利用過程中的檔案保護工作探析

堯　欣

一、加強利用過程中檔案保護工作研究的必要性和緊迫性

一方面，檔案利用是一個極為復雜的過程，它是檔案離開正常的保管環境后最容易受到損害的工作環節。其一、由于人的介入，利用環境必須兼顧到檔案和人的雙重舒適性，然而實際上人的“舒適性”和檔案的“舒適性”是有一定差別的，加之利用場所既定范圍內較大的人流量，使得對利用環境的控制變得更為困難；其二、檔案部門對電子檔案的利用保障能力不強。利用服務人員素質良莠不齊、網絡傳輸安全保障水平不高、抗干擾能力不強等都在威脅著檔案的安全。

另一方面，目前各檔案館對利用環境并沒有嚴格的規定，相關的標準規范尚不健全。在網上利用服務方面，利用服務部門的網絡安全防護技術普遍較低、利用人員的安全防護意識不高、安全制度落實不到位、利用過程中無意侵權等一系列問題交織在一起，不僅嚴重束縛了利用工作的開展和檔案價值的發揮，還給檔案自身的安全造成極大威脅。因而，積極著手加強檔案利用過程中的保護工作尤為迫切。

二、檔案利用環境的模擬構建

對于檔案利用錯綜復雜的多元環境，筆者采用實驗模擬的方法對危害檔案載體安全的“硬環境”和影響檔案利用行為和檔案信息安全的“軟環境”進行了剖析和研究。

1、交變的溫濕度環境，模擬檔案從庫房到利用場所、從保存環境到展覽環境、從庫房環境到運輸環境的交替及運輸過程中的環境變化、災害環境（如火災、冰凍）等現實環境。

2、光照環境，模擬復印機、掃描儀（數碼復印機）①的照射，展覽時的燈光照射，閱覽室內的燈光（包括桌面燈）照射等現實環境。

3、正常利用時的溫濕度環境，模擬機器設備的運行溫度、檔案閱覽室的溫濕度等現實環境。

4、非常規利用條件下的干熱環境，模擬遭遇特殊情況（如火災、爆炸等超高溫條件）下的溫濕度環境、檔案展覽中的長時間高溫照射等現實環境。

5、利用時的磨損環境，模擬自然災害（如地震、泥石流等）造成的檔案實體損傷、人為損傷（如檔案在拿取和運輸過程中由于操作失誤或裝具原因造成的劃傷或折損等）、設備對檔案的損傷（如光驅中的灰塵在讀盤時對光盤的劃傷等）、檔案數字化過程中的損傷（如掃描時拆裝檔案時的損傷）等現實環境。

三、加強利用過程中檔案保護工作的相關措施

（一）以強化檔案利用過程中的載體保護為根本

1、在閱覽室、縮微閱讀室等檔案利用場所應采取防紫外措施

紫外光對紙張的耐折度和字跡色差有著很大的影響。用300w的紫外光連續照射24小時后，手稿紙、打印紙和繪圖紙等三種紙張的耐折度均下降了一半以上，膠片的密度也降低了一半。國家行業標準《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-86）對防紫外光照射也有明確的要求：“檔案庫及查閱檔案等用房均應消除或減輕紫外線對檔案、資料的危害。天然采風的檔案庫及其他業務技術用房應選用防紫外光玻璃和采用遮陽設施，防止陽光直射。檔案庫及查閱檔案等用房采用人工照明時，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。”

2、嚴格控制對紙質檔案原件的復印利用，引進更為先進和高效的復印方式

紙質檔案原件，特別是保存年代較為久遠的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復印機光源高強度的照射會對其造成嚴重的傷害。紙張在復印40-60次后達到臨界狀態，之后紙張的性能將有大幅下降。為減少原件的利用次數，目前普遍采取的是以復制件代替原件的方法，并進行定期的檢查和互拷貝。這種以物易物的方式既加大了工作人員的工作量，又不能從根本上解決原件的利用問題。通過對紙張在復印機光源和掃描儀光源（數字復印機光源）照射下的對比實驗得出，傳統復印機光源對紙質檔案產生的損傷要遠大于掃描儀光源。因此，建議檔案館引進新一代的復印設備——數字復印機，對檔案原件進行一次掃描錄入作業，根據需要多次輸出，從根本上緩解檔案多次復印給檔案工作和檔案本身帶來的壓力。

3、紙質檔案數字化的必要性驗證

實驗中，經過連續5次掃描后，手稿紙、打印紙和繪圖紙的抗張強度分別下降22.38%、27.10%、34.06%，耐折度分別下降35.29%、13.27%、34.48%。由此可見，多次連續掃描對紙張的物理性能有很大的影響。盡管在檔案數字化時原件只需經過1-2次掃描，危害不大，但在實際操作過程中，往往會因為客觀條件或人為失誤等原因，使得原件不得不經過多次掃描，加之部分檔案之前已經過復印機、縮微拍攝機等不同類型的光源照射，必然對檔案原件造成嚴重的損傷。為此，建議檔案部門在紙質檔案數字化之前先對數字化掃描的必要性進行充分論證，在掃描過程中也應嚴格控制掃描次數，一般以不超過2次為宜，對于已進行多次掃描的原件必須進行及時的檢查和搶救修復。

