合理規(guī)劃工作

要學(xué)會(huì)如何充分地利用閑暇時(shí)段，提高工作效率。

作為一家以項(xiàng)目為基礎(chǔ)運(yùn)作的企業(yè)，創(chuàng)新戰(zhàn)略公司(Creative Strategy Inc.)的雇員在最后期限的壓力下，都會(huì)有幾個(gè)月的時(shí)間忙得幾乎喘不過(guò)氣來(lái)。而在平時(shí)，這種壓力就消失了，變得很安靜。對(duì)于這家銷(xiāo)售額達(dá)150萬(wàn)美元的品牌塑造和營(yíng)銷(xiāo)公司的創(chuàng)始人兼總裁莎莉·羅夫曼(Sally Roffman)來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)直太安靜了。“那些天，當(dāng)我走進(jìn)辦公室時(shí)每個(gè)人都想找個(gè)地方躲起來(lái)，因?yàn)槲乙呀?jīng)替他們計(jì)劃好了工作中的所有細(xì)節(jié)?！彼f(shuō)。

為了保證完成所有客戶(hù)的訂單，一天工作14個(gè)小時(shí)你能應(yīng)付下來(lái)；但是當(dāng)突然有一天、一周甚至是一個(gè)季度，你有了大把的空閑時(shí)間，你還能應(yīng)付下來(lái)嗎?許多人試圖使自己保持忙碌狀態(tài)以度過(guò)這段松散的時(shí)間，但他們時(shí)常發(fā)現(xiàn)效率并不高?！澳阋呀?jīng)習(xí)慣于忙碌，甚至已對(duì)此節(jié)奏成癮?！睍r(shí)間管理與組織專(zhuān)家、著有《完全的時(shí)間管理》(Time Management From the Inside Out)一書(shū)的朱莉·摩根斯坦(Julie Morgenstern)說(shuō)：“因此，如果你不能充分地利用這段時(shí)間，不妨試著去休息和娛樂(lè)一下。”

無(wú)論是忙碌還是閑暇時(shí)，美國(guó)的工人們?cè)诎才艜r(shí)間上都算不上是聰明的。最近由組織產(chǎn)出調(diào)研企業(yè)Day-Timers公司所做的一次調(diào)查顯示，三分之一的工人從未對(duì)其工作進(jìn)行過(guò)規(guī)劃，很少或從未根據(jù)優(yōu)先級(jí)的高低去安排其工作?！叭藗?cè)跁r(shí)間管理上所犯的最大錯(cuò)誤是，他們不清楚自己浪費(fèi)了多少時(shí)間?！眰€(gè)人效率專(zhuān)家、《時(shí)間管理記憶漫步者》(The Time Management Memory Jogger)一書(shū)的作者佩吉·鄧肯(Peggy Duncan)認(rèn)為。

你必須要采用不同的方式去應(yīng)對(duì)這些情況，以獲得更高的效率。摩根斯坦把工作區(qū)分為為斷續(xù)性工作和連續(xù)性工作，比如處理發(fā)貨或者回復(fù)電子郵件這些短期突發(fā)的任務(wù)都屬于前者，后者則是至少需要一小時(shí)以上緊張思考的深入分析類(lèi)的工作，包括撰寫(xiě)及建立客戶(hù)檔案、研究業(yè)界動(dòng)向、分析數(shù)據(jù)、發(fā)展業(yè)務(wù)聯(lián)系和親自出席的會(huì)議等。摩根斯坦認(rèn)為：“連續(xù)性工作可以讓你認(rèn)清自己到底是個(gè)打工者還是創(chuàng)業(yè)者。如果你提前做好計(jì)劃，在閑暇的時(shí)候則剛好是進(jìn)行連續(xù)性工作的最理想時(shí)期?！?/p>

羅夫曼給出了一個(gè)在閑暇時(shí)期可以進(jìn)行的工作清單：比如促銷(xiāo)宣傳、列出自己需要閱讀并與員工分享的文章、開(kāi)發(fā)新的聯(lián)系人、實(shí)行新的工作流程等。在近期的幾個(gè)項(xiàng)目中，她也運(yùn)用閑暇時(shí)段進(jìn)行回顧?！澳悴⒉粌H僅要在閑暇時(shí)段啟動(dòng)一些新工作，你也應(yīng)該堅(jiān)持跟蹤那些在繁忙時(shí)期完成的工作。”她說(shuō)：“在繁忙時(shí)，更要強(qiáng)化人際關(guān)系網(wǎng)的維護(hù)、銷(xiāo)售支持、頭腦風(fēng)暴活動(dòng)以及保持正確的流程。”

對(duì)許多公司來(lái)說(shuō)，都會(huì)遇到周期性的閑暇時(shí)段，這就需要提前做好計(jì)劃。摩根斯坦建議對(duì)連續(xù)性項(xiàng)目指派一個(gè)計(jì)劃小組。“如果遇到了意料之外的低谷時(shí)段，你可以求助于這一計(jì)劃小組，他們會(huì)給出項(xiàng)目列表?！彼f(shuō)。

在低谷時(shí)段很適合開(kāi)發(fā)新的業(yè)務(wù)聯(lián)系、組織和設(shè)計(jì)新的系統(tǒng)，但不要同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)，因?yàn)檫@會(huì)損及到你的工作效率?！耙坏┠汩_(kāi)始了一項(xiàng)工作，最好一直堅(jiān)持下去而不是做做停停。”摩根斯坦說(shuō)：“如果你正在給客戶(hù)關(guān)系網(wǎng)打電話，最好連續(xù)做完。”

羅夫曼認(rèn)為要使低谷時(shí)段更有效率，需要一種實(shí)用的方法，而不是下意識(shí)的生理反應(yīng)。“我能想到的最沒(méi)有效率的事情就是坐在電腦前無(wú)所事事，”她說(shuō)，“要控制好低谷時(shí)段，把它變得更有效率?！?譯/郭依峰)