網絡化條件下會計系統流程再造的誤區剖析

【摘要】 文章分析了與會計流程再造相關的兩個認識錯誤，糾正了片面追求 “精簡”的錯誤理念，提出了結合企業ERP管理軟件應用和互聯網這兩大環境去進行會計系統流程再造的設想。

【關鍵詞】 會計系統;會計系統流程再造;ERP;互聯網

一、幾個概念誤區剖析

近些年來，隨著企業流程再造(BPR)的流行，會計理論界開始廣泛討論會計流程再造的問題，進而出現了會計業務流程再造、 業務財務一體化、會計系統流程再造等相關術語。以下糾正對兩個常見術語的錯誤理解。

(一)對“會計業務流程再造”這一錯誤術語的剖析

“會計業務”這一名在現實中被廣泛運用，但從會計的本質來看，這一提法是值得商榷的。信息系統論認為“會計是旨在提高經濟效益的一個信息系統”，而業務一般是指經濟業務，應該包括融資業務、采購業務、生產業務、銷售業務、投資業務、分配業務、納稅業務、薪資業務等經濟活動。會計的職能是反映和監督，即對上述這些經濟業務(活動)引發的資金運動進行反映和監督。“會計”和“業務”的本質區別在于:“業務”是各項經濟活動的簡稱，“會計”是對經濟活動的計量、記錄報告;“業務”是“會計”處理的對象。因此把“會計”和“業務”連接起來的“會計業務”的提法是不夠準確的，因而“會計業務流程再造”的提法也是不夠準確的。

(二)對“業務財務一體化”的錯誤理解的剖析

長期以來，由于薪酬發放、固定資產折舊、往來收付結算、采購銷售、倉儲庫存、融資投資、計繳稅金等“業務”和財務(主要指會計)有著千絲萬縷的聯系，會計必須對這些業務產生的資金流信息進行輸入、處理、加工從而生成會計信息，傳統的會計崗位劃分也是以這些具體業務為依據的。例如會計中的工資崗位專門處理工資計算及相關的人工成本費用分配的問題，既要肩負薪酬數據采集、匯總、分類、計算還要承擔會計分配任務。一個會計崗位同時肩負了“業務”和“會計”兩大功能，這樣給人造成錯覺，會認為薪酬計算發放“業務”和薪酬費用分配“會計”是“一體化”的。對工資會計崗位的準確定位應該是“專門處理薪酬管理業務中和成本費用分配相關的會計信息活動”，而具體的薪酬計算業務嚴格來說應該由人事、車間、總務等部門共同完成。又如會計中的采購崗位其實并不是采購“業務”活動的直接參與者，因為采購應該是由具有專業技術的專職采購人員完成，他們負責和供應商直接接觸，要出差、跑業務。對會計工作中的采購崗位準確的定位應該是“專門處理采購業務中和采購成本相關的會計信息活動”。

綜上所述，所謂的“業務財務一體化”，不是說業務和財務(含會計)不分家，不是你中有我、我中有你的關系。嚴格說來，“業務”人員和“財務”人員的工作性質和職責是“分立”的，不是合為“一體”的。雖然現實中由于人員缺乏或者內控松散，有時會出現一個人既是業務人員又是財務人員的例子，但是我們必須認識到業務人員和財務(含會計)人員是兩類性質截然不同的人員，兩者各有各的崗位職責，各有各的工作特點。

“業務財務一體化”的準確解釋是:“從管理信息系統角度來看，凡是要在業務部門和財務部門等多個子系統共同使用的數據，應該確保只有一個唯一的數據源頭，即從數據產生的源頭業務模塊輸入數據，在相關的其他信息模塊和財務模塊共享并處理該數據”。這一概念是從信息管理角度出發而產生的，基本原則是:凡是幾個部門共同需要的一種信息，應該只在該信息產生的源頭錄入生成，其他系統不再重復錄入。現代企業管理最終的實質還是信息化管理，比如采購活動發生以后，要引發采購、付款、庫存這些“業務”和“會計”等的一系列變化，本來要在四個職能部門分別輸入各自相關的信息，就是對于一個共同的采購業務引發的信息活動，要放到四個不同的職能部門去處理，這樣不但會造成數據的重復輸入，還容易出現錯誤，又要花費時間進行核對，信息處理效率低下。而“業務財務一體化”強調的是進入信息系統的數據源頭只有一個，就是從采購系統中錄入信息后，其他諸如付款、庫存、會計等需要這筆采購信息時，直接調用即可，這樣大大減少了出錯的概率，減少了核對的麻煩。

