淺析企業的信息管理與知識管理

[摘要] 知識管理和信息管理都是有效運用資源追求企業績效最大化。信息管理是通過資源的合理配置有效地滿足信息需求的目標；知識管理是基于企業對知識創新的需要而發展起來的一種管理活動。企業的價值理念、產品屬性、人文環境千差萬別，因此很難有統一的管理模式，任何企業的知識與信息資源管理都需要創造性。企業管理者應根據企業的實際情況確立管理模式，搭建符合自身需要的高效科學的知識與信息資源管理平臺。企業知識與信息管理的策略：搭建科學合理的企業文化治理結構；樹立企業理想；建立完善的制度；合理設定管理指標；正確識別知識與信息管理的不同特征；加強企業知識與信息庫建設等。

[關鍵詞] 企業 信息管理 知識管理

企業的生存與發展依賴于對企業內外信息的綜合利用能力，包括對外部市場信息、公共資源信息以及對企業內部信息如生產資源信息、產品開發信息、產品質量信息、市場銷售信息、市場反饋信息等的搜集、處理和利用能力，所有外部信息只有在高效的轉化為企業的內部信息并經過正確處理后才能轉變為企業的業績和競爭力。在經濟環境法制化的推動下，企業外部信息的透明、公共屬性特征將日益強化，因此從企業生存、發展、并不斷推動業績成長的角度來看，企業內部信息的搜集、處理、反饋和利用等一系列流程的正確與高效成為企業在經營管理中的關鍵環節，這就是我們所熟悉的信息管理。資本追逐利益最大化的本性決定了以資本為根基的企業首先要使企業的盈利能力最大化，這一巨大的力量驅使企業必須最大限度的加快流動資金流轉效率，流動資金流轉效率是由企業內部知識資源、產品物質資源（包括原材料、半成品、成品）的流轉效率決定的。產品物質資源的有形、簡單特征使企業在實際管控中較容易達到管理目標，而知識資源由于具有巨大的彈性導致對其進行有效管控難度較大，對知識資源管理的最終目的是提高附著于知識資源的資金的流轉效率。這就要求企業必須對知識資源進行正確高效的管理，搭建科學高效的知識管理平臺成為獲取和利用知識、提高企業績效的要素。

知識管理和信息管理都是有效運用資源追求企業績效最大化。信息管理的目標是有效滿足信息需求，信息管理的手段是通過資源的配置來實現其目標；知識管理是基于企業對知識創新的需要而發展起來的一種管理活動（管理機制）。雖然信息管理與知識管理在產生的背景、目標、管理內容及理論基礎等方面存在較大差異，但它們的作用基本一致。通過信息管理對企業的經營進行調節和控制、優化決策和資源整合，提高企業經營的效益。同時通過對知識資源的系統化和有效管理，實現知識的共享、創新和增值，最大限度地掌握和利用知識資源，提高組織和個人的應變能力、創新能力和競爭能力，從而提高企業的績效。

一、企業知識與信息資源管理架構的搭建

1.企業知識與信息資源管理架構的常見形式。

(1)塔型架構，這是一種在大型企業中常見的傳統資源管理架構。此類管理架構是依照企業的塔狀組織結構搭建的，其優點在于產生在不同層級的信息在經過一般性篩選處理后逐級傳遞，可以減少重大決策判斷失誤，缺點是效率低下和容易產生信息失真。

(2)樹型架構，這是一種適宜于中小型企業的資源管理架構，此類管理架構是依照企業的垂直組織結構搭建的，產生在不同層級的信息在經過一般性篩選處理后都直接傳遞給最高層級，其優點是高效，缺點是極易產生重大失誤。

(3)扁平型架構，這是一種現代化的企業資源管理架構，它是依照企業扁平化的組織結構而搭建的資源管理平臺。這種平臺的搭建是以高素質的管理人才和團隊成員為核心，企業要努力使每一個崗位的成員都能成為知識和信息的搜集者、識別者、使用者和管理者。這種架構可以較大程度的簡化資源傳遞處理的流程，因此不僅可以有效避免過程的失真、也極大的提高了資源流轉效率和正確決策效率。

