禮賓司：外交“禮賓戰(zhàn)役”的幕后團(tuán)隊(duì)

卞卓丹　樂艷娜

北京奧運(yùn)宴會的座位

據(jù)外交部禮賓司的負(fù)責(zé)人介紹，“禮賓工作包含著許多大家看不到的千頭萬緒的工作。”比如，組織一場國際會議的禮儀活動，既要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，又要兼顧各方，既要保證不同國家代表語言交流的順暢，席位安排上還要考慮國家關(guān)系、宗教信仰、文化差異等種種因素。

在談及成功的禮賓案例時，北京奧運(yùn)無疑成為新世紀(jì)中國形象的一次精彩亮相。

在被現(xiàn)場直播的歡迎宴會上，習(xí)慣用左手的國際貴賓們就坐時發(fā)現(xiàn)，他們的餐刀沒有一把是放在右邊的，考慮到不同民族不同地區(qū)的飲食需求，宴會一共提供了6種個性化菜單，為了使國際貴賓們看到自己熟悉的語言，胡錦濤主席的講話稿被印成了15種文字……

奧運(yùn)會這樣的國際場合同時也是一個展示中國傳統(tǒng)文化的場所。宴會前在貴賓們休息的人民大會堂西大廳里，擺放了從國家博物館等地借調(diào)來的8件文物，配有中、英、法三種文字的說明。歡迎宴會的請柬、菜單、席位圖等設(shè)計新穎，請柬是以《清明上河圖》為背景，豎版排列，菜單則采用線裝書形式，里面配有精美的文物插圖，深受來賓喜愛，大家爭相收藏。

迄今鮮為人知的是，胡錦濤主席與國際貴賓們走進(jìn)宴會廳的那張照片，是經(jīng)過精心設(shè)計的。最初的設(shè)想，是中方聯(lián)絡(luò)員陪同各自負(fù)責(zé)的貴賓走上樓梯、進(jìn)入宴會廳并引領(lǐng)入座，但眾多聯(lián)絡(luò)員摻雜在中間，必將影響到鏡頭效果。經(jīng)反復(fù)設(shè)計、演練，較好地兼顧了現(xiàn)場各項(xiàng)安排。于是第二天，定格的鏡頭成就了那一精彩的歷史瞬間：各國領(lǐng)導(dǎo)人一同步入宴會廳，胡主席居于隊(duì)伍前排正中，身邊的時任美國總統(tǒng)布什笑對著前方，再往左，俄羅斯總理普京健步前行……

另外值得一提的是，此次歡迎宴會桌形設(shè)計和席次安排也獨(dú)具匠心。

宴會的桌形設(shè)計本有九邊形、大U形、花瓣形等方案。起先，采用了九個長桌拼成九邊形的設(shè)計，新穎、大氣。可是，在距離奧運(yùn)會開幕式不到一周的第二次演練中發(fā)現(xiàn)，此方案各對應(yīng)桌間距較遠(yuǎn)，產(chǎn)生距離感，美中不足。于是，宴會籌備人員連夜加班，將桌形改成了九圓桌——既拉近距離，又體現(xiàn)了“九九歸一”、“團(tuán)團(tuán)圓圓”的中國傳統(tǒng)思想。

在座次安排上，既遵循奧運(yùn)慣例，又體現(xiàn)中國特色。首桌突出了奧運(yùn)大家庭，不僅有重點(diǎn)國家，還兼顧了地區(qū)代表性，由胡錦濤主席夫婦與羅格、薩馬蘭奇和美國、俄羅斯、日本、法國，哈薩克斯坦、巴西、菲律賓，加蓬、巴基斯坦等國領(lǐng)導(dǎo)人就座。其他八桌請另外八位政治局常委分別作為主人，款待來自八方的貴賓。

“座次的安排可以說是數(shù)十易其稿，改了不知多少回。”負(fù)責(zé)宴會準(zhǔn)備工作的禮賓司同志介紹，既要考慮禮賓次序，也要考慮國家關(guān)系和宗教信仰等因素，避免敏感國家同桌或相鄰。為了體現(xiàn)平等性，每張桌子都以花卉的名字來命名，而非采用數(shù)字排序。宴會樂曲的選擇也是兼顧了中國特色和世界地區(qū)的代表性。

與歡迎宴會類似，8月8日晚間的奧運(yùn)開幕式同樣是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程。國家體育場“鳥巢”三層的核心貴賓區(qū)面積有限，通道狹窄。入場時，各國元首和政首腦的隨行人員不能進(jìn)入，無法引領(lǐng)各自政要入座。在這種情況下，如何保證客人們能在規(guī)定時間就坐?禮賓司想了一個辦法——在座位上貼國旗與國名，每個通道上安排3名工作人員協(xié)助指位。

