企業(yè)文件材料收集難的原因

文件材料收集難，是當(dāng)前企業(yè)較為普遍存在的問(wèn)題。筆者在本文中透過(guò)文件材料收集困難的現(xiàn)象，對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行了系統(tǒng)而較為深刻的探討，提出了切實(shí)可行的應(yīng)急措施。

一、文件材料收集困難的表現(xiàn)

筆者分別以案卷和歸檔文件件數(shù)為統(tǒng)計(jì)單位對(duì)鐵路物資系統(tǒng)1996-2006年的歸檔數(shù)量做了比較。全系統(tǒng)1996年檔案歸檔總數(shù)為7100卷，2006年歸檔總數(shù)為3104卷，下降128.7%，文件歸檔數(shù)量（以件為單位，下同）同比下降178.6%。又據(jù)個(gè)案分析：合肥公司1996年歸檔189卷，2006年歸檔72卷，下降162.5%，文件歸檔數(shù)量同比下降201.4%；蘭州公司1996年歸檔257卷，2006年歸檔19卷，下降1351.6%，文件歸檔數(shù)量同比下降1503.7%；最突出的是昆明公司，1996年歸檔218卷，1999年至今未歸檔一卷檔案。據(jù)筆者對(duì)鐵路建筑、工業(yè)、工程和地方城建、市政等行業(yè)做出的調(diào)查得知，自從2004年起，越來(lái)越多的檔案人員認(rèn)為文件材料收集工作越來(lái)越難。近年，像過(guò)去的合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議文件，這些通常不編號(hào)登記的“非紅頭文件”，歸檔數(shù)量急劇下降。僅以合肥公司為例，由過(guò)去的每年七八十份減少到現(xiàn)在的七八份。而設(shè)備維修記錄、房屋修繕形成的技術(shù)文件和地下管道維修改造形成的圖紙等科技?xì)w檔材料，收集工作也阻力重重。不少檔案人員無(wú)奈地說(shuō)，去各部門收集文件材料跟要飯一樣！從總公司下屬單位檔案利用反饋事例也表現(xiàn)出了基層文件材料歸檔狀況令人擔(dān)憂的一面：總公司機(jī)關(guān)檔案室每年都有數(shù)起子公司索取本單位領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)任免文件；上年印發(fā)的總公司未批復(fù)的重要請(qǐng)示文件，過(guò)一年后需重新辦理請(qǐng)示事項(xiàng)，急待總公司傳真；甚至一些批復(fù)文件后附的工程項(xiàng)目圖紙、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)文件，技術(shù)專業(yè)任職資格類文件因未歸檔，也向總公司檔案室索取。

二、文件材料收集難的一般原因

1、部分企業(yè)檔案部門撤銷，檔案管理職能難以發(fā)揮。

直至上個(gè)世紀(jì)末，企業(yè)普遍設(shè)置檔案管理部門。由于檔案部門負(fù)責(zé)督促其他部門的文件材料收集工作，保證了文件材料收集工作的正常開(kāi)展。每當(dāng)廠長(zhǎng)（經(jīng)理）辦公會(huì)議或與檔案工作有關(guān)的會(huì)議召開(kāi)時(shí)，將文件材料收集工作提上議事日程，有關(guān)問(wèn)題可在部門間協(xié)調(diào)解決。日常發(fā)生文件材料收集工作重大問(wèn)題或亟待解決的問(wèn)題，檔案部門負(fù)責(zé)人會(huì)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，得到及時(shí)解決。一旦撤銷了檔案部門，這個(gè)中間環(huán)節(jié)消失，檔案管理職能便無(wú)法發(fā)揮，文件材料收集工作問(wèn)題在掛靠（或兼并）部門難以提上工作日程，相關(guān)問(wèn)題無(wú)人匯報(bào)、無(wú)法協(xié)調(diào)，這些單位的文件材料收集工作便如斷開(kāi)的鏈條一樣，處于癱瘓狀態(tài)。

2、企業(yè)各部門文件材料收集工作考核責(zé)任制缺失。

在企業(yè)檔案管理與企業(yè)管理一同升級(jí)的年代，工廠將文件材料收集工作納入企業(yè)管理考核范圍并與獎(jiǎng)懲掛鉤，企業(yè)管理辦公室每月底都來(lái)檔案室查詢各部門文件材料收集工作。有一次發(fā)現(xiàn)設(shè)備科C620機(jī)床修理材料未在規(guī)定期限內(nèi)歸檔，便扣掉該部門2分，扣除科長(zhǎng)和當(dāng)事人當(dāng)月20%獎(jiǎng)金，責(zé)成科長(zhǎng)在廠長(zhǎng)辦公會(huì)議上檢討。在世紀(jì)之交開(kāi)展的企業(yè)檔案管理目標(biāo)認(rèn)定活動(dòng)中，也把文件材料收集齊全完整率納入重要考核指標(biāo)。事實(shí)充分證明，只有將文件材料收集工作納入企業(yè)考核目標(biāo)并與獎(jiǎng)懲掛鉤，才能保證文件材料收集工作得到正常開(kāi)展；而近幾年普遍出現(xiàn)的企業(yè)文件材料收集齊全完整率大幅度下降，也是該項(xiàng)工作不再列入企業(yè)考核目標(biāo)，沒(méi)有了獎(jiǎng)懲措施的直接結(jié)果。

