使用自動轉賬功能 提高會計電算化效率

［摘 要］對于只有總賬系統和報表系統的小規模企業，合理使用自動轉賬功能可以方便快捷地實現期末轉賬，本文詳細介紹了用友財務軟件中的3種自動轉賬類型及高效使用該功能的要求。

［關鍵詞］自動轉賬；自定義結轉；對應結轉；銷售成本結轉

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.002

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）12-0009-03

目前，會計電算化程度越來越高，越來越多的企業運用財務軟件進行核算與管理。但為節省資金，很多小規模企業一般只購買財務軟件中的總賬和報表系統，而其他一些系統，如供應鏈系統、工資系統、固定資產系統、應收款和應付款系統不在考慮之列，所以當小規模企業處理這些系統中的轉賬業務時（如成本費用的結轉、利息的計提、工資計提、折舊計提等），往往通過手工進行，這種方式效率很低。但是如果能在總賬系統中使用自動轉賬功能處理這些業務，則可大大提高工作效率。筆者在實際調查中發現，不少企業的會計人員不能靈活運用該項功能。為提高中小企業會計人員的工作效率，充分發揮財務軟件的應有作用，現以用友財務軟件為例，對總賬系統中的自動轉賬功能加以介紹。

總賬系統中自動轉賬類型包括自定義結轉、對應結轉、銷售成本結轉、匯兌損益結轉和期間損益結轉，后兩種轉賬類型有明確的使用范圍，分別用于期末自動結轉外幣賬戶的匯兌損益及將損益類科目的余額結轉到本年利潤中，本文只對前3種轉賬類型進行介紹。

一、自定義結轉

每個會計期間終了，企業經常重復做一些轉賬業務，比如：結轉各種費用、計提工資和福利費、計提折舊、計提借款利息等。這些業務都可以通過財務軟件中的自動轉賬功能來實現，但由于各企業的經濟業務、處理方式不同，其轉賬憑證也各不相同。為滿足各類企業的需要，財務軟件提供了用戶自選定義轉賬憑證的功能，即自定義結轉功能。

例：期末按短期借款年初余額的0.5%計提本月應負擔的短期借款利息。

1自定義結轉的設置

在總賬系統中，選擇“總賬→期末→轉賬定義→自定義結轉”命令，進入“對應結轉設置”窗口，在此設置“計提利息”的轉賬憑證（見圖1）。

2自定義轉賬生成

設置完成后，在總賬系統中選擇“總賬→期末→轉賬生成”命令，進入“轉賬生成”窗口，單擊“自定義結轉”選項，選擇要結轉的自動轉賬分錄，選擇結轉月份，單擊“確定”按鈕，系統自動生成轉賬憑證（見圖2），保存后憑證上有“已生成”字樣，這是自動轉賬憑證的標志，可在“查詢狀態”下找到該憑證。

二、對應結轉

對應結轉又稱平行結轉，不僅可以進行兩個科目一對一的結轉，還可以進行科目的一（一個轉出科目）對多（多個轉入科目）的結轉。一定要注意對應關系，特別是將多個科目的數據轉出時，有幾個轉出科目，就必須設置幾張轉賬憑證；而將某一科目的數據轉入到多個科目時，只需設置一張轉賬憑證，此時要注意相應的結轉系數。對應結轉的科目可以是上級科目，但其下級科目的結構必須一致（即明細科目相同），如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬類也必須一一對應。

例：期末將“制造費用”科目的當月余額按生產車間進行分攤：制造費用（科目代碼5101）下設兩個明細科目：直接材料（科目代碼510101）和直接人工（科目代碼510102），按3∶7的比例分攤給一車間、二車間。

1．對應結轉的設置

該例中的制造費用的明細科目有兩個，即轉出科目有兩個，所以應設置兩張轉賬憑證，即直接材料和直接人工各一張，二者的設置方法類似，這里只以直接材料的結轉為例。操作方法如下：

在系統菜單中選擇“總賬→期末→轉賬定義→對應結轉”命令，進入“對應結轉設置”窗口，在此設置“制造費用——直接材料”的轉賬憑證（見圖3）。

2．對應結轉轉賬生成

操作方法與自定義轉賬生成基本相同，只是轉賬類型由“自定義結轉”變為“對應結轉”，在此不再詳述，只顯示對應結轉最終自動生成的轉賬憑證（見圖4）。

三、銷售成本結轉

在生產企業中，銷售成本的計算比較復雜，尤其當企業銷售多種產品，而且必須分別計算各種產品的銷售成本時，若采用傳統的手工方式編制銷售成本轉賬憑證，匯總時經常會產生重復或遺漏。為解決企業銷售成本的計算和結轉，用友財務軟件提供了銷售成本的自動轉賬功能。通過該功能，可以準確、快速地實現銷售成本的自動結轉。

