銷售管理信息系統的開發與設計

[摘 要] 隨著市場經濟的發展企業面臨著愈加激烈的競爭，銷售管理信息系統已經成為現代企業提高核心競爭力的有效手段。本文以典型的工業制造企業為假想主體，提出了簡潔高效的銷售管理流程并設計了本銷售管理信息系統。

[關鍵詞] 銷售管理 管理信息系統 合同管理

隨著經濟的迅速發展和全球化進程的加快，現代企業的規模不斷擴大，業務愈來愈復雜，依靠傳統的手工操作進行銷售管理的現代企業會由于效率的低下而舉步維艱，所以管理信息化已經成為企業發展的必然之路。一般認為銷售管理信息系統是集成了計算機網絡技術、通信技術、信息處理等相關技術，對信息進行收集、傳遞、存儲及加工處理的一個人機交互的智能化計算機系統。銷售管理信息系統可以建立適合信息時代的銷售管理結構和運行方式，實現銷售管理的標準化、數字化、可視化、實時化，用科技手段推動銷售管理工作由粗放走向精確，由模糊走向清晰，由靜態走向動態。

一、用戶需求分析

1.系統用戶分析

典型的工業制造企業直接涉及銷售業務部門有：(1)管理部門。負責公司的整體經營運作，對公司的整體業績負責，審批重要的銷售項目；(2)銷售部門。負責發展客戶，預測客戶的需求，跟蹤整個銷售過程，簽訂銷售合同，將訂貨情況通知生產部門，將收款信息通知財務部門，并維護客戶關系；(3)生產部門。負責根據計劃安排生產，負責組織生產公司經營產品，給簽訂合同的客戶發貨，定期作發貨報表上交公司管理部門；(4)財務部門。負責管理客戶付款信息，在獲得了銷售部門的付款信息的基礎上，結合生產部門的出貨情況，按照合同的條款進行收款活動。

2.客戶信息管理需求

客戶信息管理的需求主要包括兩個方面：(1)新客戶建檔。當成功發展了新客戶時，銷售人員通過銷售管理信息系統錄入并保存新客戶的相關信息；(2)老客戶信息完善。當老客戶信息發生變化時，銷售人員可以通過該系統修改或刪除該用戶。客戶信息管理涉及的數據主要是包括客戶名稱，電話和信用等級等重要內容在內的相關信息。

3.合同管理需求

合同管理主要包括以下6個方面的內容：(1)預簽合同。銷售代表與客戶達成初步意向后將相關信息錄入系統，并保留修改的權限；(2)合同審批。用戶在系統內設定各級領導的審批限額，對于具有重要性的合同應由公司董事長或其他同等機構審批，一旦合同審批通過就不允許對價格等實質性的條款做任何修改；(3)簽訂合同。銷售總監有權根據合同審批的結果與外部主體簽訂銷售合同，而且一經銷售總監確認該合同就成為可執行合同，并作為向生產部門配產的主要依據；(4)發出貨物。在合同規定的時點生產部和銷售部共同組織發貨并將發貨情況詳細錄入系統；(5)開具發票并收款。財務部門根據銷售合同向客戶開具發票并責成銷售部門及時回收款項；(6)售后服務。銷售部門應及時采集產品售后信息作為生產部門售后服務的依據，并將其提交給管理部門以作決策之需。

4.查詢統計需求

根據用戶的查詢條件輸出查詢信息是本系統的主要功能之一。查詢統計需求主要包括以下幾個方面：(1)合同信息查詢。對合同的交易額、交易客戶和標的物等信息查詢；(2)客戶信息查詢。有權限的用戶可以對客戶信息進行查詢；(3)發貨信息查詢。生產部門和銷售部門可以對發貨信息進行查詢和統計；(4)發票信息查詢。財務部門和銷售部門可以對發票信息進行查詢和統計；(5)收款信息查詢。財務部可以對收款信息進行查詢和統計；(6)查詢/統計員工銷售業績。公司領導和銷售總監可以對銷售人員的業績進行查詢和統計。

