電子文件對檔案管理的影響與對策

摘要： 隨著辦公自動化和計算機技術的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境，人們進行交流的手段也將從紙質走向電子媒體，多數文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關注并盡早介入電子文件的管理。而電子文件的大量涌現，對傳統的檔案管理理論和實踐帶來的沖擊已成為廣大檔案工作者普遍關注的新問題。

關鍵詞： 電子文件 檔案管理 對策

一、電子文件基礎理論概說

隨著辦公自動化和CAD計算機設計的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境，人們進行交流的手段也將從紙質走向電子媒體，多數文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關注并盡早介入電子文件的管理。對我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關、金建工程的發展，以及國家“十一五”計劃要求到2010年CAD設計在機械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設計活動中的普及率及覆蓋率達100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現在開始我們應該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術給我們帶來的挑戰，難以對付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識別性。電子文件相對于紙質文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點，必須依賴于技術才能識別和利用。2.所用技術的不穩定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術和設備，然而設備和技術的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩定性且壽命短。電子文件相對于紙質文件而言，對環境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動態性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動態性特點，是一種虛擬文件。

二、電子文件對檔案管理工作的影響

（一）電子文件的出現對檔案管理工作的挑戰

1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統檔案保護工作十分強調工作的目標是對檔案載體如何“延年益壽”，因為載體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護手段，無限延長其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術（軟件和硬件）才能識讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進行利用，等于沒有保存。因此傳統的保護觀念必須更新才能適應電子文件的挑戰。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護觀念應該是首先樹立如何保護所存信息能被長久或永遠的安全可用。其保護工作的構成要素因而包括以下幾個方面:載體的保護、技術（軟件和硬件）的保護、工作環境的保護、保障數據安全（數據可靠、真實、不丟失、不被篡改）。

2.檔案管理工作者的專業素質面臨嚴峻考驗。在電子文件時代，與傳統的文檔管理不同，檔案工作者應成為高素質、復合型的專門人才，除了具有基本的文化科學知識、檔案專業知識外還應有較高的外語水平、豐富的法律知識和熟練掌握現代信息技術、網絡通信技術，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進行有效斗爭。

3.檔案計算機管理系統與辦公網絡系統不兼容。進入21世紀，檔案系統提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產生的背景、數據格式，以及相應的電子計算機軟硬件技術。但目前的情況是大多數單位的檔案管理系統與辦公系統各自為政，辦公自動化網絡系統上運行的電子文件是為政務活動服務，政務工作結束，電子文件就停留在辦公網絡中。機關檔案室使用的檔案管理系統是檔案行政部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享推廣的檔案現代化管理軟件。由于辦公網絡系統與檔案管理系統設計單位不同，系統環境不同，因而形成的數據難以轉換，造成辦公網絡系統與檔案管理系統不兼容。

（二）電子文件對檔案管理工作帶來的機遇

1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計算機進行操作、存貯、傳輸的數碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計算機文檔監控系統對文件和檔案在網絡環境下自動著錄、自動標引、自動檢索、自動統計、自動借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數據重復錄入，文件重復整理歸檔等許多重復的工作，而且檔案管理部門也不必要花費大量的人力、物力、財力來建造庫房、進行裝訂等工作。

2.縮短檔案的檢索速度，實現資源共享。數字化信息使人們可以在任何時候、任何地點通過網絡傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時刻為眾多人利用，人們通過網絡可以利用保存于數千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點的遠近不再成為制約人們利用的因素。

3.提高工作效率，促進檔案管理的現代化。由于電子文件內容與載體的可分離性，文件的內容將以數據單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計算機系統進行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對紙質文件那樣的分類整理?？梢酝瓿晌募淖詣又?、自動標引、自動檢索、自動借閱和自動統計，縮短文件歸檔的運作周期。建立的文件級目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準率、查全率。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

三、對電子文件管理的若干思考

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

筆者認為，即使在電子時代，也少不了作為主體的人的能動作用的發揮，畢竟電子產品與電子技術最終還是要以人為本，為人服務。所以，在信息時代，同樣要求有著高素質的人才來操縱信息化、發展信息技術。在檔案管理方面，筆者以為應從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質：一方面應當提高電子檔案信息安全意識。由于電子文件具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識和經驗，有時不能及時發現問題，因此必須具有明確的信息安全意識。目前對提高電子檔案應持謹慎態度，在無確定把握時可限制利用方式，以防出現泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網時需要穩妥的安全保密措施。其次，應當加強檔案管理人員的信息技術的學習。隨著計算機技術的發展，電子檔案的應用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應用都要靠人的設計和操作，因此，檔案工作人員應加強電子檔案理論知識學習，努力開發檔案利用方面的系統功能，逐步創造條件，為利用者提供更多、更方面的服務。

（二）應用“前端控制”理論介入電子文件的運作和管理。

按傳統檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進行的。鑒于電子文件的特點，我國檔案學研究人員提出在電子文件的管理中應用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對重要的文件實現全程管理。檔案行政部門積極地應用“前端控制”理論對電子文件實行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運行到歸檔管理，指定專人或專門機構負責。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時備份數據和對設備環境的備份，以保證電子文件歸檔的質量，電子文件生成用統一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格地制度和有效的技術措施保證其信息的原始性、真實性、完整性。長期保存的電子文件應與相同內容的紙質文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網絡上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯機傳送，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的載體上，脫機保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網時必須符合國家安全保密的有關規定，確保電子文件的安全。

（三）加強辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作。

做好辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作，首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是要保證計算機網絡系統運行安全，可設置登錄限制，使用文件權限的限制，在一定的范圍內對服務器文件數據提供了保護。三是做好數據備份工作，保證信息安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝防病毒軟件和其它先進的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時嚴格地進行病毒檢測，確認安全方可使用。

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