圍繞飛行校驗業(yè)務實現(xiàn)文檔管理創(chuàng)新

中國民用航空飛行校驗中心（以下簡稱中心）成立于1989年，隸屬中國民用航空局空中交通管理局，是中國唯一的民用飛行校驗機構，承擔著中國大陸、香港、澳門范圍內所有民用機場和航路的導航、雷達、通信、助航設施以及飛行程序的飛行校驗任務。隨著我國民航事業(yè)的蓬勃發(fā)展，民用機場建設日益加強，機場及航路助航設備不斷增加，飛行校驗任務日益加重。中心在執(zhí)行校驗任務和日常維護中產(chǎn)生了大量業(yè)務技術文件，包括飛行校驗報告、飛行校驗技術通告、飛行任務書、飛行任務通知單、飛行校驗計劃單、簽派飛行計劃單、簽派放行單、飛機合同、校驗臺合同、航材訂貨合同、飛機及設備送修合同等。如何提高飛行校驗文檔管理，使之能夠更好的為中心核心業(yè)務服務成為民航檔案管理人員關注的焦點。

一、以核心業(yè)務為中心，構建文檔管理制度

中心的業(yè)務工作有其鮮明的專業(yè)特征，因此文檔內容與文檔管理也有著顯著的自身特點。基于此，我們在工作中以國家檔案工作法律法規(guī)為依據(jù)，結合中心飛行校驗業(yè)務的實際情況，在系統(tǒng)調研和詳細分析業(yè)務現(xiàn)狀的基礎上，制定了《中國民用航空飛行校驗中心檔案管理工作實施細則》及《中國民用航空飛行校驗中心歸檔文件整理暫行辦法》，形成了中心檔案管理規(guī)范體系。

其中，除完善了文檔管理崗位職責、文件歸檔制度、歸檔文件整理標準及流程等基礎性制度外，還特別增加了針對飛行校驗文件的質量控制、歸檔控制、過程管理、保密管理等方面的規(guī)定，確定了飛行校驗文件是中心文檔管理“重中之中”的原則。同時，針對校驗業(yè)務和日常管理中電子文件、聲像材料逐漸增多的情況，專門設定條款明確了非紙質載體檔案的歸檔和整理要求。在不斷摸索與實踐中，中心構建了一套以飛行校驗業(yè)務文件為核心的文檔管理制度體系，為中心校驗業(yè)務和領導決策提供了強有力的信息支持。

二、以業(yè)務流程為依據(jù)，強化文件過程管理和歸檔控制

中心圍繞飛行校驗業(yè)務流程，不斷加強文件過程管理和歸檔控制，從源頭保證業(yè)務文檔的質量和操作標準。

首先，中心在各項業(yè)務流程中強化文件管理過程中的規(guī)范化操作。業(yè)務工作的規(guī)范化是文檔管理的前提條件，文檔管理水平的高低直接影響著業(yè)務工作的質量，兩者相輔相成。中心從規(guī)范業(yè)務流程入手，編制了《工作流程手冊》，將各部門的業(yè)務規(guī)范與文件管理規(guī)范相結合，實施科學的文檔管理標準和操作流程，一方面可以更好的為校驗業(yè)務服務，另一方面可以從源頭上保證和提高文檔質量，進而以高質量的文檔管理為中心業(yè)務工作提供優(yōu)質的信息保障服務。

以校驗飛行任務的組織與實施為例。中心運行管理部飛行簽派室負責對所有飛行活動進行組織安排，負責制定飛行計劃，協(xié)調飛行中遇到的各種航務問題，并根據(jù)飛機性能計算飛行油量，限制復雜機場飛機的最大起飛重量，保證安全起飛爬升梯度不受飛行區(qū)障礙物的影響。簽派室在嚴格按照業(yè)務流程運作的同時，將各環(huán)節(jié)生成的飛行計劃單、放行單等業(yè)務文件按照規(guī)定的分類方法及時整理，同一任務文件集中存放，保證文件之間的有機聯(lián)系，并隨時編制歸檔目錄，既便于日常工作的查詢，也減輕了年底歸檔的壓力。

其次，中心在業(yè)務流程中強化對文件歸檔的控制。根據(jù)特定的要求和性質，中心不同業(yè)務環(huán)節(jié)生成的業(yè)務文件具有不同的歷史價值和保管期限；由于工作安排的限制，移交時間也各不相同。為了避免歸檔混亂、資源流失等問題的發(fā)生，中心根據(jù)各業(yè)務特性明確了業(yè)務文件的歸檔要求、歸檔時間、歸檔范圍和保管期限。