(三)“會計系統流程再造”的提法是科學的

“會計系統流程再造”這一概念符合會計的內涵，也可以引申到會計反映流程再造、會計監督流程再造和會計管理流程再造。可以將“再造”的思想融入到會計信息系統處理的各個環節。從會計的反映職能來看包括:業務→原始憑證的流程再造，原始憑證→記賬憑證的流程再造，賬簿生成的流程再造，報表生成的流程再造等;從會計的監督職能來看，輸入時→系統有效性檢驗→專人審核生效→進入下一個環節并處理→責任人簽字……這一基本的監督流程可以隨著企業信息化建設發展進行相應的改造優化。從會計參與決策職能流程看，原始數據的輸入→專人利用專門手段進行處理→領導決策獲取信息→依據信息進行決策，這一流程同樣存在再造的空間。

二、片面追求精簡的誤區剖析

學者們普遍認為，著手進行會計系統流程再造時應從會計重要性原則出發，能省則省。一味求精求簡的再造理念，在短期內可能會有一定的效用，但從長期來看，往往會以內部控制松散作為代價，或者以喪失信息的衍生利用價值為代價，這是目前進行會計系統再造的誤區之一。

下面以采購業務中的會計流程再造為例闡述。如果僅從會計做賬處理的角度考慮，可以將采購分解為三個步驟:第一步，見到采購發票作“借:在途物資，借:應交稅費;貸:應付賬款(或其他)。第二步，見到和采購相關的運費發票等(作和上述類似的處理)。第三步，見到采購實物辦理入庫結算時作 “借:原材料(庫存商品);貸:在途物資”。按照這個思路，在設計采購業務的信息傳遞流程時只要圍繞采購發票、運費發票、入庫單這三種原始單據的處理進行即可，不考慮除此以外的其他單據和信息，這樣做很符合簡化高效原則。但是在簡化的同時，我們犧牲了其他信息需求，比如采購訂貨問題、款項結算問題。也就是說只注重到會計核算信息的生成，但沒有考慮到會計管理乃至整個企業管理信息的生成問題。在簡化流程的同時忽略了信息的完整性，這是誤區之一。

在解決數學幾何難題時，往往會引入“輔助線”這一題外“工具”，它雖不是幾何難題本身的必須條件，但是它的引入，會使人的思路豁然開朗，從而順利解決難題。進行會計系統流程再造過程中，站在企業信息管理的總體角度，兼顧內部控制的要求，適當增加原來流程中所沒有的一些“輔助流程”，不但不顯得累贅，反而會使整個流程更顯得井然有序。比如采購付款中的“現結單”就是一個很好的例證。

三、脫離企業ERP管理軟件應用環境的誤區剖析

現代企業管理離不開ERP管理軟件這一基本環境，進行會計系統流程再造，更無法跳出這個圈子。現在用友、金蝶、安易、SAP等大型的較成熟的ERP管理軟件已廣泛應用于各行各業。言會計必言財務軟件，言財務軟件必言ERP。在現代信息社會，會計已很難游離于前述的融資、采購、生產、銷售、分配、投資稅務等具體的經濟業務之外。會計信息系統更是作為整個企業管理信息系統的一個子系統存在。應用ERP軟件的企業要充分認識到財務和業務的具體關系;要認識到賬務處理模塊和購銷存、薪酬管理、資產管理、往來款項管理、生產制造管理等模塊之間的關系;要充分考慮到信息系統內部單據之間的流轉關系，考慮到數據單據的上、下游關系;考慮單據錄入、審核、處理、輸出分別應放在哪個模塊進行，一定要站在整個企業信息管理的高度考慮會計系統流程再造，不能孤立地只在會計系統內部進行簡單的流程改造。要知道，進行流程再造的目的不僅是為會計信息的生成，更是要為整個企業的管理需要生成。同時，在進行會計系統之外的其他子系統的數據信息流程再造時，也同樣要兼顧到會計系統的需要。

圖1是用友U8管理軟件總體架構圖，是假定企業實現了物料需求計劃、采購、應付賬款、銷售、應收賬款、庫存、存貨、成本管理、工資、固定資產、資金管理、財務分析等多模塊應用，是一個比較典型的ERP信息管理環境。此圖對研究ERP內部各模塊關系有著重要的參考意義。

