論采購信息化的發展

[摘要] 本文對采購信息化的發展進行了研究，將發展過程劃分為四個階段，探討了采購信息化建設實施的一些措施與方法。

[關鍵詞] 采購 信息化 數字化 一體化 虛擬化

一、引言

信息化是當今社會的迫切需要和必然選擇。通過信息化降低采購成本，提高采購效果和效率，從而提高企業收益成為采購信息化發展最為重要的目標。經歷了計算機和互聯網的誕生和發展，經歷了B2B、B2C、C2C、EDI的電子商務早期，采購信息化已經逐步邁入成熟的時期。電子商務在我國取得了一系列進展，也標志著我國采購信息化進入了新的階段。

二、發展過程分析

階段分析是發展過程研究的重要組成部分。通過對“信息”和“信息化”的思索，基于社會信息化和企業信息化發展的研究，本文將采購信息化劃分為四個階段:分別是采購數字化、采購一體化、采購虛擬化和采購智能化。采購智能化受目前理論和技術的限制，仍處于萌芽時期，尚不能被廣泛應用，不在此贅述。下面具體分析前三個階段。

1.采購數字化。采購數字化，在實踐中經常被稱為“電子商務”，是采購信息化的最初階段，也是最基本的階段。信息是事物狀態的屬性，數據是信息能直接被處理的主要表現形式之一。數字化即將事物狀態的屬性通過數據表現形式表示出來，從而能夠被電腦或其他設備進行自動處理，得到信息化的應用。只有通過對采購信息進行數字化表達，才能通過數據分析來更好地完成采購業務與管理工作。采購信息已被數字化并得到處理的對象主要有資金、訂單、供應商、產品，見圖1。

(1)采購數字化中最先被數字化的是資金信息（財務）。財務電算化（數字化）極大地方便了采購財務信息的處理，能夠隨時獲得所需的各種數據，已經在不同類型的各種企業得到廣泛應用。資金是企業目標實現的最主要對象，通過減少采購成本實現利益最大化。

(2)供應商信息。將采購相關的供應商信息進行數字化，方便了信息的保存和搜索，也提供了信息更高級應用的可能，常見的有供應商關系管理（SRM）系統。通過SRM系統，可以加強與供應商的相互溝通，保持與供應商的長期合作。通過供應商選擇與管理有利于長期采購利益的最大化。

(3)訂單信息。訂單（合同）是采購信息化的最基本單元。它本身包含了產品、資金、供應商三方面的信息，是一個較為完整的組合信息單元。訂單信息數字化的實現，也就成為采購數字化核心的工作。一旦實現訂單信息的數字化管理，即標志著采購信息化管理（MIS）系統數字化階段的基本完成。

(4)產品信息。產品信息數字化的目的是為保證和提高采購質量，采購質量是采購最為關鍵的環節，也是采購最難信息化的部分，其種類繁多，數據復雜，處理起來較為復雜，目前主要通過數字標簽，尤其是無線射頻標簽（RFID）實現部分數據的信息化管理，已經廣泛應用在物流領域，可以近忽實時地獲取采購的產品的位置等狀態信息。

2.采購一體化。采購一體化其實質就是在采購與供應鏈管理理論的支持下進行流程重組，從而通過供應鏈的優化實現更好地采購。其中，美國軍方將這個過程以持續采辦與全壽命周期支持（CALS）的方式進行。如果采購一體化范圍拓展到全世界，在實踐中稱之為“全球采購”。

采購一體化必須建立在采購數字化的基礎上。通過采購數字化提供的采購信息基礎，實現采購信息的共享應用，一體化也就是信息綜合應用。從企業整個管理過程來看，采購一體化必然將采購融入整個管理過程中，實現資金流、信息流、實物流三流合一，才能實現信息綜合應用，見圖2。

從資金流來看，采購一體化在企業外部需要信息化金融的基礎支撐，從而實現支付收款，成本管理及控制，在企業內部需要實現原有相關MIS系統的集成，通過流程重組更好地實現資金管理，提高資金利用率。

從實物流來看，采購一體化在企業外部需要信息化物流的基礎支撐，從則實現所需采購的物品裝載、運輸、分發及相應的管理與控制，在企業內部通過原有物流中心及相應的倉庫等儲存分發系統實現聯動，保證和提高采購質量。

從信息流來看，采購一體化需要得到企業資源計劃（ERP）系統的支撐，在企業外部實現與供應商的相互溝通和操作，在企業內部實現其他部門的相互溝通和操作，從而減少管理成本，提高采購效果和效率。

