高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題探討

梁小蘭

[摘要] 該文分析了高校現階段檔案管理中存在的問題，以創新模式、方式、思路、資金投入、管理人員水平分享了創新改革實踐，并介紹了推進數字化管理的具體措施。高校如果要致力于創新自身的檔案管理，就有必要運用數字化的措施來健全檔案管理，并在此基礎上構建數字化檔案管理新模式。

[關鍵詞] 高校檔案管理；創新；檔案管理數字化

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）06（a）-0030-02

在高校管理范圍內，檔案管理構成了其中的核心與關鍵，健全檔案管理有助于提升科研與日常教學的整體質量，同時也為高校保留了珍貴的檔案信息。實質上，檔案管理本身包含了較多內容，與之相應的管理體系也是相對復雜的[1]。高校如果要提升檔案管理的效能，那么應當致力于創新機制，運用多樣化的創新手段來推行檔案管理。

1 高校現階段檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理信息化水平低下

計算機是一門先進的科學技術，逐漸滲透到各個行業中來，在高校檔案管理工作中，很多檔案管理設備較為落后，計算機的運行速度較慢，同時由于高校檔案管理軟件更新跟不上發展的要求，功能較為單一，使得在進行檔案管理時常出現各種差錯，檔案的準確性難以得到保障，為檔案管理工作帶來了許多不必要的麻煩。

1.2 檔案管理重要性認識缺乏

許多高校檔案管理工作人員，對于學校內部檔案資料重要性認識不足，同時由于高校目前自身發展條件受到限制，配套設施、資金投入等無法滿足高校檔案管理數字化發展的要求，無法引進先進的檔案管理技術，為高校檔案管理的發展帶來一定的阻礙。

1.3 檔案管理人員專業水平落后

高校檔案管理對于工作人員的專業性要求較高，對于高校檔案管理人員來說，由于對于學校、專業等相業知識較為缺乏，同時欠缺經驗，導致了檔案管理人員無法及時對高校各種信息等進行存檔，工作開展起來存在較大的難度，影響到整個學校管理的工作進程。

2 高校現階段檔案管理的創新改革

高校內部檔案管理的創新改革，具體涉及到如下措施。

2.1 創新模式

高校如果要推進全方位的檔案管理，關鍵應當落實于創新模式。從現狀來看，學校辦公室包含了檔案管理的辦公部門，然而管理檔案的辦公部門本身并不具備獨立性，針對涉及到檔案的各項事務也無法自主進行決定，檔案管理整體上仍停留于執行決策。近些年以來，新教改正在迅速推進，面對新的形勢，與檔案管理密切相關的各類模式也要突顯創新性[2]。具體在推進創新時，應當把檔案部門視作獨立性的高校部門，對于檔案搜集以及檔案保存等事項都能予以自主決策。經過上述的改進，檔案部門就可以擁有自主權，對于體系漏洞也能進行全面的修補。

2.2 創新方式

創新現階段的檔案管理，根源在于轉變方式，運用全新的方式來推進新形勢下的檔案管理。檔案管理如果停留于傳統模式，那么將會陷于僵化，因而不利于提升檔案管理的實效性。為了改進現狀，高校有必要運用多樣化的手段與措施來推行檔案管理，致力于突破傳統思路。目前的狀態下，針對檔案管理應當拓寬現有的管理范圍，在這其中不僅涉及到圖像信息、表格以及文字信息，同時還應當包含來訪管理以及人員管理等。作為檔案管理的相關人員，應當意識到檔案管理的價值所在，在此前提下做好全方位的信息歸檔、檔案整理以及信息收集等。

除此以外，創新方式還應當落實于檔案內容，運用全新的方式來編制檔案體系，劃分各個檔案類型。作為高校而言，針對自身現有的檔案應當予以全面擴充，在現階段的檔案中也要收錄關鍵性的事件以及人物，以便于有關人員對此進行查閱。在明確記錄各項要素的前提下，就能為高校給出的各項決策提供根據[3]。

2.3 創新思路

近些年以來，信息化正在融入各個行業。針對現階段的檔案管理，也要從根本上致力于創新思路，在各個流程中融入信息化的手段與措施。相比于傳統模式，建立于信息化前提下的檔案管理體現為更顯著的實效性，有助于減少檔案管理耗費的總成本，同時也提升了工作實效。具體在操作時，針對檔案管理涉及到的各個流程都要加以改進，確保把信息化滲透其中。在信息載體的輔助下，就能借助數字化的手段來存儲信息或者調取檔案信息，對于檔案本身的安全性提供了全面保障。

2.4 加大檔案管理資金投入

要想高校檔案管理工作的質量，必須加大對于高校資金的投入，改善配套設施，保證檔案管理的準確性和完整性。高校不能僅僅將工作重心放在教育設施的購置中，同時應加大對檔案管理所需要設備設施的購置，例如采購先進的計算機、配套設施、防火墻軟件等，防止資料被盜用；配備空調、抽濕機等，或配備專業滅火器等，以應對突發事件等。

