美國商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程和演變特點

美國既是文件中心的發(fā)源地，也是最早建立商業(yè)性文件中心的國家。商業(yè)性文件中心從20世紀(jì)40年代末起源，走過了60年發(fā)展歷程，成為一種運用高科技手段為眾多客戶提供多種專業(yè)化服務(wù)的現(xiàn)代化企業(yè)。目前，商業(yè)性文件中心在美國發(fā)展成為一種成長型產(chǎn)業(yè)，類似于國內(nèi)所說的“朝陽產(chǎn)業(yè)”。筆者查找了多篇有關(guān)商業(yè)性文件中心的英文文獻，對美國商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程進行分析梳理，試圖探究其演變特點。

美國商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程

（一）20世紀(jì)40年代：起源

20世紀(jì)以來，文件數(shù)量急劇增長是各國普遍現(xiàn)象，美國也不例外。30年代，美國尚未出現(xiàn)正規(guī)的文件管理，聯(lián)邦政府機構(gòu)以及私人企業(yè)大多按照自有意愿保存文件。但聯(lián)邦政府此時意識到有必要控制巨量文件。1934年成立的國家檔案館將鑒選需保存的政府文件作為其首要任務(wù)。為達到此目的，國家檔案館1937年開展了一次針對政府文件的全面調(diào)查，結(jié)果表明政府文件管理缺乏統(tǒng)一的制度和程序。

40年代美國卷入二戰(zhàn)后，聯(lián)邦政府機構(gòu)及其職能活動大量增加，政府文件也出現(xiàn)了史無前例的爆炸式增長。國家檔案館1941年設(shè)立“文件管理項目”，用來規(guī)劃、指導(dǎo)聯(lián)邦政府機構(gòu)文件管理；1945年制定“通用文件處置表”，作為政府機構(gòu)系統(tǒng)處置文件的準(zhǔn)則。1948年，聯(lián)邦政府授權(quán)國家文件管理理事會研究并推薦政府文件管理項目的優(yōu)化方案。上述努力導(dǎo)致文件管理成為一種專門化的管理活動。

文件大量產(chǎn)生也直接促成40年代政府文件中心的建立。1941年海軍部設(shè)置了造價低廉的臨時庫房，集中保存平時已不常使用、卻也不宜銷毀或向檔案館移交的大量半現(xiàn)行文件。這就是文件中心的源起。設(shè)計文件中心方案的是國家檔案館工作人員Emmett Leahy，時任海軍部文件協(xié)作主管。他因為文件中心成效良好而受到海軍部嘉獎。不久，文件中心在其他政府機構(gòu)推廣。

政府文件中心的成功及推廣，帶動美國商業(yè)界認(rèn)識到建立商業(yè)性文件中心的必要性。設(shè)計海軍部文件中心方案的Emmett成為吃螃蟹的第一人。他于1948年建立了商業(yè)檔案中心，這是美國首個商業(yè)性文件中心。

（二）20世紀(jì)50~60年代：起步

50~60年代，美國商業(yè)性文件中心開始起步，表現(xiàn)為建立城市范圍開始擴展。中心早期主要出現(xiàn)在紐約和費城等東北部城市，后來擴展到其他大城市，如芝加哥和洛杉磯等。

起步階段，商業(yè)性文件中心多以“搬運和倉儲公司”形式存在。搬運和倉儲公司提供文件管理和保存服務(wù)具有一些優(yōu)勢，它們擁有庫房和運輸工具，并與許多大公司和大機構(gòu)都建立有業(yè)務(wù)聯(lián)系。后來許多成功的商業(yè)性文件中心都是從這種公司起家的。

（三）20世紀(jì)70年代：快速發(fā)展

70年代，美國商業(yè)性文件中心快速發(fā)展。其原因主要有三，一是經(jīng)濟開始復(fù)蘇，商業(yè)迅速發(fā)展。二是字處理軟件出現(xiàn)和使用加劇了文件數(shù)量增長。三是聯(lián)邦、州、地方政府的法律法規(guī)不斷出臺，規(guī)定眾多類型的文件都必須保存以滿足法律和審計要求。面對經(jīng)濟快速發(fā)展和文件數(shù)量急劇增加，許多小企業(yè)開始重視文件管理，但苦于成山的文件堆滿昂貴的辦公室。由此，商業(yè)性文件中心有很強的市場需求。Pierce-Leahy and Bekins文件管理公司從Bekins搬運和倉儲公司的一個部門起家，成為最早一批商業(yè)性文件中心。該公司幾經(jīng)變遷，成為Iron Mountain（美國最著名商業(yè)性文件中心之一）的前身。