一旦實現采購的資金流、實物流和信息流在企業能夠無縫流動，就標志著采購一體化階段的基本完成。不同的信息也是對應有其共享范圍的，需根據企業的具體情況在規定的范圍內進行共享與應用。一體化也是有范圍的，只有內部與外部實現多個供應鏈的節點間實現信息互動直到互操作，才能充分利用采購一體化的優點，將采購業務與管理成本控制到理想的水平。這是目前采購信息化發展的最重要階段。

3.采購虛擬化。采購虛擬化，必須建立在各種虛擬技術的基礎上，采用虛擬構架完成整個采購活動。采購虛擬化必須建立在采購一體化的基礎上。采購虛擬化是今后采購信息化的發展方向，目前僅在部分領域有創新性應用。

通過虛擬產品進行采購是采購虛擬化最明顯的創新性應用之一。真實產品才是采購的主要目標，但虛擬產品可以為采購提供與真實產品幾乎相同的全面質量信息，可以為真實產品的采購提供優先應用測試，進一步提高采購效率。但現在的技術并不能完全做到這一點，造成虛擬產品品質失真較為嚴重，反而影響了后續采購的工作。虛擬產品也將和設計與制造結合起來，進一步完善企業一體化進程，為采購提供更好地效果，提供更高的效率。虛擬產品與設計在房地產、機電、數碼與軟件等產品領域得到應用。

采購過程虛擬化是采購虛擬化另一創新性應用之一。美軍于20世紀90年代提出了基于仿真的采辦（SBA），將成為虛擬采購的重要組成部分。SBA將建模與仿真（MS）技術應用于采辦領域，形成了與產品、項目相關的采購過程的虛擬應用。虛擬與仿真不同，仿真是從實踐上升到理論，而虛擬是在仿真的基礎上進行的再創造。如上文的虛擬產品，其作用是為用戶關注的產品信息提供虛擬化應用，其他信息可以略去。采購只是采辦的組成部分，SBA比虛擬采購范圍要廣泛，但關于虛擬采購的應用并不全面。

虛擬采購不僅僅包括通過虛擬產品進行采購和采購過程虛擬化兩個方面，還可能通過虛擬企業實現整個產品的設計生產和采購，有待今后進一步研究并創新。

三、實施措施與方法

1.加強采購數字化。數字化是不可逾越的階段，也是基礎性工作。很多采購相關的企業和組織部分或初步實現了采購數字化，仍面臨不斷加強的現實問題，需要認真分析，科學應用。

數字化以及后續的信息化進程的實施并不意味著就一定能取得高效，還必須與相關人員有機結合。比方說，應用了采購數字化系統，增加了相應的管理成本，特別是相應的工作人員還無法有效利用這個系統時，反而會造成資源的極大浪費，甚至嚴重影響采購工作的完成。

采購數字化實施時要優先考慮好與其他數字化應用的銜接，也為日后的采購一體化提供方便。比方說，很多企業采用了許多非采購領域的信息化應用，如計算機集成輔助制造系統CIMS（數字化生產），供應鏈管理SCM，供應商關系管理SRM等，實現采購數字化，相互間的數據不兼容，有時連手動都無法實現完整流程，更談不上采購效果的提升。

2.推進采購一體化。從目前的情況來看，實現采購一體化才標志著采購信息化的基本完成，此時整個信息化系統已經能夠充分發揮作用，其采購流程能夠得到盡可能的優化。

采購一體化可以逐步推進，尤其是與其他部門或外部組織的信息化合作時，需相互配合才行。此時，必須對采購一體化進程進行可行性和可靠性分析，只有通過一體化能夠獲得足夠的利益或好處時，才有必須同步推進一體化進程，否則會適得其反。

采購一體化也可以與采購數字化并行推進，也是很多企業或組織實現信息化跨越式發展的重要途徑，也是利用技術后發優勢的成熟方法，能夠更為快速地初步實現采購一體化，并在應用過程中不斷完善數字化和一體化。

3.開展采購虛擬化。采購虛擬化是今后的發展方向。開展采購虛擬化，可能在特定行業獲得技術上的優勢，從而獲得一定的收益，但花費的代價較高，僅適合于一些大中型企業開展已經被驗證有效的應用或其他更好地創新性應用。

四、結論

采購信息化發展可劃分為多個階段。自從我國加入WTO后，各企業或組織在采購信息化發展中取得了一系列成功，其中部分企業或組織已經基本實現了采購數字化甚至一體化，今后仍需加強采購數字化、推進采購一體化、開展采購虛擬化，通過采購信息化建設在全球競爭中保持和提高核心競爭力。

參考文獻：

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