3、企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為過(guò)去美好的回憶。

多年做檔案工作的老同志都還記得企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理這一事物。當(dāng)年，每個(gè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖掛在檔案室和相關(guān)部門的墻上，網(wǎng)絡(luò)成員包括工廠（公司）分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案科室負(fù)責(zé)人、各職能部門兼職檔案員，由分管領(lǐng)導(dǎo)定期召開(kāi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)例行會(huì)議，溝通文件收集工作信息，交流經(jīng)驗(yàn)，制訂并不斷完善文件材料收集工作規(guī)章制度，使得文件材料收集工作成為企業(yè)管理鏈環(huán)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，處于有效運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中。日常文件材料收集工作通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為各部門職能活動(dòng)之一，成為廣大職工的自覺(jué)行動(dòng)，企業(yè)文件材料收集工作有了廣泛的群眾基礎(chǔ)。時(shí)過(guò)境遷。當(dāng)企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為歷史之后，文件材料收集工作重?fù)?dān)落在檔案員一人身上。當(dāng)新接班的年輕檔案員身兼多職，在百忙當(dāng)中去各部門收集文件材料一再碰壁之后，在整個(gè)企業(yè)中，還能有誰(shuí)再為文件材料收集工作奔波呢？

三、文件材料收集難的深層原因

1、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，文件材料收集工作可以依靠行政手段保證。為什么至本世紀(jì)初的五十多年的企業(yè)文件材料收集工作（“文革”時(shí)期除外）一直正常進(jìn)行呢？其根本原因就在于，文件材料收集工作有作為職能部門的檔案科室，有企業(yè)考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲辦法，有檔案管理網(wǎng)絡(luò)這一系列行政措施保障。這是以人治為主、法治為輔的企業(yè)文件材料收集工作運(yùn)行機(jī)制，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期企業(yè)文件材料收集工作的特色。

2、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的文件材料收集工作尚無(wú)可保障的運(yùn)行機(jī)制。在企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)、行政約束力逐漸淡出企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人視野后，由于尚未建立起與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相配套的企業(yè)文件材料收集工作運(yùn)行機(jī)制，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的監(jiān)督約束機(jī)制，單單依靠企業(yè)行為、依靠領(lǐng)導(dǎo)和職工的自覺(jué)性去搞好文件材料收集工作，其預(yù)期效果是不言而喻的。在行政約束淡化，而又遲遲建立不起有效法治監(jiān)督約束機(jī)制情況下，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情。

3、企業(yè)急功近利的短期行為，不可能自發(fā)產(chǎn)生文件材料收集工作有效機(jī)制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人為了在任期間快出效益多出效益，或?yàn)榱俗约嚎焖偕w做足了表面文章。他們心中根本就沒(méi)有企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略思考和全局利益的綜合平衡發(fā)展觀念，一切以創(chuàng)收經(jīng)濟(jì)效益為原則，一切以追求眼前利益為動(dòng)力，對(duì)于難見(jiàn)效益或少有效益的文件材料收集工作、對(duì)于文件材料大量散失不聞不問(wèn)。如果幾任領(lǐng)導(dǎo)都是如此辦理，久而久之，文件材料收集工作積重難返，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為不利，同時(shí)會(huì)給企業(yè)合法權(quán)益損失和商業(yè)秘密擴(kuò)散造成隱患，給企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)許多預(yù)想不到的困難和損失。

4、某些社會(huì)價(jià)值觀對(duì)企業(yè)文件材料收集工作的消極影響。在崇尚個(gè)人價(jià)值而淡化甚至貶低集體價(jià)值，以個(gè)人利益高于集體或國(guó)家利益的不正確價(jià)值觀影響下，在職場(chǎng)畸形競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人人自危而相互提防的社會(huì)氛圍中，某些企業(yè)科技和專業(yè)人員將個(gè)人可以把握的文件材料據(jù)為己有，經(jīng)營(yíng)部門將辦理完畢的合同協(xié)議視為部門秘密拒絕向檔案室移交，以至于某些公司高管擔(dān)心檔案室泄密，將會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)談判和出國(guó)帶回的重要文件材料鎖在自己辦公室資料柜中。這樣人人互不信任，部門之間相互防范，上下級(jí)之間各留一手，上行下效，相互影響，文件材料還如何收集得到呢？

四、文件材料收集工作亟需采取的措施

由于完善企業(yè)文件材料收集工作有效機(jī)制，建立健全相應(yīng)規(guī)章制度不是一朝一夕可以成就、可以見(jiàn)效的事情，而文件材料收集工作問(wèn)題遲遲得不到解決，必定損傷企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展利益和全局性權(quán)益，甚至造成國(guó)有無(wú)形資產(chǎn)大量流失、企業(yè)合法權(quán)益屢受侵犯的嚴(yán)峻局面。筆者建議：國(guó)家檔案行政部門迅速制訂企業(yè)文件材料收集工作監(jiān)督約束方案，通過(guò)發(fā)布企業(yè)文件材料收集工作規(guī)定，建立企業(yè)文件材料收集工作行政監(jiān)督機(jī)制，對(duì)企業(yè)集團(tuán)、公司總部提出明確要求，分級(jí)負(fù)責(zé)，層層督導(dǎo)，加大企業(yè)文件材料收集工作監(jiān)督力度，盡快扭轉(zhuǎn)不利局面。經(jīng)過(guò)監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)企業(yè)文件材料丟失的重大責(zé)任問(wèn)題，向企業(yè)發(fā)出限期整改通知單，在規(guī)定期限內(nèi)不予整改或整改不力者，提請(qǐng)國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督委員會(huì)進(jìn)行行政處罰。近幾年（只是當(dāng)前需采取的應(yīng)急措施）將文件材料齊全完整歸檔納入央企領(lǐng)導(dǎo)人考核范圍，對(duì)重大文件材料丟失事件或由此造成企業(yè)合法權(quán)益嚴(yán)重?fù)p失等采取問(wèn)責(zé)制度，防止作為國(guó)有無(wú)形資產(chǎn)的歸檔材料的大量流失。

作者單位：中國(guó)鐵路物資總公司