電力企業檔案管理問題與對策研究

摘要:隨著計算機等現代化辦公設備的廣泛應用,大量電子文件應運而生,無紙化辦公的步伐日益加快,科技的發展給電力企業檔案管理帶來了新的變革,電子文件的產生改變了傳統的管理模式,但是同時也存在一些問題,為了順應電力飛速發展,必須加強對電力檔案管理。文章闡述了檔案管理存在的問題,并對問題提出了研究對策。

關鍵詞:電力企業;檔案管理;電力體制改革

中圖分類號:G271文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)35-0040-02

電力檔案是電力工業發展歷史的真實記錄。隨著中國電力工業的飛速發展和進步,電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大,電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。如何及時有效地管理并利用這一龐大的信息資源,更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務,已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。

隨著電力體制改革和企業結構調整的不斷深入,電力生產、經營等進入了一個新的發展階段。電力企業檔案管理工作必須調整工作思路,采用新方法、新科技以適應新時期電力企業現代化管理的要求。近幾年來,電力檔案系統在實現檔案管理現代化方向也取得了長足進步。

一、電力企業檔案管理新問題

多年來,在電力企業檔案工作者的共同努力下,檔案工作緊緊圍繞電力發展和經濟建設這一中心主題開展工作,取得了一定的成績。但是也出現了一些新問題,其主要是:

(一)企業檔案意識淡薄

企業對檔案管理缺乏足夠的認識,不重視檔案工作,尤其是企業法人檔案意識淡薄,企業日常工作中形成的大量檔案均分散保存,檔案散失情況嚴重。資金投入不足,管理手段落后,檔案室設施不全,保管條件落后;沒有健全的檔案制度,造成檔案內容不完整,數量不齊全,手續不完備,無法為企業提供高質量、高效能的服務。

(二)企業檔案的編研開發力度不強

企業檔案管理人員隊伍不穩定、素質參差不齊、工作業務繁忙,因而對檔案的收集、整理、歸檔、保管比較注重,而對檔案編研、信息開發利用工作卻不夠重視,甚至忽視了檔案的編研和信息開發利用工作,使檔案在企業發展中的作用沒有充分發揮出來。

盡管有些電力企業檔案工作已達到國家一(二)級檔案管理的工作標準。但是,檔案的利用工作遠遠不能滿足現代企業發展的需要,部分企業的檔案管理手段比較落后,檔案資源共享程度不夠,各企業單位在原始資料收集、整理和歸檔等方面不能嚴格按照檔案的要求去做,致使企業的檔案長期不能及時歸檔,資料流失和損壞的情況時有發生。比如說每年的文件不能全部按時歸檔(文件附件不完整),音像、光盤等資料部分保存在部門和個人手中等現象時有發生。在編寫企業年鑒和電力志的時候,常常遇到某些問題難以解決。

(三)檔案人員短缺及業務素質不高

有些檔案工作者學歷層次低,責任心不強,缺乏對檔案工作理論知識及專業知識的學習,有的檔案人員身兼數職,工作變動頻繁,不可能全身心地投入到檔案管理中去。這種現狀致使檔案保管都成問題,檔案工作基礎薄弱,利用更無從談起,產生效益便成為一句空話。

目前,盡管各企業檔案管理人員網絡已經建立,但總體上難以按照檔案工作的要求扎實地開展各項工作,各單位(部門)專兼職檔案人員工作調動頻繁,檔案人員隊伍不夠穩定。作為各企業檔案管理工作的行政職能部門的檔案人員,一般單位只有一個或兩個檔案管理人員。

二、加強電力企業檔案管理的新對策

(一)提高依法治檔的自覺性

《檔案法》、《檔案法實施辦法》是檔案和檔案工作的根本大法,應結合電力企業改革與發展的實際情況,宣傳貫徹好《檔案法》,強化檔案法制教育,進一步增強企業領導和工作人員的檔案法制觀念和檔案意識。

檔案管理部門及檔案工作者,必須緊緊跟上經濟發展的形勢,搶抓機遇,乘勢而上,樹立服務大局、服務中心、服務社會的全新服務理念,堅持經濟工作發展到哪里,檔案工作就延伸服務到哪里的原則,找準服務重點,拓寬服務領域和范圍,用先進的技術手段和科學的管理方式,以最快捷、最方便、最全面的服務,最大限度地滿足電力企業對檔案的需求。