這一階段，中心表現(xiàn)出對現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的青睞。其業(yè)務(wù)除文件保存和檢索外，還包括用電腦新技術(shù)為客戶提供數(shù)據(jù)庫信息。一些中心雇用數(shù)據(jù)錄入人員幫助建立大型數(shù)據(jù)庫，以提供文件檢索、數(shù)據(jù)查考、文件和案卷盒定位查詢等多項服務(wù)。

（四）20世紀(jì)80年代：組建聯(lián)盟

80年代，美國商業(yè)性文件中心發(fā)展勢頭強勁，開始組建聯(lián)盟組織。1980年，商業(yè)性文件中心協(xié)會成立。第一批會員來自美國和加拿大，前者居多。如有明利阿波利斯市Mohawk商業(yè)文件中心；芝加哥文件管理公司；底特律Leonard兄弟文件服務(wù)中心；芝加哥文件公司；波士頓Iron Mountain集團；加拿大STACS文件管理公司，等等。

商業(yè)性文件中心協(xié)會反過來推動了商業(yè)性文件中心進一步發(fā)展，80年代美國幾乎所有城市都建有一個或多個中心。這種勢頭影響了其他國家，商業(yè)性文件中心在世界各地紛紛建立。而80年代商業(yè)性文件中心在美國逐步成為全國性的知名產(chǎn)業(yè)。

（五）20世紀(jì)90年代：爆炸式增長

90年代，美國商業(yè)性文件中心呈現(xiàn)爆炸式增長勢頭。考察這一時期商業(yè)性文件中心協(xié)會會員數(shù)量情況，就能明顯看出增長速度。據(jù)統(tǒng)計，1991年會員公司為380個；90年代末增加到500個；2004年超過了650個。事實上，并非所有商業(yè)性文件中心都會成為協(xié)會會員，因此中心實際數(shù)量大大超過數(shù)百個。

（六）21世紀(jì)：優(yōu)化整合

20世紀(jì)90年代后期，美國商業(yè)性文件中心出現(xiàn)優(yōu)化整合趨勢。中心本是營利性機構(gòu)，必會注重成本、講求效率和追求利潤。在全球企業(yè)重組、兼并、收購風(fēng)潮盛行的大環(huán)境下，商業(yè)性文件中心也掀起了整合浪潮。大型商業(yè)性文件中心紛紛收購或并購小規(guī)模的中心，最典型的案例是20世紀(jì)90年代末、21世紀(jì)初Iron Mountain對Pierce-Leahy公司價值1.1億美元的并購。2000年2月并購?fù)瓿蓵r，公司客戶數(shù)量上升到了115，000位。

商業(yè)性文件中心整合是行業(yè)競爭優(yōu)勝劣汰的必然結(jié)果，也取得了良好成效。以Iron Mountain為例，目前它已成為在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲建有600多個分支機構(gòu)的跨國公司，擁有12萬客戶，產(chǎn)值超過23億美元，年收入1.2億美元。2008年在美國財富1000企業(yè)中排名第722位。

美國商業(yè)性文件中心的演變特點

考察美國商業(yè)性文件中心60年發(fā)展歷程，其演變特點可概括為起步較為迅速，擴張相對持久，穩(wěn)步邁入理性發(fā)展軌道。換言之，中心經(jīng)歷了三個發(fā)展階段——20世紀(jì)40~60年代為起步階段，70~90年代為擴張階段，21世紀(jì)為理性發(fā)展階段。不同階段的演變有著具體表現(xiàn)及成因。

（一）迅速起步——追求文件管理經(jīng)濟高效的必然產(chǎn)物

從商業(yè)性文件中心起源不難看出，它是由政府部門帶動、以追求經(jīng)濟高效為目標(biāo)的文件管理機構(gòu)。政府機構(gòu)首創(chuàng)文件中心的原因主要有二，一是迫于文件數(shù)量急劇增長的壓力，二是希望文件管理既成本低廉又不降低管理效率。海軍部的臨時庫房正是因為滿足了文件管理經(jīng)濟高效的需求，才會在聯(lián)邦政府推廣并發(fā)展成為聯(lián)邦文件中心。最早建立商業(yè)性文件中心和最早建立海軍部文件中心的恰是同一人，說明商業(yè)性文件中心與聯(lián)邦文件中心一樣，都是追求文件管理經(jīng)濟高效的必然產(chǎn)物。

商業(yè)性文件中心起步迅速，主要是因為企業(yè)追求文件管理經(jīng)濟高效的動力十分強勁，甚至超過政府機構(gòu)。盡管商業(yè)界在政府部門帶動下建立商業(yè)性文件中心，但企業(yè)基于追求利潤最大化、效益最優(yōu)化的本質(zhì)需求，無論是實施文件管理活動，還是建立文件管理機構(gòu)，都必然要求成本最為經(jīng)濟合算，效率最為合理優(yōu)化。而且在商業(yè)社會中，市場必然發(fā)揮調(diào)節(jié)作用，影響商業(yè)性文件中心的建立速度和發(fā)展規(guī)模。這一點不同于聯(lián)邦文件中心，聯(lián)邦政府是借助法律和行政手段，統(tǒng)一規(guī)劃政府系統(tǒng)內(nèi)文件中心的設(shè)立，最終將聯(lián)邦文件中心數(shù)量控制為14個。但商業(yè)性文件中心不受聯(lián)邦政府約束，其建立和發(fā)展速度完全取決于市場需求。