以飛行校驗報告的歸檔整理為例。飛行校驗報告是中心核心業(yè)務文件，是反映中心業(yè)務的原始資料之一。由于不同設備校驗周期等特性各不相同，因此歸檔方法也不盡相同。比如儀表著陸系統(tǒng)（ILS）一類校驗周期為270天，二、三類校驗周期為120天；助航燈光（PAPI）校驗周期為540天；全相信標/測距儀（V/D）進近臺校驗周期為540天，航路臺校驗周期為1080天；無方向性歸航臺（NDB）進近臺校驗周期為540天等。中心在詳細分析業(yè)務現(xiàn)狀的同時，參照美國聯(lián)邦航空局（FAA）的管理方法制定了飛行校驗報告歸檔整理標準。為便于日后查找利用，中心采用“時間—區(qū)域”的分類方法進行歸檔，設定了不同設備飛行校驗報告的保管期限，如電子版校驗報告及投產(chǎn)設備、特殊校驗的紙質校驗報告永久保存，儀表著陸系統(tǒng)（ILS）、助航燈光（PAPI）定期校驗的紙質校驗報告保存3年，全相信標/測距儀（V/D）、無方向性歸航臺（NDB）定期校驗的紙質校驗報告保存6年，并在不影響工作需要的情況下，于翌年6月移交中心檔案室。

三、以業(yè)務人員為基礎，落實文檔管理職責

將每項工作落實到人幾乎成為管理的精髓。中心從業(yè)務過程的文件控制抓起，遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，將文檔管理職責分別落實到中心檔案員、兼職檔案員、業(yè)務人員身上，形成中心文檔管理職責體系。中心在制定的《簽派運行手冊》、《維修管理手冊》等規(guī)定中明確了飛行校驗文件的日常整理工作是業(yè)務人員的責任，并對他們如何處置文件、管理文件進行了明確的責任劃分和規(guī)范工作。最終飛行校驗文檔管理工作不再僅僅是檔案人員的職責，而成為全體員工的共同責任，這從根本上扭轉了文檔管理的弱勢地位，同時也為飛行校驗檔案資源的建設打下了堅實的基礎。

在上述職責體系中，業(yè)務人員是基礎性角色。這是由業(yè)務技術人員獨特的優(yōu)越性所決定的。首先，業(yè)務人員是文件的編制者、使用者，最了解業(yè)務文件的形成過程、內容成份及相互間的有機聯(lián)系，這是合理整理文件的基礎，而檔案人員不具備這些基礎；其次，通過系統(tǒng)整理，業(yè)務技術人員還可以進一步檢查知識性成果的質量，為業(yè)務鑒定和成果申報做好準備。因此，中心飛行校驗文檔的系統(tǒng)整理是業(yè)務人員不可推卸的責任和不可多得的機會。

中心專職檔案人員在文檔管理職責體系中擔任組織協(xié)調、檢查指導的角色，督促中心各部門開展文件材料的積累、整理和歸檔工作，從總體上把握中心檔案工作的進展，完成檔案的日常管理和編研工作，實現(xiàn)中心檔案資源集中管理和提供利用的目標，確保室藏檔案的質量和安全。兼職檔案員在職責體系中發(fā)揮承上啟下的作用，積極配合中心檔案員的業(yè)務工作，傳達文檔管理標準和要求，負責完成本部門文檔管理的具體工作。

四、以滿足業(yè)務需求為目標，

實現(xiàn)信息資源的共享

實現(xiàn)信息資源共享是新時期檔案工作的一個重要目標，也是文檔工作信息化的發(fā)展方向。中心從實際業(yè)務需求出發(fā)，在規(guī)范紙質文檔管理的同時，引進數(shù)字化技術，推進文檔工作的信息化，探索信息資源共享之路。

中心及時對飛行校驗報告等核心業(yè)務文件進行掃描，將信息內容存儲于計算機，形成了飛行校驗報告數(shù)據(jù)庫，并將其傳輸至中心內網(wǎng)予以發(fā)布，通過建立包括地區(qū)、機場、路道、校驗種類、機組、校驗員等查詢途徑的多路徑查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子文件的模糊查詢和精確查詢，提高了查全率和查準率，滿足了業(yè)務部門隨時查詢數(shù)據(jù)、及時掌握校驗動態(tài)的業(yè)務需求。同時，將電子文件與歸檔目錄相鏈接，年終刻制成光盤存檔，實現(xiàn)了電子檔案的全文查詢。中心計劃將其他公開檔案資源逐漸在內網(wǎng)公布，實現(xiàn)共享，進而提高檔案利用效率。目前，飛行技術數(shù)據(jù)庫和飛行技術通告數(shù)據(jù)庫正在緊張的建設當中。

作者單位：中國民用航空飛行校驗中心