如何寫出符合老板口味的商業報告（下）

商業報告不是小說，因此內容越少越受歡迎。如果你自己覺得內容太少了，那說明剛好；如果你覺得內容剛好，那就太多了；如果你都覺得多了，奉勸你千萬不要發給老板了。

大多數人在制作PDT時沒有搞清楚圖片的作用，而又錯誤地認為，只要把文字放到PPT上，自然有人看，可實際上不是這樣的。根據一項調查結果顯示，大部分人在看PPT時喜歡看簡單清晰的內容，絕對不是堆滿屏幕的文字和毫無意義的圖片。

那么如何準備圖片和文字并制作PPT結構的報告成品呢?我們今天就來一起探索圖片和文字的奧秘。

封面文字

讓人正確理解PPT主題

◎常見問題：埋沒在圖片中而導致主題不夠突出或者字體不對

◎一般中文推薦黑體、英文Arial，這樣會比較正式，而不要采用宋體或者Times NewRoman字體

◎如果是英文，可以全大寫，因為全大寫的內容會讓看PPT的人減慢瀏覽速度，從而加深理解

目錄文字

幫助受眾快速理解整個PPT結構

◎常見問題：目錄沒有邏輯性，生硬，不易懂，看完即忘

◎盡量讓目錄結構表現得有邏輯性，通俗易懂，不要過于節約文字

◎加入一些可以增加邏輯的引導詞：“1 why xxx2Whatis xxx 3 How to improve xxx”之類的

標題文字

每張slide的提要，就相當于報紙的新聞標題，要求做到讓人看一眼就了解該頁的主題

◎常見問題：標題空洞，沒有具體內容，更不是精華，如“銷售策略”等沒有實質意義的標題

◎好的標題應引人入勝，一眼看去就可以理解這張Side的目的。如：“如何提升銷售額50％”

◎如果你實在不知道什么是好標題，就去多看看報紙和網站，看看人家的標題是怎么寫的，會對你有莫大的幫助

正文文字

讓人在最短的時間里看明白你的含義

◎把一大段話直接粘貼到PPT，密密麻麻，沒人愿意看

◎把大段話中的廢話去掉，只留下精華的形容詞和重要關鍵詞，如果看到“并且”“或者”和“逗號”，一定要用回車隔開形成一個個要點

◎想象一下你是怎么寫電報的，基本上就會怎么寫PPT的正文了，因為沒有人愿意在PPT看大段大段的文字，所以一定要變成短句再去掉語氣詞，效果會很好

標注文字

用來對圖表或圖示作標注，起到看圖說話的效果

◎很多人不大使用標注文字，情愿在圖表或概念圖下方不起眼處寫一段文字，也沒有想到直接用標注框把文字放在要表達的內容旁邊

◎利用Office自帶繪圖工具欄中的標注框，直接將文字標注到重要圖表或概念圖的旁邊，通俗易懂

◎選用空心有色邊框的標注框，標注的文字要注意字體：同樣是用黑體和Arial

總結

圖片和文字技巧是非常有用的PPT技巧，這會直接關系到PPT報告的成敗，在介紹了這兩大工具使用的注意事項后，我們來回顧一些最佳實踐：

◎圖片可以從Google非常方便地搜索到；

◎充分考慮到圖片的精度，太大尺寸的圖片是浪費，太小尺寸的會出現嚴重的馬賽克，50k到100k是比較正常的PPT圖片尺寸；

◎寫好你的腳本后一次性收集圖片，而不要邊做PPT邊收集，這樣會很浪費時間；

◎文字和圖片的邊緣要對齊，不要坑坑洼洼；

◎10秒鐘之內如果不能看懂一張PPT的大概意思你就已經失敗了，所以只有好的標題才可以幫到你；

◎盡量不用顏色(用灰色)或者用淺色來開始你的PPT，就像女生化妝、燒菜一樣，由淺至深、從少到多比較容易；

◎商業報告不是小說，因此內容越少越受歡迎。如果你自己覺得內容太少了，那說明剛好；如果你覺得內容剛好，那就太多了；如果你都覺得多了，奉勸你千萬不要發給老板了。