5.系統維護需求

系統維護的需求主要包括以下三個方面：

（1)用戶權限維護:不同部門和職位的員工對系統有不同的操作權限，管理部負責對員工的權限進行維護，具體人員權限的權限如下：①銷售人員。銷售人員有客戶查詢權限，客戶增、改、刪權限，合同查詢權限，合同增、改權限，訂單增、刪、改權限，產品查詢權限；②管理人員。管理人員有客戶查詢權限，合同查詢權限，合同信息的增、改權限，合同的刪除權限，產品查詢權限，員工查詢權限；③生產部。生產部門有客戶查詢權限，合同查詢權限，發貨的增、刪、改權限，產品信息查詢權限，產品信息增、刪、改權限；④財務部。財務部有合同查詢權限，發票的增、刪、改權限，收款的增刪、改權限；⑤人事部。人事部有員工信息的增、改、刪權限。

（2)維護產品信息：生產部門負責對產品信息進行維護，可以增加新產品信息，修改或刪除已有產品信息。

（3)數據轉存：系統維護人員負責對數據庫中的各類數據進行轉存以保證數據的安全和完整，需要轉存的數據包括：合同信息、訂單信息、發貨信息、發票信息和收款信息。

二、系統的設計與實現

1.系統模型選擇

本系統用于公司內部銷售信息的管理，開發完成后在公司內部運行，因為用戶較少，所以本系統采用三層Browser/Server體系結構?？紤]到數據的安全完整性，以及服務器的高性能特點，在一臺服務器上安裝Microsoft Windows NT Server，數據庫采用Microsoft SQL Server 2000。三層Browser/Server體系結構分別是業務邏輯層、顯示層和數據層。業務邏輯層位于顯示層和數據層之間，封裝了與系統關聯的應用模型，并把用戶表示層和數據庫代碼分開，提供客戶應用程序和數據服務之間的聯系，主要功能是執行應用策略和封裝應用模式，并將封裝的模式呈現給客戶應用程序。根據實際情況，選擇ASP/ADO來實現WEB端的數據庫技術。在客戶端通過IE瀏覽器接入，使系統具有友好的界面，有助于用戶理解和高效的定位應用服務。

2.系統保密模式選擇

在商業數據納入信息系統后，對系統的安全性有了更高的要求，因此系統對關鍵操作引入了硬件key認證方式。

首先，我們看一下傳統的“密碼+用戶名”認證的缺陷：(1)如密碼位數太長，難于記憶，而密碼太短，容易破解。實際應用中密碼長度很難超過10位；(2)密碼易擴散，易得到，例如偷窺或通過木馬程序記錄操作者輸入的數據，還可以攔截傳輸的數據，進行分析查找到密碼；(3)密碼可以被多人使用，無法統計真實地使用情況。

為了解決以上問題，保證傳輸數據的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否認性，本系統拋棄古老的“密碼+用戶名”的認證方式，改用數字證書的認證方式；私鑰是存儲在一個Ekey上的，用PIN碼保護，在使用私鑰時，只要將Ekey插到計算機上即可。這也就是所謂雙因子身份認證，它要求兩部分（軟的和硬的）同時正確的時候才能得到授權進入系統，而這兩部分因為一軟一硬，他人即使得到密碼，因沒有硬件不能使用；或者得到硬件，因為沒有密碼還是無法使用硬件。這樣彌補了“密碼+用戶名”認證中，都是純軟的，容易擴散和容易被得到的缺點。

3.數據庫設計

為了保證系統功能的實現，本系統設計了相關的數據庫，數據庫中所包含的表的表名，字段分別如下，其中帶下劃線的為關系主碼。

（1)合同信息（合同編號，合同名稱，客戶編號，員工編號，合同狀態，合同預計簽訂日期，合同提交日期，合同審批日期，合同簽訂日期，合同金額，合同累計發貨金額，合同累計發票金額，合同累計收款金額）。