商業(yè)性文件中心起步迅速還表現(xiàn)為地域范圍擴展較快，從東北部城市很快蔓延到其他地區(qū)。這種地域擴展首先集中在大城市，原因自然是大城市經(jīng)濟和商業(yè)發(fā)展較快，企業(yè)數(shù)量眾多，因而對中心的市場需求更強烈一些。

（二）持久擴張——與經(jīng)濟高速增長同步和對技術(shù)高度重視

20世紀(jì)70年代起，商業(yè)性文件中心呈現(xiàn)擴張勢頭。從70年代快速發(fā)展，到80年代組建聯(lián)盟，特別是90年代爆炸式增長，表明中心擴張相對持久，跨越了數(shù)十年。造成擴張的原因眾多，最重要的是得益于經(jīng)濟和商業(yè)的高速增長。

美國經(jīng)濟復(fù)蘇始于70年代，到80年代進入快速發(fā)展時期。經(jīng)濟和商業(yè)高速增長不僅推動了企業(yè)數(shù)量增加，也導(dǎo)致商業(yè)活動中紙張消費和文件數(shù)量大幅增長。美國森林和紙業(yè)協(xié)會90年代末發(fā)布了一組1989~1998年商業(yè)合同和書面文件使用量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)：1989年為300萬噸，1990年為310萬噸，1991年為340萬噸，1992年為350萬噸，1993年為360萬噸，1994年為390萬噸，1995年為400萬噸，1996年為430萬噸，1997年為460萬噸，1998年為480萬噸。這組數(shù)據(jù)體現(xiàn)了商業(yè)活動紙張消費數(shù)量的持續(xù)增長，也從另一側(cè)面反映出文件數(shù)量持續(xù)增加。商業(yè)性文件中心與經(jīng)濟和商業(yè)發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)，只有在經(jīng)濟高速增長環(huán)境下，中心才會出現(xiàn)較為持久的擴張。

導(dǎo)致商業(yè)性文件中心爆炸式增長的另一重要因素是90年代外包現(xiàn)象盛行。政府機構(gòu)、企業(yè)、社會組織由于規(guī)模壓縮或精簡合并的要求，盛行將一些業(yè)務(wù)——打印、復(fù)制、快遞、文件管理進行轉(zhuǎn)包或外包。文件保管就是被普遍視為適合外包的業(yè)務(wù)或項目，越來越多的政府機構(gòu)、公司和組織開始選擇將文件保存在商業(yè)性文件中心，享受其專業(yè)服務(wù)，這也進一步推動了其擴張。換個角度來看，外包的盛行恰恰是商業(yè)性文件中心服務(wù)專門化和社會化的體現(xiàn)。

商業(yè)性文件中心70年代就表現(xiàn)出對技術(shù)的高度重視，甚至是依賴。及時引進先進技術(shù)運用于文件管理和服務(wù)，是中心的普遍做法和一貫作風(fēng)。80年代對中心影響較大的技術(shù)有條形碼和光盤存儲。條形碼主要用于文件及其目錄查詢。一些商業(yè)性文件中心還運用復(fù)雜的條形碼軟件程序進行庫房管理，效果良好。光盤存儲終結(jié)了中心使用縮微膠片的歷史。到90年代，中心采用了更多新技術(shù)——保險庫、電子保險庫、災(zāi)難防御和意外防備系統(tǒng)、計算機相關(guān)服務(wù)等開展業(yè)務(wù)和提供服務(wù)。保險庫具有防火防盜、恒溫恒濕功能，安全性良好。電子保險庫是一種數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，借助庫房的中心電腦，經(jīng)客戶允許，檢查客戶局域網(wǎng)的日志，并形成30天的緊急備份。中心還可幫助客戶設(shè)計全面的災(zāi)難防御與意外防備系統(tǒng)，不僅提供數(shù)據(jù)備份，自身還可成為客戶災(zāi)難防御計劃中的一個安全地點。計算機相關(guān)服務(wù)的內(nèi)容是為客戶保存和運送計算機及其配件。中心通常擁有先進的條形碼軟件程序、安全適宜的庫房以及迅捷的快遞服務(wù)，這都有利于為客戶保存計算機及其配件，并在客戶需要時及時送達。