例：期末結轉銷售成本，假設該企業有兩種庫存商品（1406），分別為A產品（140601）、B產品（140602）。

在定義銷售成本結轉之前，應首先保證庫存商品、主營業務收入、主營業務成本3個科目的明細科目相同（包括計量單位），并且都不能帶有往來輔助核算，否則，不能使用“銷售成本”的自動結轉功能。這里筆者建議使用會計科目的“成批復制”法，它可以準確、快速地實現上述要求。具體操作方法為：首先，給上述3個科目中的任何一個增加兩個明細科目——A產品和B產品，并回到“會計科目”界面；然后，選擇“編輯”菜單中的“成批復制”命令，在彈出的對話框中輸入源科目和目標科目并單擊“確認”按鈕，則目標科目產生了與源科目完全相同的明細科目，同理設置第三個科目的明細科目。這樣，庫存商品、主營業務收入、主營業務支出3個科目的明細科目完全相同。

1．銷售成本結轉的設置

在總賬系統中選擇“總賬→期末→轉賬定義→銷售成本結轉”命令，進入“銷售成本結轉設置”窗口（見圖5），輸入或選擇庫存商品、主營業務收入、主營業務成本的明細科

目，這里以第一種產品的銷售成本結轉為例。

2．銷售成本結轉轉賬生成

操作方法與自定義轉賬生成基本相同，只是轉賬類型應選擇“銷售成本結轉”，在此不再詳述，只顯示最終自動生成的轉賬憑證（見圖6）。

這樣，不管有多少種商品，其銷售成本的結轉都會迎刃而解。

四、高效使用自動轉賬功能的要求

1．加深對財務軟件的學習，選用最佳轉賬類型

自動轉賬的類型很多，有的轉賬業務適用于多種轉賬類型，如期末銷售成本的結轉，不僅可以使用“銷售成本結轉”，還可以選用“自定義結轉”和“對應結轉”來處理，使用者要根據具體情況選擇最合適的轉賬類型；再如制造費用的結轉，既可以選擇“自定義結轉”，也可考慮“對應結轉”。比較二者，對應結轉初始設置時更簡單一些，因為對應結轉的轉出科目只能是一個，但隨著明細科目或產品種類的增加，設置的轉賬憑證數量將按梯級遞增；而自定義結轉盡管在初始設置時比對應結轉稍煩瑣些，但它將業務歸集在一張憑證中進行處理，這比分散處理更規范，更便于查詢和分析信息。所以，如果企業的明細科目或產品種類較多的話，筆者建議使用自定義結轉。

另外，有些自動結轉類型是有條件限制的，如對應結轉只能結轉期末余額，若要結轉當期發生額，就需在自定義結轉中設置；又如銷售成本自動結轉的前提是庫存商品、主營業務收入、主營業務支出3個科目的下級科目結構必須相同而且必須帶有數量金額輔助核算，同時又不能帶有往來輔助核算，否則需到自定義轉賬或對應結轉中進行。所以，在選用轉賬類型時還應注意相應的限制條件，這要求使用者應充分了解財務軟件的相關功能。

2．科學設置科目體系，合理利用輔助功能

高效使用自動轉賬功能的前提是建立科學、合理的會計科目體系。會計科目體系一般包括一級科目（總賬科目）和明細科目，在會計電算化系統中，應盡可能少用明細科目，因為過多的明細科目會增加會計人員的錄入工作量并影響系統的運行效率，明細科目的簡化可以通過使用“輔助核算”來解決。比如某企業有很多客戶，如果應收賬款、應收票據、預收賬款等科目還按客戶設置明細科目，則科目體系就比較龐大，業務處理自然繁雜；若在設置上述科目時選擇了“客戶”輔助核算，系統只需輸入一次客戶資料，那么所有帶有“客戶”輔助核算的科目在錄入憑證時都可以直接調用客戶信息，其功能類似明細科目，但彌補了明細會計科目過多的缺陷，這樣就大大提高了工作效率。總之，設置會計科目體系，既要充分考慮本單位的實際情況，又要盡可能發揮財務軟件的優勢，提高財務軟件的使用效率。

3．會計人員加強學習，提高業務素質

自動轉賬的使用，對會計人員提出了較高要求，會計人員不僅要對本單位的經濟業務了如指掌，還必須熟練運用財務軟件中的系統函數并能靈活定義轉賬公式。只有這樣，才能適應本單位經濟業務的變化并及時對轉賬公式進行調整，也才能保證自動轉賬生成的憑證準確無誤。否則，不僅影響總賬系統中的數據，還會影響整個財務報告的真實性。

總之，自動轉賬憑證大多是一次定義，永久使用。如果會計人員能很好地利用自動轉賬功能，會計工作效率將會有很大改善，企業信息化的程度將會進一步提高。

主要參考文獻

[1] 孫艷華.定義好自動轉賬憑證提高會計電算化處理效率[J].中國管理信息化，2008（13）:10-12.

[2] 王新玲.會計信息系統 [M].北京：清華大學出版社，2007.

[3] 潘上永.會計電算化[M].北京：中國金融出版社，2007.