yùn)檔案工作，明確了各單位的工作任務(wù)和責(zé)任，使奧運(yùn)檔案工作列入各單位奧運(yùn)工作議事日程。

3、文件指導(dǎo)，明確不同階段奧運(yùn)檔案工作的重點(diǎn)和要求。區(qū)檔案局先后制發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)石景山區(qū)奧運(yùn)工程檔案管理的通知》、《關(guān)于石景山區(qū)奧運(yùn)工作檔案分類、收集、整理、編目、移交工作的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)奧運(yùn)會(huì)期間奧運(yùn)工作文件材料、音像資料和實(shí)物收集歸檔工作的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步做好北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)有關(guān)聲像、實(shí)物等檔案資料收集工作的通知》四個(gè)指導(dǎo)性文件，明確了各類奧運(yùn)工作檔案的分類要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、編目要求、歸屬流向和移交時(shí)間，針對(duì)不同階段奧運(yùn)檔案工作的重點(diǎn)提出了指導(dǎo)性意見(jiàn)，保證了全區(qū)各階段奧運(yùn)檔案工作有章可循。

4、培訓(xùn)監(jiān)督，為做好奧運(yùn)檔案工作提供技術(shù)支持。區(qū)檔案局有針對(duì)性地對(duì)全區(qū)檔案人員進(jìn)行了奧運(yùn)檔案工作專題培訓(xùn)，深入?yún)^(qū)奧運(yùn)辦、08 辦、各奧運(yùn)工作專項(xiàng)指揮部及相關(guān)單位進(jìn)行一對(duì)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案人員專業(yè)技能，保證奧運(yùn)檔案的規(guī)范。同時(shí)，成立了奧運(yùn)檔案收集監(jiān)督指導(dǎo)小組，由局館長(zhǎng)親自帶隊(duì)，深入?yún)^(qū)奧運(yùn)指揮部、團(tuán)委、文委等十余個(gè)涉奧重點(diǎn)單位監(jiān)督檢查奧運(yùn)檔案收集情況，協(xié)調(diào)解決了奧運(yùn)檔案收集過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，確保了奧運(yùn)檔案收集工作的順利開(kāi)展。

5、有序征收，確保奧運(yùn)檔案資料齊全完整。為保證奧運(yùn)檔案完整收集、妥善保管，區(qū)檔案局成立了奧運(yùn)檔案征收集工作小組，制定了詳細(xì)的征收集計(jì)劃和方案，明確了責(zé)任分工，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展奧運(yùn)辦、08辦等奧運(yùn)會(huì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)全部奧運(yùn)檔案的接收進(jìn)館工作，確保臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的奧運(yùn)檔案在奧運(yùn)會(huì)后、機(jī)構(gòu)撤銷前一個(gè)月內(nèi)全部接收進(jìn)館。全區(qū)其他奧運(yùn)工作相關(guān)單位在奧運(yùn)工作中形成的聲像檔案、實(shí)物檔案，根據(jù)《石景山區(qū)人民政府關(guān)于重大活動(dòng)檔案管理暫行辦法》（石政發(fā)[2002]47號(hào)）的規(guī)定，于2008年10月底前收集整理完畢移交區(qū)檔案館。區(qū)檔案館還通過(guò)石景山電視臺(tái)、《石景山報(bào)》等媒體播發(fā)征集通告，面向社會(huì)全面啟動(dòng)奧運(yùn)相關(guān)聲像、實(shí)物檔案征集活動(dòng)，保證了我區(qū)珍貴的奧運(yùn)檔案文化遺產(chǎn)的完整保存。

6、統(tǒng)籌管理，編制奧運(yùn)檔案專題目錄庫(kù)。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要，確保奧運(yùn)檔案數(shù)據(jù)的有效性，實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)檔案信息資源共享，區(qū)檔案館建立了奧運(yùn)檔案專題電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。各相關(guān)單位按照文書(shū)、實(shí)物、科技、音像等門(mén)類檔案分別編制奧運(yùn)檔案電子目錄，上報(bào)區(qū)檔案館統(tǒng)一編制奧運(yùn)檔案專題目錄庫(kù)。為奧運(yùn)會(huì)后充分利用奧運(yùn)檔案中的人文資源、教育資源開(kāi)展各類主題宣傳教育活動(dòng)，提供了必要的支持和保障。

三、奧運(yùn)檔案工作的階段性成果

7月24日，區(qū)08辦首批74卷奧運(yùn)工作檔案進(jìn)館。10月21日，區(qū)奧運(yùn)辦、區(qū)奧運(yùn)工作指揮中心的實(shí)物檔案、音像檔案和文書(shū)檔案全部移交進(jìn)館。截至目前，區(qū)檔案館已收集到各類涉奧實(shí)物檔案資料600余件，照片檔案7157張，音像檔案131盤(pán)。