4、電子檔案光盤存儲載體的選擇

光盤一直以來都被認為是目前電子檔案最合適的存儲載體。然而當今IT市場上光盤品牌繁多、種類各異、發展迅速（如第三代存儲光盤BD藍光光盤和HD-DVD的容量已達15-25G），加之業內對此尚無權威的參考標準，如何選擇一種適合存儲電子檔案的光盤成為困擾檔案部門的一個實際問題。本文試圖通過三種品牌光盤在各種實驗環境中的測試，構建一個光盤選擇的范例。在匯總三種品牌各存儲格式光盤的實驗結果后，運用層次分析法AHP，按測試的條件搭建評價體系對光盤進行分層評價和打分，最終結果如下：

當存儲avi格式的文件時，得分順序依次為：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD；當存儲mp3格式的文件時，得分順序依次為：SL-DVD＞QH-DVD＞Sony-DVD；當存儲jpg格式的文件時，得分順序依次為：Sony-DVD＞QH-DVD＞SL-DVD；當存儲txt格式的文件時，得分順序依次為：Sony-CD＞Sony-DVD，即CD盤存儲txt格式文件更合適。綜合得分的順序依次為：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD，在此試驗中三菱盤的質量最好。

在實際選購過程中，除考慮光盤質量外，還必須結合市場價格、盤片容量、刻錄類型、自身需求等因素綜合取舍。

5、關注檔案在閱覽、展覽、運輸等利用場合的安全

由于人的參與，檔案的閱覽和展覽等利用環境與庫房保管狀態相比有很大的變化。一般情況下，在閱覽或展覽場所，室內濕度控制在70%左右，溫度控制在28℃左右②，這是人較為舒適的環境，但卻會給檔案帶來一定的傷害。為此建議：在提供紙質檔案和膠片檔案閱覽時，要嚴格控制閱覽環境的光照和溫濕度條件以及檔案進出庫的時間；在閱覽室等利用場所與庫房間設立專門的過渡區間，用于檔案進出庫和高密度重復利用時的環境調控和時間平衡③；對光盤的讀盤時間進行控制，一般一次性連續讀盤控制在3-4小時內；做好紙質檔案展覽，特別是異地展出時的小環境控制，對檔案展覽柜進行實時監測，采用硅膠、設備調控等多種方式對展覽環境進行調節，減少檔案出庫利用時的損傷。

檔案平時展覽時還涉及檔案運輸問題。除了溫濕度環境的控制外，運輸環境有別于閱覽環境的最突出特點就是運輸過程中的顛簸，極易對檔案造成物理損傷。經實驗證明，光盤受磨損條件的影響較大，其次是膠片。保護層的磨損使介質記錄層受到威脅，光盤誤碼率上升，膠片密度下降，在多次摩擦后甚至出現不能讀盤的現象。紙張尤其是手稿紙，各項性能指標隨著摩擦次數的增多也有不同程度的下降。因此，建議在檔案特別是珍貴檔案原件運輸過程中，應做好密封防震工作，裝具內應填裝塑料泡沫等減震物質，檔案和裝具應堆疊有序，到達目的地后應進行檢查和清理。另外，在利用場所還應注意保持空氣的清潔和光驅、縮微閱讀器等設備的穩定，力求防止利用時灰塵等漂浮物質對檔案造成的破壞和影響。

6、做好利用場所的安全防護工作

檔案利用過程中意外性的火災等災害也直接對檔案的安全產生著威脅。實驗中通過對干熱環境的模擬，測試了高溫條件對三種檔案載體的損傷情況。從測試數據看，紙張和光盤受高溫影響較大，膠片相對較小。紙張由于失水量逐漸增加，質量、耐折度、抗張強度和白度等指標均有顯著的下降，其中打印紙的降低幅度最大。光盤在干熱2小時后也出現盤面彎曲、破裂、不能讀盤等現象。由此可見，高溫環境對檔案載體的影響相對較大。在平時，重在防火防災，而災害發生后，還應做好對利用場所二次災害的防護工作，火災發生后容易引發水災、泥石流和坍塌等二次災害。實驗中通過高低溫交變環境模擬了二次水災的狀況，結果表明，其危害程度要略高于干熱環境，即二次災害的危害要大于火災本身對檔案載體造成的損害。為此，在一次災害發生后對檔案進行及時的隔離搶救也是檔案利用場所安全防護工作的一項重要內容。