圖1中如果加入生產制造、客戶關系管理、人力資源管理等模塊，其模塊關系圖將更加復雜，在進行相應模塊流程再造時要考慮的因素將更加全面，問題將復雜化。如果減少一些模塊，則在進行相應流程再造時需要考慮的因素也進一步減少，問題將簡單化。總之，進行會計系統流程再造或者其他業務系統流程再造一定要結合企業購置的ERP軟件進行，也可以結合企業的流程再造去選購ERP軟件，不要浪費ERP軟件資源。可以說，在購買ERP管理軟件之前是盡量讓ERP軟件適應本企業的管理流程需求，而買回ERP管理軟件并使用后，應該盡可能讓企業的管理流程去適應ERP軟件的要求。現在企業應用ERP軟件失敗的案例很多，成功的不多，大家都在責怪ERP——不符合自己的特殊需求，但很少考慮改變自己的慣有流程去主動適應ERP的要求。

當然，由于ERP管理系統自身的特點是全面性、復雜性、綜合性、嚴密性，因此在結合ERP系統考慮會計系統流程再造時，往往又會陷入過于復雜的誤區。因而在考慮整體性的同時，也需要結合企業的具體情況，適度精簡，盡量減少模塊間過多的數據關聯程度，以避免帶來會計信息時滯性的問題。

四、游離于互聯網大環境之外的誤區剖析

現代信息社會是以網絡的普遍應用為基本特征，會計信息系統及時性、相關性的要求可以得到完美的體現。研究會計信息系統流程再造，必須站在具有互動性、開放性的互聯網的大環境下進行。脫離網絡環境的會計系統流程再造只能是閉門造車的做法，終將被時代拋棄。

前已述及會計系統流程再造的一個基本原則就是數據源一次輸入原則，目標是降低冗余程度，減少重復輸入帶來的錯誤，減少因不同人員錄入相同信息而進行的相互核對，現以兩個簡例闡述。

例1，如果集團公司內分布于不同地區的子公司都應用同一種ERP軟件并且都能順利互聯，則通過互聯網和ERP管理軟件這一平臺，可以進行信息的適時同步操作。比如在上海分銷公司的一筆銷售業務信息錄入后，可以同步進入到遠在北京的數據庫中，北京的信息人員可以及時收到這一信息，立即審核后制單。就是在上海分銷部錄入原始信息，北京的總部財務人員也能審核信息并處理信息，進一步生成管理需要的其他信息。

例2，非集團公司的兩個企業之間的購銷業務在互聯網環境下流程優化。比如A公司要向遠在外地的B公司采購商品，買方A和賣方B要涉及到的幾個具有密切關聯度的主要單據及對應關系為:A:采購訂單← →B:銷售訂單; A:到貨單← →B:發貨單; A:采購發票← →B:銷售發票。顯而易見，在絕大多數正常情況下，A企業的采購訂單和B企業的銷售訂單信息應是一致的;A企業的到貨單和B企業發貨單信息應是一致的;A企業的采購發票和B企業的銷售發票信息應是一致的。這就給網絡環境下的會計系統流程再造提供了如下思路:(為了說明問題，這里先撇開實物出、入庫手續和相關付款結算手續)

A企業錄入采購訂單，通過網絡傳遞到B企業。

B企業立即根據A企業的采購訂單研究決策后生成發貨單、錄入銷售發票，并傳遞給A企業，同時組織發貨。

A企業根據B企業傳來的發貨單和到貨情況生成到貨單;根據B企業傳來的銷售發票生成采購發票。

再造前，A企業要錄入3種單據，B企業要錄入3種單據。再造后，由于相同信息可有上游數據生成，這樣的話，最終的單據變為采購訂單、發貨單、銷售發票，業務錄入量減少了一半。

當然在具體應用中還要考慮雙方的網絡基礎、軟件基礎、數據庫結構、國家規定等。但從減少不必要的重復輸入角度考慮，提供了另一種新的思路。

五、結束語

今后，在提到和會計相關的流程再造時，標準的提法應該是“會計系統流程再造”。由于現在的企業大多數都已處于互聯環境，ERP管理軟件的應用也已經比較普及，因而在研究會計系統流程再造時，必須緊密結合這兩大環境。再造后的流程一定要和ERP軟件的應用高度相適應。同時要考慮和企業外部環境相融合，考慮外部數據源流入企業內部信息系統并利用的問題。●

【參考文獻】

[1] 湯四新，莊明來.銷售循環中會計業務流程再造模型之比較[J].審計與經濟研究，2008(3).

[2] 李英紅.淺談網絡信息時代的會計流程再造[J].經濟論壇，2008(3).

[3] 張麗霞.網絡時代企業的會計業務流程再造[J] .四川會計，2003(9).

[4] Hammer，Champy.ReengineeringtheCorporatioz[M]. United States:HarperCollins Publishers，2004.