2.不同管理架構對管理資源的掌控分析。

(1)在塔型和樹型管理架構中，信息采集末梢單元發達靈敏，信息采集量龐大，是一種快速的采集方式。但是由于各種各樣的原因，管理者通常會陷入洪水般的信息流中而不能自拔，如果加上企業管理者試圖做出更多的決策，限于管理者自身不可能成為企業中所有領域的行家里手，決策失誤是不可避免的。在這種模式下長期工作的各層級管理者的能力會隨著時間的延續而弱化，信息傳遞過程中產生信息失真將不可避免。因此要發揮好這兩種管理方式的優越性，除運用現代化的信息管理方法如：ERP信息管理系統外，必須培養各層級相關人員對信息的正確搜集、識別、處理和管理能力。

(2)在扁平型管理架構中，由于管理扁平化的初衷之一就是為了提高效率、減少信息失真，要求從企業團隊的每一個基層成員、最小單元的管理者向上追溯到企業的最高管理者都必須具備與自身崗位職責相匹配的知識、信息管理能力，這種架構一旦搭建完成，由于大部分日常信息都已經在相應的崗位上高效正確處理，匯集到主渠道里傳遞的信息數量將逐級減少、重要性逐級增強、透明性逐級改善，這將會使領導者尤其是最高決策者，能夠從洪水般的信息流中脫身，致力于處理事關企業決策的重大信息，從而制定正確的政策、調整企業的航向，推動企業業績的持續增長。需要強調的是，扁平化管理成功的基礎是改革領導方式和管理方式，構建科學合理的管理機制，培育能力具備的團隊成員，尤其是各管理單元的管理人員，這是一個經常性的工作。

3.根據企業實際運營模式搭建科學的管理平臺。企業從建立初期的粗放式管理、高速成長期的制度化管理到確立企業的核心經營理念、培育出完善的企業文化的成熟期，企業的價值理念、產品屬性、人文環境千差萬別，因此很難有統一的管理模式，任何企業的知識與信息資源管理都需要創造性，在知識與信息資源管理的每一個環節，都可以蘊藏著管理方式的創新。這種差異化是企業自身發展的內在要求，接受這種差異化將為企業營造可孕育出先進的管理理念和創新活動的基本氛圍。企業管理者應根據企業的實際情況確立管理模式，搭建符合自身需要的高效科學的知識與信息資源管理平臺。

二、企業知識與信息管理的策略

1.搭建科學合理的企業文化治理結構以確保知識、信息流轉過程中的真實性和準確性。由于知識、信息循環本身引起的企業運轉是否良性取決于其在整個循環過程中是否失真和各環節知識、信息處理者的主觀作用，搭建科學合理的企業文化治理結構可以最大限度的確保知識和信息流轉過程中的真實性和處理者的責任感。以先進的企業文化引導企業走上持續發展的道路，確保知識和信息管理的正確快捷。

2.通過樹立企業理想引導組織成員不斷為企業文化注入新的內涵。企業不可能僅依附于資本的增值本性保證企業業績的持續增長和持續生存。無數的事實證明，只有那些把資本賦予必要的社會屬性的企業才可以生存的更久。這其實就是要求企業的領導者要有理想，其中心內涵是領導者必須有兩種核心的責任感，其一是有責任使企業保持持續增長，其二是要在力所能及的范圍內通過有意識的主動行為促進社會的進步和持續發展，即要承擔與自身能力相匹配的社會責任。不僅如此，企業領導者還應努力把這種個人行為變成企業的行為，變成每個團隊成員的行為，最終成為企業文化的核心內涵。在這樣的指導原則下，能夠在團隊內部營造誠實、勤奮、輕松、開放的工作氛圍，使每一個企業成員都成為高效正確的資源利用者和管理者，推動績效不斷提高。