（二）以狠抓利用過程中的管理保護為重點

1、強化人員管理，提高利用人員素質

（1）著力強化利用服務人員的保護意識和保護技能

檔案館的利用服務人員是整個利用過程的引導者，也是確保檔案安全利用的督導者。要培養一支合格的利用服務隊伍必須從以下幾方面著手：第一，培育良好的職業情操，鍛造過硬的業務技能；第二，加強教育，強化利用服務人員的檔案保護意識；第三，進行專業培訓，提高利用服務人員的檔案保護技能。

（2）注重對利用者檔案保護意識的宣傳和培養

檔案利用者是利用過程的主體，也是影響到檔案安全利用的直接關聯者。因此，對普通用戶進行檔案安全利用的宣傳和教育是保護檔案的主要方法。例如，在檔案宣傳工作中，將檔案保護意識合理融入檔案的價值論中，輔以進行法律法規的警示教育，用正反例證的方式向大眾宣講和普及，已達到檔案利用和保護“雙贏”的效果。

2、注重規范化管理，構建有序的利用環境

（1）規范制度的制定

一套標準的利用規范不能僅僅是一份張貼于閱覽室門前的布告，它應該是一套涵蓋和囊括整個利用過程及其相關因素在內的規則體系，作者認為至少應包含檔案利用服務人員的工作守則（包括必備素質、監管職責、接待程序、利用借閱手續和注意事項、對突發事件的處置方法、利用完畢后的安全檢查和處理程序等）、利用設備的管理規范（包括設備的介紹與日常維護、設備的使用操作和注意事項等）、利用者手冊（包括館藏介紹、利用須知、利用程序及注意事項、相關法規懲處措施摘編、意見反饋等）、利用環境控制規范（包括借閱室等利用場所的布置，溫濕度、光源、空氣質量、防火防盜等方面的設計要求）等要素。

（2）規范制度的執行

檔案利用規章制度若在制定后不能得到徹底的貫徹落實，就是一紙空文。要切實落實規范制度，就要做到：一、實行嚴格的責任制和賞罰制度。對利用服務人員必須有明確的責任分工和相應的考評標準。對利用者違反利用規章造成檔案損壞或檔案信息泄露的應根據規定予以相應的懲處，情節嚴重者還應依照相關法律法規予以刑事或民事處罰；二、排除干擾，公正執法。檔案利用人員應嚴格遵照已有的規章制度，秉公執法，不徇私情，以保證整個利用環境的安全有序；三、建立全方位的檢查機制，包括對工作人員的服務工作、利用設備、利用環境等的全面檢查。

（3）規范制度的修改與完善

一般而言，標準每5年就應復審修訂一次，館內制定的利用規范更應如此。一方面，由于電子信息技術和網絡技術的發展使得電子檔案的載體和儲存利用方式都處于不斷的更新和變化之中，檔案利用規范應根據新情況進行及時的補充和修訂。另一方面，在實際的利用過程中，現有的利用規范可能會存在不適用或不完善之處，應及時進行修訂，以不斷完善利用規范制度體系。

3、加強監督管理，保持良好的利用秩序

監督管理是確保檔案安全利用的一種重要管理手段，通過對利用情況全面如實地記錄，客觀地反映利用過程中暴露出的問題，進而為解決問題和改進工作提供參考和依據。第一，形成“人員管理鏈”。為確保利用服務人員的工作標準到位，建議館內適當指派一至兩位主管領導或部門領導不定時地對服務人員的工作情況進行抽查或跟蹤檢查，利用服務人員對利用者的利用行為進行監督，形成一級對一級的監控鏈，有效地對利用人員引發的利用安全問題進行防范和控制。第二，對利用全程的監控管理。利用安裝監視系統等手段，對利用者從踏進利用場所開始直至利用完畢檢查入庫的整個過程進行全程監管，以進行有效的先期預警。第三，對檔案信息流向的有效監管。目前通過網絡域的設置、身份認證、分級審查技術等可以從一定程度上限制信息的流動范圍，但要對檔案信息進行更為精確的監管還需要檔案部門和相關信息部門的進一步研究。

注釋：

①目前越來越多的檔案館開始引進或計劃引進數碼復印機以替代模擬復印機，為使數據更全面更貼近實際，本實驗中將數碼復印機的光源與掃描儀的光源一并進行測試。

②錢唐根：《珍貴檔案異地展覽保護探討》，《上海檔案》，2003年第2期。

③DA/T21-1999《檔案縮微品保管規范》和DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規范》

參考文獻：

1、DA/T31-2005《紙質檔案數字化技術規范》。

2、DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規范》。

3、張立：《信息存儲技術的現狀及發展》，《記錄與介質》，2006年第7期。

4、米士剛：《檔案館環境對檔案的影響及對策》，《天津檔案》，2006年第1期。

5、馬靜、劉銀：《檔案信息化建設中應加強檔案保護意識》，《保密檔案工作》，2006年第1期。

6、彭遠明：《檔案保護技術》，北京:解放軍出版社，2004年。

作者單位：南昌陸軍學院