基于事項法ＡＩＳ的事項憑證類別設計探討

［摘 要］ 以事項會計理論為指導，改進原始業(yè)務數(shù)據(jù)的記錄方法，把事項憑證作為載體，對傳統(tǒng)會計流程重構(gòu)。以事項法AIS的會計流程思路為背景，本文在闡述事項憑證類別內(nèi)涵基礎(chǔ)上，對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務活動過程進行分析，以銷售/收款業(yè)務為例進行事項憑證類別的設計。

［關(guān)鍵詞］ 事項法；AIS；事項憑證類別

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.10.002

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）10-0010-03

如果在事項法AIS中把事項憑證作為各部門采集數(shù)據(jù)、定義業(yè)務規(guī)則的載體，那么，用一種事項憑證記錄、表達各種業(yè)務是不可能的，不同類經(jīng)濟業(yè)務設計不同的事項憑證。當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，選擇合適的事項憑證類別進行業(yè)務處理成為事項憑證應用的重要問題。本文在闡述事項憑證類別內(nèi)涵基礎(chǔ)上，對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務活動過程進行分析，以銷售收款業(yè)務為例進行事項憑證類別的設計。

一、 事項憑證類別的內(nèi)涵

我們在基于事項會計理論的會計流程探討中，勾畫了事項法會計流程，如圖1所示，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，通過事項憑證定義了對經(jīng)濟業(yè)務的處理規(guī)則、采集經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)據(jù)。企業(yè)經(jīng)濟活動多種多樣，不同經(jīng)濟活動設計的部門不同，業(yè)務處理規(guī)則不同，采集的數(shù)據(jù)項目不同，不可能用一種事項憑證格式來反映各種經(jīng)濟業(yè)務活動，需要對多樣的經(jīng)濟業(yè)務活動進行分類，不同類型的經(jīng)濟業(yè)務設計不同的事項憑證格式，多種事項憑證的集合就是事項憑證類別庫。當經(jīng)濟業(yè)務的起始部門選擇事項憑證類別庫中的憑證格式，如果新的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生事項憑證類別庫中沒有對應的事項憑證格式，可以通過新增事項類別到庫中，從而對經(jīng)濟業(yè)務進行表示。

二、 企業(yè)一般經(jīng)濟業(yè)務過程分析

無論企業(yè)提供的商品和服務的種類如何，每個企業(yè)至少有3種類型的業(yè)務活動，獲取/支付業(yè)務、轉(zhuǎn)換業(yè)務和銷售/收款業(yè)務。其流程如圖2所示。

獲取/支付業(yè)務是獲取、支付和維持企業(yè)所需要的資源。這些業(yè)務活動的目標：獲取企業(yè)所需的且能夠支付得起的資源（商品和服務）；支付獲得資源的款項；適當維護獲得的資源。可以獲得的資源包括：人力資源、資金、存貨（原材料、物料、商品等）、固定資產(chǎn)（廠房、設備等）、無形資產(chǎn)（新思想、技術(shù)、商譽等）、其他服務（法律、咨詢、財務等）。

轉(zhuǎn)換業(yè)務是將獲得的資源通過轉(zhuǎn)換變成客戶需要的商品和服務。轉(zhuǎn)換業(yè)務形式多樣，依賴于所提供商品和服務的類型、使用的技術(shù)和資源以及客戶和管理者的偏好。對工業(yè)企業(yè)來說，轉(zhuǎn)換流程包括把采購的貨物轉(zhuǎn)換成企業(yè)存貨的倉儲業(yè)務；把材料轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品的生產(chǎn)制造業(yè)務；把資金轉(zhuǎn)換成固定資產(chǎn)的投資業(yè)務。在具體分析轉(zhuǎn)換業(yè)務時需結(jié)合不同企業(yè)的特點。

銷售/收款業(yè)務包括一系列交付商品、提供服務和收取款項的活動，其目的是將商品和服務提供給客戶，并盡可能及早收回款項。

我們考慮把企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務活動像樹形分枝一樣進行分類，如圖3所示。

在分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)分支的末梢來設計事項憑證類別。這樣事項憑證類別也是一個樹形結(jié)構(gòu)的分類。