（2)客戶信息（客戶編號，客戶名稱，負責人，電話，地址，所屬銀行，銀行賬號，企業規模，員工編號）。

（3)訂單明細（訂單編號，合同編號，產品編號，數量）。

（4)發貨明細（發貨編號，發貨日期，合同編號，發貨批次，產品編號，數量）。

（5)員工信息（員工編號，員工姓名，員工所屬部門，職務，權限，口令）。

（6)產品信息（產品編號，產品名稱，產品價格，產品類型，產品庫存）。

（7)發票明細（發票編號，合同編號，合同發貨批次，金額，發票日期）。

（8)收款明細（收款編號，數量，收款日期，發票編號，合同編號）。

（9)權限信息（權限編碼，員工編號，部門，職務，客戶信息表權限，合同信息表權限，員工信息表權限，產品信息表權限，訂單信息表權限，發貨信息表權限，發票信息表權限，收款信息表權限，審批權）。

4.系統功能模塊設計

根據前述的銷售信息管理需求的分析，本系統設計了用戶登錄、合同管理、客戶信息管理、查詢統計、系統維護等模塊，既便于實現系統功能，又便于非程序開發人員對本系統的使用操作。

（1)用戶登錄模塊。該模塊的主要功能是用戶的身份驗證，如果用戶名、口令和Ekey正確，則根據用戶名和口令檢索權限控制表，得到用戶的權限索引，否則，輸出“對不起，您無權訪問”。

（2)合同管理模塊。該模塊的主要功能是根據用戶的身份判斷用戶對系統的使用權限，并根據用戶的操作完成相應的功能，該模塊包括七個子功能：權限控制、簽訂意向合同、審批合同、簽訂合同、發貨、開發票和收款。

（3)客戶信息管理模塊?？蛻粜畔⒐芾砟K的功能是對客戶信息進行增加、刪除和修改操作，銷售人員可以根據情況增加新的客戶信息，但銷售人員只能修改和刪除自己添加的客戶信息。

（4)查詢統計模塊。查詢統計模塊的功能是對客戶信息進行查詢，對合同信息、發貨信息、發票、收款信息，以及銷售人員的銷售業績進行查詢和統計。

（5)系統維護模塊。系統維護模塊的功能主要包括兩個方面：一是對系統中的基本信息（包括員工信息和產品信息）進行增加和修改操作，該功能由相應部門的員工進行；二是對系統的業務數據（客戶信息、合同信息、訂單信息、發票信息和收款信息）進行轉存操作，該功能由系統管理人員來進行。

（6)數據安全模塊。數據安全模塊設計從服務器用戶管理和數據庫用戶管理兩方面考慮：既可以使用SQL Server自身的安全體系對登錄用戶進行認證，又可以接收Windows NT認證用戶的連接請求。如果認證通過，則用戶可以被連接到SQL Server，否則服務器將拒絕用戶的連接請求。

三、結論

通過此銷售管理信息系統的開發與設計可以得出，廣義MIS的開發過程大致可以分為以下幾個過程:(1)系統開發人員應當對系統開發技術和相關的理論知識有比較全面的了解，為系統的開發做好準備；(2)系統需求分析是MIS的重點和基礎，在這一階段應明確系統的應該具有哪些功能，為以后的具體設計指明方向。(3)數據庫和應用程序的設計與實現需要嚴謹和細致。數據庫的設計包括概念結構設計、邏輯結構設計、物理結構設計，以及數據庫的安全性措施設計等，數據庫設計要科學合理，應用程序設計應盡量簡明實用。可以預見，銷售管理信息系統必將在我國企業的得到更加廣泛的應用，希望本系統對我國企業信息系統的設計有所幫助。

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