電算化會計中檔案管理可能出現的問題及對策

[摘 要] 本文從當前電算化會計的檔案管理出發(fā)，談到了檔案管理可能出現的問題，提出相應的對策。

[關鍵詞] 檔案管理 問題 對策

《會計電算化工作規(guī)范》對電算化會計檔案的定義，是指存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。電算化會計檔案管理是重要的會計基

礎工作。隨著企事業(yè)單位財務部門電算化會計工作方式的普及，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現實性的重要問題。

目前，關于電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計檔案管理的區(qū)別及可能出現的問題，因此，電算化檔案管理將根據電算化記賬的數據存儲性質以及保存問題展開討論。

一、存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規(guī)定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等。

2.檔案管理人員的業(yè)務素質不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業(yè)知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。

3.部分會計人員重視紙質檔案，輕視電子檔案。很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原。

4.計算機系統及網絡安全隱患。計算機系統盡管功能強大、技術先進，但仍有很多缺陷。首先，計算機系統內存儲的數據輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能也薄弱等。其次，在網絡聯通五湖四海的今天，網絡系統中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統不安全的另一主要方面就是計算機病毒的危害，其破壞性極大。

5.電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下，會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。由于會計數據被記錄在磁盤、光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，并且發(fā)現難度非常的大。另外，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。

二、采取的對策和建議

1.建立健全法規(guī)和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等內部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。

2.提高會計部門人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識，還應其備會計專業(yè)知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用各種管理軟件。培養(yǎng)和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。

3.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好并記錄以下內容:檔案形成的時間，會計數據的內容及備份，以使計算機硬件系統在損壞后，能夠在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

4.加強網絡安全管理。建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。

5.保證存儲介質的存放環(huán)境良好。根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意雙份數據的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

6.做好電算化會計系統的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問題的產生。

加強電算化會計檔案的管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的任務，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。

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