整理成文助你成功實現企業運營轉型

整理成文會引導你更加具體地思考希望或必須采取行動的事情。

是否真的需要整理成文?我常常從企業主那里聽到這個問題。簡而言之，因為企業運營正在轉型，答案當然是肯定的。你的確需要將許多事物整理成文。這會帶來益處。以下是幾個原因：

我們的記憶和感知都像流沙一樣，曾經清晰無比，但終究會隨著時間流逝。

說到領導一個組織，許多顧問或企業主需要更上一層樓。有必要更加戰略性地思考組織將去向何方，如何最佳地到達那里。對所需要的與能夠負擔得起的資源以及最大限度地擴大利潤等問題做出決策都被認為是公司首席執行官的職責。整理成文可以避免偏離目標，同時也幫助你成功迎接領導組織的挑戰。

書面文字能夠讓人保持專注，明確具體任務。模糊籠統的語言只會給人留下模糊籠統的印象。整理成文會引導你更加具體地思考希望或必須采取行動的事情。

最后，我們的生活在一個存在許多法律問題的社會，有時友好握手并不能解決問題。

哪些問題需要整理成文?

以下是建議整理成文的文檔清單：

簡單的商業計劃或游戲策略。

稱之為“游戲策略”，可能會讓它看上去不那么令人生畏，比較和藹可親。當運營越來越正規時，組織需要培養起制定年度書面商業計劃的習慣。確定愿景，戰略和目標，幫助每個人了解組織發展的方向和關鍵性首要任務。大多數小企業需要的此類文檔約為四頁長度。

“接觸”現有客戶和準客戶，加強品牌的營銷計劃。

營銷計劃可作為商業計劃的附件，也可以包含在商業計劃內，其中應闡明如何聯絡現有客戶和準客戶(包括需要特別聚焦的利基市場)以及如何加強自身品牌形象的戰術，戰略聯盟營銷就是其中的一個例子。兩大關鍵要素包括定位宣傳(詳細闡述你與競爭對手的不同之處)和具體時間計劃(確定在特定月份中向特殊客戶或準客戶細分市場進行營銷的策略)。將營銷日歷整理成文的好處在于當授權員工進行實施時，能夠提供簡明扼要的指示，并且可以用來輕松監督進度。

預算與預測。

轉化為正規化運營的一部分則包括預期來自現有客戶的長期或臨時營收。而對新客戶進行具有現實意義的預測，則是制定營收預測的第三個部分。當年復一年，你逐漸對統計數據投入更多關注時，預測新業務的準確性就會隨著時間不斷提高。此外，還應將下一年的預期開支記錄下來。這將幫助你進行更完善的規劃。

災難恢復計劃。

以往，這類計劃似乎毫無必要。但隨著近年來的恐怖主義事件、法規要求、身份被盜和數據安全時間屢屢發生，客戶終有一天會要求查看災難預防和恢復計劃，這只是時間問題。書面計劃也是認真驗證有效性的火警演習基礎。

員工手冊。

你當然希望盡可能擴大雇傭關系中的有形利益，當你為此承擔費用時尤其如此。處理數據安全，保密性和騷擾問題的政策十分重要，理應付諸書面。

職位描述。

有關員工滿意度的蓋洛普調查告訴我們，改變不良行為、認可卓越表現十分重要。員工們最渴望了解對他們的期望值。闡明關鍵職責對保護你最寶貴的投資——員工，至關重要。

每位員工的書面績效評估。

當你花時間將想法記錄下來時，員工就會感受到你對績效評估工作十分認真。圍繞這份書面文檔的交流對于改變不良行為、認可卓越表現來說十分重要。

流程指南。

我們思考過如何創建描述各種關鍵流程的書面文檔。好消息是這些文檔不必十分冗長。事實上，一份一覽表不僅和解釋流程的長篇大論同樣有效，還能讓新員工更容易學習，也讓你擁有輕松的工具，檢驗流程是否得到遵守。

軟硬件技術計劃。

今時今日，如果沒有技術合作伙伴，幾乎不可能解決辦公室內的所有技術需求。也許外部供應商或合作伙伴可以為你提供軟硬件計劃。技術專家也許能夠為你提供有關硬件預期使用壽命的文檔和軟件培訓手冊。

繼任計劃和應急計劃。

當嬰兒潮一代步入又一個十年時，他們開始聽到同事們心臟病發作，或其他顧問遭遇不幸。通過創建在事件引發時將自動啟動的計劃，為逝世，殘疾和退休做好準備。不要忘記在文檔內放上一封給客戶的信，簡要說明你如何預期這類概率極小的事件，并為之做好準備。

循序漸進

在閱讀上述清單時，你或許會問如何才能完成所有這些任務。請記住：循序漸進。

如果每個月只是將上述推薦的一份文檔整理成文，就意味著走出了重要一步，不到一年，企業的運作就能全面實現正規化。

維護文檔

下一個挑戰是確保對文檔進行維護。這項工作和創建文檔同樣重要，因為文檔也許只過了一年就已經過時。創建流程，確保每份文檔都能每年更新：否則，將很快就會發現每次都不得不重新開始。所有的努力都可能在短短一年內失去效力。