淺談醫院檔案的信息化管理

李玉霞

【關鍵詞】醫院檔案；信息化

隨著醫藥衛生體制改革的深入進行和醫院服務模式的轉變，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，不僅在醫療、教學、科研等活動中的作用日漸顯著，而且成為檔案事業發展的新動力和新主題，成為檔案部門的一項基礎性業務工作。當計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐漸形成，電子文件的大量產生和應用，使得檔案信息快速向數字化發展。傳統檔案管理方式和技術手段越來越不適應信息化的發展潮流，因此，對醫院檔案信息化提出嚴峻的挑戰，同時也帶來新挈機，應全面推進醫院檔案信息化建設。

1 應加強檔案基礎設施建設、提高信息化管理水平

配備能夠適應當前工作需要的檔案專用設備，如專門的庫房、規范的檔案裝具以及能夠適應現代化管理工作需要的計算機和復印等信息化設備和計算機軟件。建立配套的檢索體系，改變傳統手工方式管理檢索。首先，建立檢索工具體系，實現多角度檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，從不同角度和側面，制作多種檢索工具。其次，應用計算機檢索，實現高效率。檔案部門應大力推廣應用電子文檔管理系統，通過網絡系統，更加快捷方便的檢索到需要的資料，實現資源共享。

2 適應辦公現代化的形勢，加強電子文檔的管理勢在必行

隨著辦公自動化、文檔一體化進程的加快，以及電子公文交換的開展，電子檔案將成為未來檔案的重要組成部分，醫院的檔案管理工作也面臨著由紙質文檔向紙質文檔與電子文檔并存管理的形式轉變。由于醫院計算機和網絡的廣泛應用，每年都有大量的電子文件產生。如果這些存儲在計算機磁盤上的電子文件沒有妥善保存，不能科學管理、無法有效利用，將導致有價值的電子文件產生大量流失。因此醫院應大力推進電子文件全文歸檔工作，建立健全電子文件及各級各類檔案人員工作網絡，檔案管理人員應主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍、歸檔辦法的宣傳工作，使醫院重視電子文件的歸檔工作。醫院已開始逐漸實現文檔一體化管理，應用電子文檔管理系統，迅速地將各部門大量雜亂無章的信息進行科學、有序地分類、存儲、共享、建立起醫院信息化建設所必須的檔案信息庫。

3 確保電子文件的原始有效性

電子文件的歸檔時間與傳統檔案不同，電子文件可以在文件辦理結案后隨時歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用數碼簽名封簽認證、由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。電子文件由于采用電子編碼技術、可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使辨別電子文件的原始憑證性變得復雜而困難。因此，電子文件要進行加密保護，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。為了解決電子文件載體易老化變質而影響電子文件的長期可讀性問題，檔案部門可以將電子文件打印出一份紙質檔案以作備份。

4 及時修改完善文書檔案管理制度

現有的文書檔案管理制度，其內容主要針對紙質文檔的形成和歸檔，對電子文件管理的相關規定不完善，而電子文件的特點是文件形成的源頭分散，不易反映文件修改和運作過程的真實情況，對已確認形成的文件容易進行修改而影響檔案初始憑證的權威性，因此修改文件檔案管理制度的重點應針對如何收集電子文件，如何反映文件形成過程的真實情況，如何保證正式文件的原始性等方面做出規定。

5 注重病歷檔案的信息資源的開發和利用

病案是醫院最重要的醫學檔案，不僅是患者在醫院中進行診斷、治療的情況記錄，也是衡量和評價醫院管理、醫療質量和水平的重要依據，是進行醫療、教學和科研及信息管理最基本的資料。目前，我國幾乎所有的病案資料仍是以倉儲式的方法進行保管，而且管理內容單一，利用相對局限，忽視了病案質量優劣。隨著法律糾紛、醫療糾紛、保險糾紛、合作醫療的日益增多，人們對病案的需要量與日俱增，以及電子計算機和現代通訊等先進技術的應用，使病案管理正朝著病案文獻縮微化、病案存儲與檢索磁性化和電子化方向發展。醫院應重視病案管理，成立病案管理委員會，建立管理網絡。將現代信息網絡運用與病案管理，擴大病案信息來源，實現資源共享。應用計算機管理病案首頁，逐漸推行病案統計全面計算機管理。本院目前使用的軟件有：病案首頁管理系統、醫療衛生統計系統等，建立病案的首頁信息數據庫和病案檢索信息庫，并開展了病案縮微技術，這一技術是當今世界上最為推崇的以多種存儲介質為媒體的整和技術，它具有技術可靠，有完整的國際與國內標準，保存時間長，膠片成本載體低等特點。此技術的應用使病案信息的獲取變得極為快捷方便，配合病案首頁數據庫，可以很快的獲取所需的資料。利用者查閱病歷時，根據查詢要求確定查詢方法如：病案號、姓名、疾病等通過首頁信息庫準確查出此病歷的盤號，找出磁盤膠片，放入已啟動的縮微膠片掃描儀中，由控制鍵盤定位到此病歷，如需打印或保存，數據可直接保存到硬盤中或由打印機輸出，從而獲得與原病歷一致的病歷資料。這在很大程度上節省了大量的儲存原始病案的空間，緩解了庫房的緊張，使病案查找變的得心應手，進一部提升了醫院管理的可靠性、安全性及現代化程度。

6 優化知識結構、抓好隊伍建設

檔案人員的業務素質的高低，直接影響到檔案質量和開發利用的效果。醫院檔案工作者必須更新觀念，轉變“管理就是保管、坐等上門、閉室自守”的被動服務思想，樹立主動積極、直接參與的動態思維。注意知識結構的合理化，培養具有現代化科學技術知識，計算機管理與操作技術、外語知識的專業型人才。為此應從以下方面加強隊伍建設：①選調那些所學專業為文檔管理的高學歷專業人才；②對在崗的專業人員定期進行培訓，使其在品德、業務、技能等方面適應新形勢的要求；③對文檔管理人員進行定期考核。

參 考 文 獻

［1］ 程岱峰.醫院檔案的信息化管理與開發利用.社區醫學雜志，2006，4（17）:9.

［2］ 李婷花.檔案管理實現信息化的探索.中國現代藥物應用，2008:2（1）：1.

［3］ 范一星，黃衛民.淺談醫院檔案的信息化管理.蘭臺世界，2007，8：38.