2.5 提高檔案管理人員專業水平

高校檔案管理工作對于專業技術要求較高，檔案管理人員首先應具備專業的技術知識，同時還需要對計算機、軟件等有一定的掌握，工作人員在檔案管理工作中，需要及時地發現問題并解決問題，加大對信息技術的學習，掌握高校檔案管理工作的方法和流程，因此高校應定期對檔案工作人員進行學習與培訓，提高檔案管理人員的專業技能和職業素養。

3 推進數字化檔案管理

截至目前，檔案管理涉及到的各項措施正在實現全面創新。但從整體來看，檔案管理仍然欠缺完善性，與之相應的各項機制也并沒有真正達到健全。究其根源，就在于很多高校并沒有把數字化運用于檔案收集、檔案存儲以及檔案查閱等各個環節中[4]。因此為了改進現狀，針對檔案管理有必要推廣數字化，具體而言涉及到如下措施。

3.1 提升信息化的認識

數字化運用于現階段的檔案管理，關鍵在于從源頭上轉變認識，確保負責檔案管理的相關人員都能認識到數字化管理的價值所在，在此前提下探求適合高校本身的數字化模式。在必要的時候，高校可以開設相關講座，不斷拓寬宣傳面，或者運用培訓的措施來提升人員素質。高校有必要投入更多資金用來引進新型的數字化管理模式，確保相關人員都能接受信息化以及數字化的全新檔案管理。

3.2 搭建數字化的新平臺

數字化運用于現階段的檔案管理，此項舉措不能缺少數字化平臺作為支撐。這是由于，數字化平臺能夠密切連接各個流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來講，應當運用數字化的手段來收集實時性的檔案信息，確保各項信息的精準性，避免某些檔案信息出現失真[5]。同時，針對信息歸檔以及檔案存儲等關鍵性的環節也要推廣數字化，運用多樣化的手段來提供精確度更高的檔案信息，輔助高校的各項決策。

3.3 保障檔案信息的安全

進入數字化的新時期，與檔案管理有關的各項手段和措施都獲得了全方位的改進。然而與此同時，數字化也增加了檔案信息遭受的威脅，某些檔案信息很可能遭受篡改或者遺失，進而給高校增添了損失。因此可以得知，建立于數字化前提下的檔案管理尤其有必要關注最根本的信息安全。具體在實踐中，高校對于自身擁有的檔案信息都要構建防火墻，遵照現行的基本流程來強化檔案監管，確保從源頭入手來消除檔案存儲以及檔案查閱中的安全隱患。只有保證了檔案安全，才能服務于檔案管理整體水準的提升，在最大限度內消除安全威脅。

3.4 提高工作人員的專業能力

高校內部檔案管理的創新改革為高校帶來了新的工作制度，必須建立起具備良好的專業知識和實踐能力的高校檔案管理隊伍，必須掌握多元化的知識結構，并擁有良好的專業素養；用專業的人才來對檔案進行管理，加強檔案管理工作人員的隊伍建設，對檔案管理人員進行相關知識的培訓和考核，強化對信息技術的應用，提升檔案管理工作的質量和效率。

4 結語

高校檔案真實完整地記錄著學校的發展與學生的成長，不僅涵蓋了學校的核心教學思想、辦學水平，還記錄了優秀教師的教育工作歷程和學生在校學習的成長過程，同時也是學生步入社會以后個人能力和素質的原始證明資料，是社會錄用人才的原始依據。在目前的社會形勢下，建立數字化的檔案管理系統成為趨勢所在，檔案從本質上來說，也是一種信息資源，能夠幫助使用者獲取準確的信息，但是我國目前高校中對于檔案管理的理念和方法還相對落后，無法跟上時代的步伐，因此并沒有擺脫輕利用這一局面，造成檔案管理滿足不了社會發展需求，實現不了檔案保存的最佳效益。

高校檔案管理數字化以后，運用新的信息技術和新的管理方法，更為先進，但也帶來新的問題，因此，必須根據高校具體情況來建立一套適合自身發展的工作和管理制度。經過綜合分析可以得知，目前很多高校已經意識到了數字化運用于檔案管理的價值所在，因此也開始嘗試轉變現有的模式。但從整體來講，檔案管理并沒有真正實現全過程的數字化。在未來的工作實踐中，高校及其有關部門還需致力于推進創新，在檔案管理涉及到的各個流程中都要滲透數字化，確保各類檔案信息的完整度與安全性。

[參考文獻]

[1] 吳新興.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].低碳世界，2017（19）：280-281.

[2] 季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業與科技論壇，2016，15（15）：209-210.

[3] 烏日娜.淺談高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].福建質量管理，2016（5）：26.

[4] 王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].赤峰學院學報：自然科學版，2014，30（3）：164-165.

[5] 劉小瑾.淺談檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].才智，2012（22）：328.

（收稿日期：2018-03-09）