商務英語信函中的禮貌原則

[摘要] 本文分析了 Leech的“禮貌原則”，指出在商務英語信函寫作中應遵循得體準則、尊他性準則和一致準則。

[關鍵詞] 商務英語信函 禮貌原則 準則

一、 引言

作為國際商務活動中的重要載體，商務英語信函是買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據，反映了雙方的文化背景和各自的利益，在國際商務交際中起著舉足輕重的作用。隨著全球經濟一體化的出現，國際貿易飛速發展，商務英語信函的寫作質量越來越引起重視。本文將從Leech提出的禮貌原則出發，探討商務英語信函寫作應遵循的得體準則、尊他性準則和一致準則。

二、禮貌原則

英國語言學家 Geoffrey Leech提出的禮貌原則（politeness principle）是語用學早期的主要研究成果之一，反映了人們對交際現實的假設或解釋。 Leech認為，人們在語言交際中，都在自覺不自覺地遵守著語言的某種原則，即說話人與聽話人之間應盡量地表示禮貌（maximize the expression of polite beliefs）和盡量減少不禮貌的表達方式（minimize the expression of impolite beliefs）。在吸收美國語言哲學家Grice（1975）提出的關于“會話含義”（conversational implicative）及言語交際的 “合作原則”（cooperative principle）的基礎上，Leech 于1983年在《語用學原則》（Principles of Pragmatics）一書中，系統地提出了“禮貌原則”理論。

根據 Leech的設計，“禮貌原則”理論框架下應該有策略（tact）、慷慨（generosity）、贊譽（appreciation）、謙虛（modesty）、一致（agreement）和同情（sympathy）六條準則。Leech 認為，在這些準則中，策略準則頭等重要，是指導人們成功交際的普遍準則，其具體內容是減少表達有損于他人的觀點，盡量多給別人利益；慷慨準則是指說話人要盡量減少表達利己的觀點，盡量擴大對自己的損失；贊譽準則的基本表現是少說不贊譽別人的話，即盡量多贊譽別人；謙虛準則的做法是少說自己的好話，多說自己的不是； 一致準則是指談話者要少說一些和別人不一致的話，多說一些和別人一致的話；同情準則是指盡量縮小自身對對話人的漠然，盡量多地同情對方。總的來說，“禮貌原則” 的核心內容就是盡量做出讓步，使對方從中獲益，從而使交際順利進行，并使自己從中獲得更大的利益。

三、禮貌原則在商業英語信函寫作中的應用

商務信函作為一種書面語言交際的介質，同樣應該遵循禮貌原則，只有這樣，才能寫出得體的、能保證商務交際活動成功進行的信函。商務英語信函中的禮貌原則主要遵循的是三個準則，即得體準則、尊他性準則和一致準則。以下筆者將對此進行詳細分析。

1.得體準則

商務英語信函的寫作應該禮貌得體，應盡量避免自以為是、責備、貶低對方的口氣，盡量避免使用表示不良情緒的詞， 因為這些會損害友好合作，從而影響貿易的順利進行。例如:

We reject your order. (我們不接受你方的訂單。)

為了最大程度地爭取客戶和利潤，在雙方出現分歧時，商務英語信函的寫作應盡量體現禮貌得體，此句中表示“斷然拒絕”的 reject顯然使用得不夠得體，應改為：

Unfortunately， we have been unapt to accept your order. (很遺憾，我們不能接受你們的訂單。)

另一方面，雖然在商務信函中需要表達一定程度的謙恭以表達必要的禮貌，但也要避免使用過于謙卑的語氣，因為這樣反而會引起對方反感或有損自身形象。如：

We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

此句過于誠懇的道歉，可能給對方虛情假意的印象，不如改為：

We apologize sincerely for the inconvenience you have suffered.

2.尊他性準則

尊他性準則是指在寫作商務英語信函時，應站在對方的立場看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，使對方感到自己的重要性受到尊重，從而鼓勵對方與我們合作。具體表現為，在寫作商務英語信函時，我們應盡量使用第二人稱代詞(you ， your ) 而少用第一人稱代詞( I ， we ， my ，our)。例如:

a.You are requested to amend the L/C as follows:(請你方修改信用證如下:)

b.We shall appreciate your amending the L/C as follows:(我們將感謝你方修改信用證如下:)

同樣是要求對方修改信用證，上例中a句采取的是我方立場（We-attitude），從我方的利益出發表達了對對方的要求，讓對方感覺你是在下命令，對他們不夠尊重。而b句采用的是對方立場 （You-attitude）， 以對方利益為出發點，采取了為對方著想的態度，比a 句更能體現出對對方的尊重和關心，更易為人接受。

3.一致準則

在實際商務活動中，雙方在利益方面總有些分歧或沖突，這時商務英語信函的寫作應盡量遵循一致準則，先擴大雙方的相同意見，盡量縮小分歧。例如：

We appreciate the good quality of your goods but unfortunately your prices appear to be on the side even for goods of this quality. We regret that at these prices we cannot place an order. However， we like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to introduce your goods to our customers?

這是一封對報盤的回復函，雖然對價格有異議，但為了達到讓賣方給與價格折讓的目的，買方在信中遵循了一致準則，先肯定了商品的質量，擴大雙方的共識，再提出價格分歧。這樣大大提高了交易的可能性。

四、結束語

在全球化的經濟形勢下，商務英語信函作為國際貿易的重要溝通手段，愈來愈受到人們的重視。禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助公司建構起良好的商業形象，進而做成好生意；反之，禮貌欠佳、用語不當的信函則會給公司帶來負面的影響，弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的商業形象。因此，在商務英語信函寫作中，要善于運用各種禮貌策略，積極實現貿易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿易關系，最終促進貿易活動的順利進行。

參考文獻：

[1]梅桂能:當代外貿信函英語的禮貌原則[J].中國科技翻譯，2004(2)

[2]鄭嶺:禮貌原則及其在商務英語寫作中的應用[J].上海電力學院學報，2004(4)

[3]Leech，G. Principles of Pragmatics[M].London:Longman.1983