借助金稅開票軟件提升銷售核算效率的探討

[摘要]在實際工作中，金稅開票軟件與金蝶財務軟件是由兩個不同部門獨立運用的管理工具，雙方的數(shù)據(jù)可以起到互相核對的作用，但又彼此獨立，如何利用金稅開票軟件的有效數(shù)據(jù)直接生成憑證，提升銷售財務核算工作的效率，是本文探討的主題。

[關鍵詞]軟件；生成憑證；核算效率

在實際工作中，金稅開票軟件與金蝶財務軟件是由兩個不同部門獨立運用的管理工具，雙方的數(shù)據(jù)可以起到互相核對的作用，但又彼此獨立存在，如何利用金稅開票軟件的有效數(shù)據(jù)直接生成憑證，提升銷售財務核算工作的效率成為必須解決的問題。通過方案的設計與選擇和開發(fā)，將開票數(shù)據(jù)通過程序引入直接生成憑證，達到兩系統(tǒng)的有機結(jié)合，形成開票、憑證、賬務一體化，既解決了核對，又解決了賬務數(shù)據(jù)來源的準確性問題。共享金蝶軟件與防偽稅控開票系統(tǒng)銷售業(yè)務的數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)輸入出錯。實現(xiàn)了金蝶軟件的數(shù)據(jù)和防偽稅控金稅發(fā)票的數(shù)據(jù)一一對應，真正滿足了企業(yè)高質(zhì)量、低成本、高效率的信息化管理要求。

一、現(xiàn)狀分析

我國基于對增值稅發(fā)票管理的要求，規(guī)定：凡是需要獨立開具增值稅發(fā)票的企業(yè)，都須使用國家統(tǒng)一的防偽稅控開票系統(tǒng)，即金稅開票軟件。它具有相對的封閉性，實際操作過程中。只能由人工錄入各種信息才能完成開票過程，而已開票的信息，企業(yè)現(xiàn)有的財務軟件無法直接運用。

財務人員根據(jù)已開具的每一份發(fā)票，通過手工再次將相關數(shù)據(jù)輸入金蝶財務系統(tǒng)中，最終形成會計憑證。對于大中型企業(yè)來說，平均一個月需輸入幾千份發(fā)票數(shù)據(jù)，而且還要分類匯總，工作量很大。

兩套軟件的相對獨立狀態(tài)極易造成兩個部門數(shù)據(jù)的不一致，而且造成雙方的操作人員或管理者需要進行大量的數(shù)據(jù)核對和錄入工作。因此，自行開發(fā)將金稅開票軟件中的開票數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成金蝶財務軟件中的財務憑證便成為財務人員的迫切希望解決的問題。

二、方案選擇

一般的企業(yè)都會自行開發(fā)銷售管理系統(tǒng)。從銷售管理模塊中的銷售訂單、銷售出庫單中直接提取銷售數(shù)據(jù)導入防偽稅控開票機中進行成批自動化開具增值稅發(fā)票，使企業(yè)在填開增值稅發(fā)票環(huán)節(jié)上避免重復的手工錄入，降低開票操作人員勞動強度。提高工作效率。而且開完票后及時把稅控開票數(shù)據(jù)返回銷售管理模塊中，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，很好地解決了企業(yè)開票量大的問題。但如何借助銷售管理系統(tǒng)把金稅開票軟件與金蝶財務軟件有機地結(jié)合起來，從而把開票數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成財務憑證就是本文要探討的問題。(圖1)

通過認真研究金蝶財務軟件的現(xiàn)有功能和查找了大量的金蝶財務軟件資料，基本形成兩個比較方案：

方案一，從銷售管理系統(tǒng)中讀取發(fā)票數(shù)據(jù)，按金蝶財務軟件憑證的數(shù)據(jù)格式直接寫入到金蝶財務軟件的數(shù)據(jù)庫。這個方案優(yōu)點在于人工操作很少，減少操作錯誤；缺點在于相關資料很少，成功難度非常大，而且風險也比較大。如果發(fā)生錯誤有可能破壞整個金蝶財務軟件的數(shù)據(jù)庫。

方案二，通過金蝶財務軟件自身的引入功能，從銷售管理系統(tǒng)中讀取發(fā)票數(shù)據(jù)。按金蝶財務軟件引入的格式要求寫到一個臨時文件中，然后在金蝶財務軟件中操作憑證引入。這個方案優(yōu)點在于難度相對比較小，只需按憑證引入的格式導出發(fā)票數(shù)據(jù)；同時金蝶財務軟件自身的引入有錯誤檢驗功能，如果引入的數(shù)據(jù)有錯誤會給出提示，即使發(fā)生操作錯誤也較容易控制。通過多次試驗，區(qū)別比較結(jié)果。決定選擇方案二。

三、開發(fā)過程

(一)準備工作

為了安全、方便地進行開發(fā)和測試工作，前期先從網(wǎng)上下載安裝試用版的金蝶財務軟件客戶端。經(jīng)過測試后，從現(xiàn)有金蝶財務軟件中引出科目名稱及少量的憑證數(shù)據(jù)。在試用版的金蝶財務軟件中進行試運行，測試正常后再轉(zhuǎn)入下一步工作。

(二)初始化

1憑證引入格式：金蝶財務軟件本身具有引出功能。利用該功能引導出憑證文件，經(jīng)過修改處理后作為引入的格式模板，然后在模板中加入要引入的數(shù)據(jù)。具體分兩種情況處理：