商業(yè)性文件中心之所以高度重視技術(shù)，主要是出于市場競爭的考慮。在擴張階段，美國乃至全球都涌現(xiàn)出科技迅猛發(fā)展的態(tài)勢，技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用十分普遍。文件管理的技術(shù)含量也日益提高。商業(yè)性文件中心作為現(xiàn)代化企業(yè)，勢必充分利用先進的電子、信息、通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的專業(yè)化文件管理和服務(wù)，才可能贏得客戶，取得競爭勝利。而且，美國科技發(fā)展的領(lǐng)先地位也為中心的技術(shù)優(yōu)勢提供了有利條件。這樣一來，商業(yè)性文件中心注重技術(shù)既有本質(zhì)需求，又有保障條件，同時也是其一以貫之的突出特點。

（三）理性發(fā)展——穩(wěn)步追求規(guī)模效益和技術(shù)優(yōu)勢

從90年代末起，美國商業(yè)性文件中心穩(wěn)步邁入了理性發(fā)展階段。之所以說是理性發(fā)展，是因為整個行業(yè)更加注重規(guī)模效益并著力保持技術(shù)優(yōu)勢。

商業(yè)性文件中心掀起優(yōu)化整合浪潮是整個行業(yè)注重規(guī)模效益的表現(xiàn)。盡管中心出現(xiàn)爆炸式增長，但商業(yè)界認(rèn)識到并非越多越好。大型商業(yè)性文件中心紛紛收購或并購小規(guī)模的中心，目的是保持中心數(shù)量和規(guī)模的穩(wěn)定適宜。

進入21世紀(jì)，商業(yè)性文件中心依然注重新技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)自身理性發(fā)展。對中心影響較大的新技術(shù)主要有射頻認(rèn)證條形碼和全球衛(wèi)星定位技術(shù)。前者功能很多，有查詢和目錄控制功能。其條形碼標(biāo)簽包括一個無線電傳輸器和天線，當(dāng)使用計算機查詢時，條形碼會發(fā)出“回應(yīng)”，或?qū)ο到y(tǒng)就文件存址、數(shù)據(jù)領(lǐng)域、著錄內(nèi)容以及其他相關(guān)信息做出反應(yīng)。如果一份文件或一個案卷盒在沒有登記的情況下被搬離指定地點，系統(tǒng)會發(fā)出警報。此外，商業(yè)性文件中心普遍使用射頻認(rèn)證技術(shù)進行目錄控制，全球衛(wèi)星定位技術(shù)也在中心廣為應(yīng)用，主要用于文件運輸和傳送。從中心出發(fā)的每一部運輸車運行位置都可以在中心計算機屏幕顯示的地圖上及時查找，便于中心安排和調(diào)度運輸車輛。運輸車上也裝有車載衛(wèi)星定位系統(tǒng)，運輸目的地會在車載液晶顯示屏上及時顯示。中心與運輸車輛之間能保持及時聯(lián)系。

盡管新技術(shù)帶來了許多便利和成效，但中心對技術(shù)應(yīng)用的關(guān)注更趨于理性。計算機載體的穩(wěn)定性和持久性通常是其關(guān)注問題之一。早在1998年，美國《商業(yè)周刊》就計算機數(shù)據(jù)丟失甚至喪失的現(xiàn)象曾做過報道。數(shù)字文件的長久保存已成為當(dāng)前需要攻克的難題。麻省一家公司研制出名為“紙盤”的產(chǎn)品，在紙張上輸出打印用點和符號表示的數(shù)字文件。據(jù)公司介紹，這種紙盤可像傳統(tǒng)的高品質(zhì)紙張一樣保存數(shù)百年。商業(yè)性文件中心對這一變通技術(shù)表現(xiàn)出濃厚興趣，盡管沒有后續(xù)信息說明中心是否采用了紙盤，但計算機載體穩(wěn)定性、安全性和持久性障礙促使中心對技術(shù)的采用將更加慎重。

商業(yè)性文件中心的理性發(fā)展還表現(xiàn)為對自身發(fā)展前景的謹(jǐn)慎看待。中心存在60年了，已經(jīng)和正在經(jīng)歷很多變化和挑戰(zhàn)。一些新技術(shù)可能會影響其發(fā)展前景。如無紙辦公的實現(xiàn)能否導(dǎo)致商業(yè)性文件中心的消失，在業(yè)界和學(xué)界尚有爭議。但事實證明，無紙辦公對于許多公司和機構(gòu)而言仍是難以實現(xiàn)的目標(biāo)，紙張與電子載體將會并存相當(dāng)長一段時間。而且，商業(yè)紙張消費量依然持續(xù)增長。只要有文件保存和管理的需要，商業(yè)性文件中心就有存在的必要。但商業(yè)性文件中心已經(jīng)理性地認(rèn)識到，只有著力保持技術(shù)優(yōu)勢、完善服務(wù)質(zhì)量和提高客戶滿意度，自身才能贏得更大的生存和發(fā)展空間。

備注：參考文獻略。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院