同時(shí)，區(qū)檔案局承擔(dān)了10月17日至31日在北京國(guó)際雕塑園舉行的《石景山奧運(yùn)之旅主題展覽》的實(shí)物展覽工作。展覽以時(shí)間為序，以?shī)W運(yùn)籌辦的主要工作和重大活動(dòng)為主線，通過(guò)500余件奧運(yùn)實(shí)物檔案資料生動(dòng)再現(xiàn)了我區(qū)人民參與奧運(yùn)、奉獻(xiàn)奧運(yùn)、服務(wù)奧運(yùn)、享受奧運(yùn)的精神風(fēng)貌，以及全區(qū)各單位為奧運(yùn)會(huì)成功舉辦做出的突出貢獻(xiàn)。歷時(shí)半個(gè)月的展覽共吸引了來(lái)自全區(qū)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、學(xué)校、社區(qū)及個(gè)人參觀者10萬(wàn)余人，多次接待上海、青海等外省市領(lǐng)導(dǎo)參觀訪問(wèn)，得到了社會(huì)各界的廣泛好評(píng)。這也是奧運(yùn)會(huì)后北京市區(qū)縣檔案局（館）利用奧運(yùn)實(shí)物檔案資料舉辦的第一個(gè)展覽。

四、奧運(yùn)檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

（一）存在的問(wèn)題

檔案收集、分類和整理等一些具體環(huán)節(jié)尚需完善。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，最為突出的，一是奧運(yùn)檔案收集整理面臨很多困難。奧運(yùn)會(huì)形成的文件和檔案數(shù)量較大，由于檔案人員兼職過(guò)多，很多單位缺乏充足的人力從事奧運(yùn)檔案工作。二是部分單位檔案人員頻繁更換，一些新檔案員缺乏檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)，致使奧運(yùn)檔案的收集、整理、保管存在困難，工作效率、工作水平難以提升，奧運(yùn)檔案培訓(xùn)工作還有提升的空間。

（二）對(duì)策分析

1、加強(qiáng)宣傳工作，進(jìn)一步提高對(duì)奧運(yùn)檔案工作的重視程度。積極爭(zhēng)取組織、人事部門(mén)的支持，將檔案宣傳教育列入今后領(lǐng)導(dǎo)干部任職培訓(xùn)和公務(wù)員培訓(xùn)的內(nèi)容，全面提升領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員的檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作的重視程度，合理安排檔案人員的工作，保證檔案人員有足夠的精力從事檔案工作，在時(shí)間緊、任務(wù)多的情況下，保證奧運(yùn)檔案盡快完整歸檔。

2、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，提高工作實(shí)效。在下一階段的工作中，區(qū)檔案局作為檔案行政管理部門(mén)將繼續(xù)加強(qiáng)與涉奧單位的協(xié)調(diào)，形成各部門(mén)、各單位大力協(xié)同、密切合作的工作機(jī)制。同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)奧運(yùn)檔案工作的后期培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)，積極深入基層，支持和幫助基層檔案人員解決困難和問(wèn)題，團(tuán)結(jié)一心，打好收官之戰(zhàn)。

3、樹(shù)立先進(jìn)典型，發(fā)揮示范輻射效應(yīng)。奧運(yùn)檔案工作的卓有成效離不開(kāi)各單位涌現(xiàn)出的一大批扎實(shí)肯干、無(wú)私奉獻(xiàn)的優(yōu)秀干部。區(qū)檔案局將重點(diǎn)抓好先進(jìn)典型的培樹(shù)工作，發(fā)揮他們的感染作用和輻射效應(yīng)，鼓勵(lì)引導(dǎo)更多的干部做好檔案工作，推進(jìn)全區(qū)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

4、整合開(kāi)發(fā)資源，推進(jìn)奧運(yùn)檔案利用工作有序開(kāi)展。“后奧運(yùn)時(shí)期”，奧運(yùn)檔案工作的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)移到奧運(yùn)檔案的開(kāi)發(fā)利用上。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至10月初，各單位利用奧運(yùn)檔案制作畫(huà)冊(cè)、撰寫(xiě)編研材料共37冊(cè)，提供利用270人次，537卷次。可以預(yù)見(jiàn)，奧運(yùn)檔案的利用價(jià)值才初見(jiàn)端倪，還有巨大的科技價(jià)值、人文價(jià)值有待發(fā)掘。在開(kāi)發(fā)利用奧運(yùn)檔案的同時(shí)，提升檔案工作的受關(guān)注度，擴(kuò)大檔案工作的影響力，從而促進(jìn)和推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

作者單位：北京市石景山區(qū)檔案局（館）