其一，由開發(fā)人員維護部分。維護難度大且今后在實際使用過程中變化不大的內(nèi)容由開發(fā)人員維護。如“主營業(yè)務收入”二三級產(chǎn)品科目的轉(zhuǎn)換。因發(fā)票上的產(chǎn)品名稱與憑證的產(chǎn)品科目、產(chǎn)品名稱完全不一樣，而且產(chǎn)品科目經(jīng)過分貨場再分品種、規(guī)格。即把同一貨場相同品種中相近的規(guī)格合并在一個科目里，如在棒材貨場里把HRB400螺紋鋼產(chǎn)品中的規(guī)格為14mm、16mm、18mm的品種合并成“棒材貨場，HRB400螺紋鋼14—18mm”二三級明細科目。其維護難度大，財務使用人員難以操作。但因為所生產(chǎn)的品種規(guī)格在一段時間里基本上不會發(fā)生太大的變化，初始維護做好后，以后的維護量就相對少，因此由開發(fā)人員把發(fā)票數(shù)據(jù)中每一個品種與產(chǎn)品科目的對應關系全部維護好，財務人員直接使用即可，以后有變化時可由有經(jīng)驗的人員進行維護。初始維護時花費時間多，以后維護時間就少，由于維護難度較大，該維護界面由開發(fā)人員掌握，不提供給財務人員使用。

其二，由財務人員維護部分。初始維護時，由開發(fā)人員從金蝶財務軟件中把項目核算中的客戶科目、片區(qū)科目導入銷售管理系統(tǒng)中并形成臨時科目表，以臨時科目表中的客戶名稱為依據(jù)，更新銷售管理系統(tǒng)中的客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。如果臨時科目表的客戶名稱與銷售管理系統(tǒng)的客戶名稱無法匹配時，再進行人工維護，以確保臨時科目表中的客戶名稱、片區(qū)名稱與金蝶財務軟件中的客戶科目、片區(qū)科目完全一致。如“應收賬款”二級客戶科目、片區(qū)科目的轉(zhuǎn)換，因發(fā)票上的單位名稱與憑證上的客戶科目、客戶名稱不是一一對應。而且會有變動。需要對發(fā)票上的單位名稱與客戶科目、片區(qū)科目的對應關系進行維護。該操作界面用于查看發(fā)票系統(tǒng)的單位名稱和相對應的客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。如果沒有維護過，科目代碼、科目名稱則為空。操作人員可根據(jù)需要進行補充、修改客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。完成后按“保存”。(圖2)

2 場券發(fā)票數(shù)據(jù)的引入準備：通過金稅開票軟件和金蝶財務軟件的詳細對比，發(fā)現(xiàn)憑證要求有附件張數(shù)，而發(fā)票數(shù)據(jù)庫中沒有，經(jīng)過調(diào)查了解后可以通過銷售管理系統(tǒng)的出庫磅單份數(shù)和發(fā)票份數(shù)計算出來，金稅開票軟件中的其他數(shù)據(jù)項目已經(jīng)足夠滿足憑證的需求。

四、實際操作

(一)發(fā)票到財務憑證的操作界面

可根據(jù)合同號、開票的時間段查詢出未引出的發(fā)票列表，由使用人員選擇需要引出的發(fā)票。如果引出過且需要重新引出的可直接輸入發(fā)票號碼，再點擊“查看”即可。審核客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱、產(chǎn)品科目、產(chǎn)品名稱，如果有錯誤先進行相關的維護再重新點擊“查看”。選好所有需要引出的發(fā)票，點擊“引出”。(圖3)

(二)把數(shù)據(jù)導出到模板文件

通過上一步驟指定了要引出的發(fā)票后。需要把同一片區(qū)同一個客戶的發(fā)票合并到一份憑證上，以減少憑證的份數(shù)。除總金額和總稅金合并外。還需把同一個客戶發(fā)票里各貨物的名稱、重量、不含稅金額按產(chǎn)品科目名稱合并在一起，而且憑證的附件張數(shù)也要重新計算臺并，甚至還要把同一份憑證上所有產(chǎn)品科目里的重量合計數(shù)寫在摘要上，并要求憑證摘要也需與各分錄相匹配，如在相應應收賬款、主營業(yè)務收入、應交稅費各分錄的摘要上注明購鋼材總噸數(shù)、某某單位購鋼材、某某單位購鋼材稅金。這也是系統(tǒng)開發(fā)的一個難點。在后臺程序中進行合并計算處理后，再把處理后的數(shù)據(jù)回寫到憑證模板文件中。操作人員檢查無誤后，保存該文件。

(三)生成憑證。通過金蝶財務軟件自帶的憑證導八程序這個工具，將上述轉(zhuǎn)換好的憑證模板文件導八到總帳系統(tǒng)中直接生成憑證。(圖4)

五、實際成效

第一，金蝶財務軟件與金稅開票軟件共享銷售業(yè)務數(shù)據(jù)。避免數(shù)據(jù)重復多次輸八出錯。而且將開票數(shù)據(jù)通過程序引入直接生成憑證，在提高財務工作效率的同時，還降低了出錯的概率。

第二，防偽稅控發(fā)票信息能自動返回到金蝶財務軟件中，實現(xiàn)金蝶財務軟件的數(shù)據(jù)和防偽稅控金稅發(fā)票的數(shù)據(jù)一一對應，真正滿足了企業(yè)高質(zhì)量、低成本、高效率的信息化管理要求。

第三。靈活方便。一是已引出的發(fā)票通過輸入發(fā)票號還可以再次引出，但操作時一定要確認有沒有重復引入金蝶財務系統(tǒng)：二是憑證的模板文件為ExCEL格式文件，可以修改。但修改時要慎重，且必須要確保修改后無誤，否則會造成以后引入的數(shù)據(jù)都是錯誤的；三是初始化后，需要修改的工作量不大，且容易操作，方便財務人員及時掌握。