(二)加強檔案管理,使檔案管理工作與電力企業改革同步進行

努力為電力企業生產、經營建設提供主動服務、超前服務和跟蹤服務,發揮好檔案的服務功能。為適應企業改革發展的新形式,不斷轉變觀念,開拓思路,大膽嘗試,創新工作。在工程檔案管理方面,要不斷在項目檔案管理工作中總結分析經驗和不足,吸取教訓,根據實際情況采取相應的方法,提前預測歸檔可能出現的問題,采取防范措施,做到事前介入、事中控制、事后監督,及時溝通工程管理部門、項目專責、施工單位及歸檔人員,搞好配合協調,得到他們的支持。

(三)進一步建立和健全檔案管理機構和管理制度

電力企業改制后,必須根據電力企業產權所有制的變化,實行以電力投資(控股)企業為主體的檔案管理專業化、多元化的運作模式。同時根據電力企業發展的需要,制定企業檔案管理制度,做到統一標準、統一規范、統一管理,確保檔案工作有序發展。

要加強檔案管理工作的領導,成立由企業領導掛帥,部門負責人專門抓落實的領導體制,把檔案管理列入企業管理工作的重要議事日程,與其他工作同研究、同安排、同部署,年底與其他工作一起考核,要定期召開會議,研究部署檔案工作,協調解決檔案工作中的問題,同時挑選責任心強、整體素質高、有奉獻精神的同志做檔案管理工作,強化其責任意識和大局意識,形成以兼職檔案員收集,專職檔案人員整理、保管的工作流程。

(四)樹立現代化意識

現代化的管理手段,是提高檔案工作的重要途徑,使檔案管理工作更趨于科學化、規范化、程序化。現階段電力企業檔案工作的努力方向是:首先,實現計算機化,即運用“文檔一體化”計算機管理系統與計算機輔助立卷等方法,實現文件歸檔、歸檔處理、檔案驗錄、檔案維護、檔案查詢、檔案制表、檔案利用、系統服務和系統擴充等功能,達到“前文后檔、一次輸入,多次享用”的目的;其次,實現數據化,建立或引進檔案管理數據庫,開發光盤技術,實行光盤存儲,開發光盤檢索;最后,實現網絡化,運用計算機網絡技術,實現檔案檢索與傳遞的網絡化,使檔案信息資源暢通無阻,做到資源共享。

(五)建立以人為本、和諧創業的人才培養機制

作為供電企業,需要培養和造就各方面的管理人才。從總體上看,各企業的檔案人員素質參差不齊,普遍存在檔案專業技術基本功不夠扎實,專業檔案人員人才缺乏的問題,在一定程度影響了企業的檔案管理工作。企業必須通過各種渠道配備專業的檔案管理專職干部管理此項工作。根據企業現有發展規模和現代化企業的要求,檔案室可以考慮作為單設機構,成立檔案科(館);配備專業人員2~3人。同時,企業可以考慮將資料室、信息管理統一由檔案科集中管理,并對單位兼職檔案人員進行業務上的指導工作,必要時可按月進行考核,進一步規范和強化對檔案的管理工作。

在人才培養和管理方面,我們可以采用走出去、請進來的培訓方法,重點是對各級檔案人員普及檔案管理的基本常識,盡快掌握檔案管理的基本工作要求。企業可以在檔案人員的崗級、職稱、獎金等方面加大獎懲考核力度,調動檔案工作人員的工作積極性,使他們在各自的工作崗位上充分發揮他們的聰明智慧,為企業的發展積累更多原始資料。

三、結語

重視檔案管理工作,不斷加強檔案管理機制,完善檔案基礎業務建設,提升檔案現代化管理水平,提升檔案信息提供利用服務水平,實現了基礎管理標準化、檢索方式多樣化、服務手段現代化的管理目標。為企業改革與決策、安全生產、經營管理以及精神文明建設工作提供了全面、及時、準確的檔案信息服務,有效促進了企業的發展。

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作者簡介:黃仁湛,男,廣西平南人,廣西電網公司平南供電公司檔案管理助理館員,研究方向:電力企業電子檔案管理、檔案管理網絡化等。