高職院校檔案管理創新與實踐

摘 要:高職院校檔案工作要想在學校管理中體現出自身價值，適應社會主義市場經濟體制的需要，跟上當今和未來世界發展的步伐，就必須在管理上創新體系建設。即:檔案管理模式的創新;檔案服務的思路創新;管理手段的創新;提升檔案管理的品位。

關鍵詞:高職院校;檔案管理;創新;實踐

在信息時代的今天，信息作為一種重要資源，人們對信息作用的認識有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價值也越來越被社會所認識。檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎。要提高檔案工作的現代科學化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質、業務素質和技術設備、安全保護等方面全方位進行科學管理。把檔案工作提高到一個新水平。本文探討如何加強高職院校檔案管理創新體系建設，檔案工作管理要在模式上創新，思路上創新和手段上創新。最后給出了今后高職院校檔案管理創新的實踐。

1 加強檔案管理創新體系建設

1.1 模式的創新

高職院校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高職院校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。

高職院校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這就能使檔案機構高效、安全、有位。各項工作從維持性向創造性發展，為檔案工作創造一個良好的氛圍。只有這樣，才能實現高職院校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。

1.2 思路的創新

1.2.1 管理觀念的創新

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

1.2.2 管理內容的創新

檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

1.2.3管理方式的創新

檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時代發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。

1.2.4 人才資源的創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

1.3 手段的創新

長期以來受計劃經濟運行和行政模式等特點的影響，高職院校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對高校發展所帶來的影響，已越來越多地為人們所認識。加強這一行為的轉變，應成為高職院校檔案管理改革的重點。要用現代化管理手段替代傳統的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務質量。技術的更新已成為衡量檔案工作現代化與否的標志之一。因此，檔案部門要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高職院校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。

2 高職院校檔案管理創新與實踐

2.1 引進人本管理理念

加強知識管理的核心為人本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推想新層次、新臺階。

2.2 加強信息資源建設，開展資源整合

館藏優化組合，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于電子及數字信息的發掘、整理、組織及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

2.3 人才資源管理

全員聘任競爭上崗，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動不同工作人員的積極性。

建立科學的激勵機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。

在職培訓與繼續教育。加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等。

處理好三個關系。一是管理與利用的關系，不能只強調利用，就放松管理，削弱管理的行政職能;二是社會效益與部門經濟利益的關系，在檔案信息利用過程中，首先要考慮的是社會效益，其次才是部門的經濟利益，不能不顧社會效益一味追求部門的經濟利益;三是保密與開放的關系。檔案中有許多國家機密是不能公開的，必須以國家的政治利益為重，不能犧牲國家的政治利益，威脅國家的政治安全，惟有與時懼進，正確處理這三個關系，才能不斷在發展中創新，在創新中發展。

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