退場時，一個局促的空間內(nèi)數(shù)百人都要通過一部扶梯下樓，同樣容易出現(xiàn)擁堵和混亂。經(jīng)過演練，禮賓司在協(xié)調(diào)會上積極建議，退場分批次，外方先走，中方后走，由此保證了“流程”的順暢。

亞歐峰會的車隊(duì)順序

2008年的“禮賓戰(zhàn)役”，除了北京奧運(yùn)會，還有10月下旬的第七屆亞歐首腦會議。

兩年一屆的亞歐首腦會議已成機(jī)制，禮賓安排既要考慮若干國際慣例，也要體現(xiàn)東道國特色。出席本屆亞歐峰會的共有10位國家元首、23位政府首腦，東盟和歐盟各1位副外長，其規(guī)模與2006年的中非合作論壇規(guī)模相當(dāng)。

按照亞歐會議慣例，溫總理要在會議開幕式前，在人民大會堂依次迎接與會領(lǐng)導(dǎo)人。根據(jù)亞歐會議的做法，此場活動的禮賓順序要突出四個協(xié)調(diào)員——中國、文萊、法國和歐盟委員會，同時也要考慮各代表團(tuán)團(tuán)長的級別。

由于各代表團(tuán)住得比較分散，有的住在西邊的香格里拉酒店，有的住在東邊的索菲特酒店，要保證他們在半小時內(nèi)按順序全部抵達(dá)會場，一個合理且各方都能接受的禮賓次序十分重要。經(jīng)過反復(fù)研究和比較，禮賓司最終選擇了按國名漢語拼音排序確定44位與會領(lǐng)導(dǎo)人車隊(duì)出發(fā)順序，大大縮短了道路管制時間。

實(shí)際執(zhí)行當(dāng)天，在各有關(guān)部門通力合作下，各車隊(duì)行進(jìn)流暢連貫，不到30分鐘，44位領(lǐng)導(dǎo)人全部抵達(dá)人民大會堂，迎接儀式順利舉行。

實(shí)際上，整個亞歐峰會期間，每場活動都有不同的禮賓順序，包括領(lǐng)導(dǎo)人合影、開幕式的站位、會議的座位安排等，這是為了避免按某一固定排序方式導(dǎo)致一些與會領(lǐng)導(dǎo)人總排在后邊或旁邊。

禮賓司的日常工作

據(jù)介紹，在奧運(yùn)之前，外交部禮賓司專門向各國的禮賓官、中國駐各國使領(lǐng)館了解情況。“奧運(yùn)會禮賓工作動用了數(shù)百名工作人員，僅貴賓聯(lián)絡(luò)員就有300多人，聯(lián)絡(luò)員向外方了解信息，飲食一項(xiàng)就要了解很多內(nèi)容，比如，有沒有宗教禁忌，能不能喝酒，對什么食品過敏等等，都要了解清楚。”

其實(shí)，除了對于重大活動的調(diào)研和組織，禮賓司的日常工作涉及面廣，這從其組織構(gòu)架就可見一斑。目前，禮賓司共設(shè)6個處：亞非處、歐美處、接待處、綜合處、證件處和特權(quán)與豁免處。

亞非處和歐美處負(fù)責(zé)駐華使館的日常事務(wù)，著重于禮儀方面，按照地區(qū)來劃分。大使的到離任活動、駐華使館的招待活動，兩國建交的紀(jì)念活動，外國領(lǐng)導(dǎo)人逝世的吊唁活動等，都是這兩個部門的職責(zé)范圍。

接待處負(fù)責(zé)國賓和重要外賓的來訪接待工作。據(jù)介紹，2008年列入訪問的國家元首有18位，政府首貓20位，副元首1位、副總理6位，外長21位……

綜合處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人出席的國際會議，指導(dǎo)處理涉外禮儀事務(wù)，處理國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長的賀年卡、禮儀性的電函來往。

目前與中國建交的有171個國家。這些國家的駐華使館以及20多個國際組織的駐華機(jī)構(gòu)的工作人員及其家屬，身份需要得到認(rèn)證并發(fā)放證件，這由證件處負(fù)責(zé)。據(jù)統(tǒng)計，僅2008年，證件處就發(fā)放了4900份證件。

根據(jù)《維也納外交關(guān)系公約》和《中華人民共和國外交特權(quán)與豁免條例》，在華外交人員及其家屬享有外交特權(quán)和豁免，涉及這方面的事宜由特權(quán)和豁免處負(fù)責(zé)。

“其實(shí)，禮賓司的工作確實(shí)可以用千頭萬緒來形容。作為國家的‘門面，和奧運(yùn)的‘國家隊(duì)一樣，‘十年磨一劍，禮賓司也可以說是中國的禮賓‘國家隊(duì)。”禮賓司負(fù)責(zé)人總結(jié)說。