3.建立完善的制度是企業資源規范化管理的基礎。管理制度的搭建必須建立在人性化的基礎上，知識與信息管理突出的特征表現在管理的剛性和柔性上，剛性是指知識和信息表達內容的證據、依據屬性，柔性指的是知識和信息內容或隱含內容的不確定性和彈性。在知識和信息的搜集、處理、反饋、管理過程中有關環節的人員會將自己理性或非理性的判斷、思想賦予流過的信息。團隊成員中的差異性、個性化行為特征，有利于提高企業的敏感度。但這種行為特征對保證知識、信息流程中的真實性卻是有害的。因此必須規范人們在知識和信息處理中的行為，即在深刻理解人性的基礎上，建立完善的制度來約束每個成員，確保企業運作的聚合性作為企業管理的基礎。

4.根據知識與信息管理的特殊性，合理設定管理指標。企業知識與信息管理的特殊性在于其剛性和柔性特征并存。剛性特征如：科研人員開發產品的數量、產品的技術指標等具有剛性特征，其易于衡量、量化考核，因此在重視實際績效的企業里，管理者很容易依據信息的剛性屬性如客戶要求而制定大量的剛性指標，依據剛性指標進行業績考核。這種考核方法在信息搜集、輸入、傳遞、處理、反饋和管理過程都是良性和透明時，是行之有效的。但實際上所有的信息搜集、輸入、傳遞、處理、反饋、管理、及最終的處置都具有不確定性，這就是管理的柔性特征，如產品的性能指標往往是有限的，而產品性能是無限的，性能指標不能完全涵蓋性能。當這種不確定性的程度不可預知時，管理者在實際工作中就必須考慮管理的柔性特征，這就涉及到人性方面。制度可以約束人的行為，卻無法約束人的思想；考核可以使人完成既定有限的產品性能指標，卻不能約束他開發出完美無缺的產品；因為人人都知道缺陷是永存的，追求完美的動力更多地來源于人的思想。從某種意義上來說，柔性特征決定知識與信息管理乃至績效管理的成敗，管理者過于關注剛性特征如產品的性能指標，必然會引導具體工作者去努力實現既定的有限目標而忽略產品的真實性能，這也是很多企業績效低下以及科研成果難以轉化成產品的癥結所在。就具體的管理項目來講，管理者首先要做的是根據項目預研階段獲得的信息包括國內外該項目產品的發展歷史、現狀、發展趨勢來甄別項目的剛性和柔性特征中哪一個占主導地位，并以此為基礎制定不同的過程管理細節。需要特別注意的是，柔性特征占主導地位的項目難以實現預期目的的可能性遠遠大于剛性特征占主導地位的項目，對其進行量化考核非常困難。為實現更有價值的目標，管理者就必須隨時關注過程信息，并逐步完善充實預期目標，及時給出指導性的意見，以達到確保績效增長的目的。

5.加強企業知識與信息庫建設，增強企業核心競爭力。企業應建立一個廣納企業內部和外部的知識與信息來源的機制，提供各種開放性的學習條件，建立能讓豐富的信息和寶貴的知識不斷更新的企業知識與信息庫和顧問團隊，使企業保持活力。因此，一是要有效組合知識與信息，使之成為系統的開放的資源；二是要繼承和延展知識與信息的管理，使之不斷演化和完善；三是要重視人的動態資源，讓廣大員工都成為知識與信息庫的建設者；四是要做好知識與信息的選擇、組織和管理，篩選并傳播最相關和最有用的知識和信息。從而使企業能便捷、充分地獲得知識分享和信息利用，推動企業創新，達到增強企業核心競爭能力，提高企業績效的結果。

三、結束語

知識和信息已經成為企業組織中最重要的資源和可持續競爭優勢的源泉，信息管理和知識管理成為企業戰略的核心。從企業生存、發展、并不斷推動業績成長的角度來看，企業信息的搜集、處理、反饋和利用等一系列流程的正確與高效是企業在經營管理中的關鍵環節，而企業的學習能力和知識運用能力對其核心競爭力的提高起著至關重要的作用。因此，企業要搭建科學高效的知識與信息資源管理平臺，對企業的知識和信息進行明晰化、系統化的管理和利用，培育能力具備的管理團隊和工作團隊，推動企業創新，從而提高企業組織整體的績效。

參考文獻:

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