談電算化會計檔案的管理
2009-04-29 00:00:00郭香彩
中國管理信息化 2009年17期
[收稿日期]2008-12-27
[摘 要]本文分析了實現會計電算化后會計檔案管理的特點及存在的問題，并提出改進建議。
[關鍵詞]會計電算化;會計檔案;管理
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.17.004
[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)17-0015-02
隨著信息技術的飛速發展和會計制度改革的深入，會計電算化已成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。會計電算化大大減輕了財務人員的勞動強度，提高了工作效率，實現了從憑證到賬簿到報表的一體化過程。由于電算化會計與手工會計在會計基礎及會計工作方法等方面都存在著一定差別，在實施過程中，存在一個很現實的問題，即實現會計電算化后的檔案管理未能引起足夠的重視。
筆者經過幾年的會計電算化實踐與理論研究，認真總結了電算化會計下檔案管理的新特點，針對目前會計電算化現實工作中會計檔案管理存在的共性問題進行初步探討。
1 電算化會計檔案的新特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。實行會計電算化后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的會計數據與文件，財務人員的日常工作以及歷年會計資料的調閱大都可以在計算機上完成，隨之而來賦予了會計檔案許多新的特點:
11 會計檔案具有了更廣泛的內涵
根據財政部、國家檔案局財會字[1998]32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
12 會計檔案載體依賴系統環境
傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持，具有直觀可視性，而電算化下的電子會計檔案存儲在磁性介質中，必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境支持下才可以使用。
13 會計檔案較傳統會計檔案易于修改
在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證。因此，會計信息的完整性、安全性受到挑戰。由于這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，因此對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高。
14 電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高
電算化會計檔案的保存，受到載體本身的質量、溫度濕度、磁場因素等存放環境、存儲信息有效期等因素的影響較大，易受破壞。
15 電算化會計檔案的管理對會計人員的素質與系統安全操作提出了新需要
電算化會計檔案管理要求從事這項工作的人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識;而對系統安全性的要求，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的要求。
2 電算化會計檔案存在的問題
21 會計檔案不完整
有的財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
22 會計檔案管理制度不完善
由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
再者，有的單位將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質上后認為萬事大吉了，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而造成會計信息的丟失。
23 由于會計電算化軟件的更新換代較快，在不同版本下的會計數據結構有可能不同
許多單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱，不能充分發揮電算化會計檔案的作用。
24 缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
25 對會計電算化本身理解的偏差
許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做賬的工具，而忘記了它本身所包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。
26 尚未引起有關部門的重視
不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
3 如何做好電算化會計檔案管理工作
針對電算化會計檔案目前存在的問題，筆者根據多年的實踐經驗，對如何做好電算化會計檔案管理工作略談幾點建議:
3.1 要注意對會計檔案中電算化文檔的管理
在保管好紙質檔案的同時，要求特別注意電算化檔案的管理 。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應實行“AB備份法”進行數據的備份，即對所有的會計數據進行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發生造成整個會計電算化系統崩潰，無法恢復。
32 健全電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度:按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片檔案應保存在遠離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。
(2)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
(3)建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。必須加強對檔案管理的權限控制，并通過操作日志進行監控。普通數據可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
33 注意電算化檔案與對應的財務軟件版本的一致性
由于在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤，給工作帶來不必要的麻煩。因此，電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，包括財務軟件的系統名稱、版本、編程語言;數據庫系統類型;軟件銷售商名稱、電話、聯系方式以及與其相配套的各種說明書和使用手冊。
34 提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新要求。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識;而對系統安全性的要求，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的要求。所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理。
35 相關部門要提高思想重視程度
實現會計電算化的單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
實行會計電算化之后，除做好日常的會計工作外，我們還應在整個計算機系統的安全性、穩定性等方面做好計算機病毒防范工作:一要嚴格上機管理制度，禁止非本部門的人員使用電算化計算機;二要在計算機上安裝防火墻，以防止病毒的侵入;三要嚴格上網制度;四要嚴格查盤制度，在單機條件下，計算機病毒的主要來源就是來源不明的磁盤，進入財務系統的磁盤一定要經過嚴格的查毒檢查。只有嚴格的防病毒措施，才能使會計數據免受病毒的侵害，才能保證電算化會計檔案的正確性、規范性。