三、 事項憑證類別設計——以銷售/收款業(yè)務為例

1. 銷售收款業(yè)務描述

銷售業(yè)務包含正常銷售和銷售退貨。

正常銷售業(yè)務可從銷售報價單開始，也可從銷售訂單開始，本文從銷售訂單開始，客戶根據(jù)報價單提出購買商品，經(jīng)購銷雙方確認形成銷售訂單，經(jīng)銷售主管確認提交開票人員開出銷售發(fā)票。有的企業(yè)是現(xiàn)發(fā)貨再開票，有的是開票與發(fā)貨同時進行，有的是現(xiàn)開票后發(fā)貨。這里采用先開票后發(fā)貨。銷售發(fā)票經(jīng)確認后，一聯(lián)交給客戶，作為提貨憑據(jù)，另一聯(lián)交倉庫管理員出庫處理，第三聯(lián)交由財務部門進行賬務處理；管理員收到由銷售部門開出的銷售發(fā)票后，填寫出庫單，經(jīng)倉庫主管確認后可進行出庫處理。出庫單一聯(lián)交財務部門進行核算，另一聯(lián)用來登記庫存臺賬，第三聯(lián)可作為填寫發(fā)運單的依據(jù)。財務人員進行銷售收款處理，確認銷售收入和成本，涉及往來賬的進行核銷。

銷售退貨業(yè)務，現(xiàn)有客戶填寫退貨通知單，交銷售部門確認，填寫退貨發(fā)票，確認后交倉庫管理員填寫紅字銷售出庫單進行入庫處理。財務部門退款，填寫紅字收款單進行付款，已進行核算處理的，做紅字沖銷。

2. 銷售收款業(yè)務事項憑證類別設計

銷售業(yè)務處理過程涉及銷售訂單、發(fā)票、出庫單、收款單等單據(jù)，涉及銷售部、倉儲部、財務部等部門，經(jīng)過分析我們認為可將銷售業(yè)務用以下事項憑證類別表示整個業(yè)務：

（1）確認銷售訂單事項憑證：這個憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自銷售訂單數(shù)據(jù)（見圖4）。

（2）開票—出庫—收款事項憑證：這個憑證設計銷售部、倉儲部、財務部3個部門，發(fā)票數(shù)據(jù)項目主要數(shù)據(jù)來自訂單事項憑證，出庫數(shù)據(jù)項目主要來自發(fā)票，財務部門確認以上的事項，準備生成記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)（見圖5）。

（3）確認退貨單事項憑證：這個憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自客戶退貨通知單數(shù)據(jù)（見圖6）。

（4）退貨票—紅字出庫—紅字收款事項憑證：這個憑證設計銷售部、倉儲部、財務部3個部門，退貨發(fā)票數(shù)據(jù)項目主要數(shù)據(jù)來自“退貨單確認”事項憑證，紅字出庫數(shù)據(jù)項目主要來自紅字發(fā)票，財務部門確認以上的事項進行退款處理，準備生成記賬憑證相關(guān)數(shù)據(jù)（見圖7）。

（5）收款單確認事項憑證：這個憑證在出納收到貨款時填制，應找到對應的業(yè)務事項憑證，如果是預收款則對應訂單確認事項憑證，如果是現(xiàn)收款或應收款則對應開票—出庫—結(jié)算事項憑證（見圖8）。

3. 其他說明問題

上面我們給出了銷售業(yè)務的5個類別的事項憑證的框架格式，但5個類別事項憑證能否完整地記錄、表示銷售業(yè)務的各種情況；事項憑證中事項項目包括哪些；同一事項憑證中以及不同種類事項憑證之間的業(yè)務處理規(guī)則包含哪些；哪些事項憑證類別要進行價值核算、生成記賬憑證，如何生成記賬憑證；各事項憑證對應的會計處理模板如何設計；自動生成記賬憑證后會計處理流程發(fā)生哪些變化等一系列的問題都需要通過試驗、測試等方法，進行深入的研究。

主要參考文獻

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