國內外財務軟件的會計業務流程比較分析

[摘要]企業再造工程是美國在20世紀90年代初期提出的一種管理變革思想，會計業務流程再造涵蓋于企業再造工程之中。本文圍繞國內外會計業務流程的對比分析，對國內外套計業務流程進行了深入透徹的分析，并據此為我國會計軟件設計及會計業務流程優化提出了相應的見解。

[關鍵詞]會計業務流程；再造；作業管理

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673—0194(2009)11—0004—04

財務軟件是會計業務流程的載體，比較分析國內外財務軟件的會計業務流程，可以借鑒國外先進的會計業務流程以及運用作業管理的思想，消除國內軟件會計業務流程中存在的不合理作業，盡量壓縮非增值作業，從而達到優化會計業務流程的目的，也為我國財務軟件的設計提供先進的理念與思想。

一、國內財務軟件的會計業務流程分析

勞動分工對經濟增長有何影響，一直是經濟學家關注的問題。早在公元前380年，柏拉圖就論述了分工對社會福利的意義，并認為市場和貨幣的基礎起源于分工。對勞動分工的經濟學意義做出系統性研究的是亞當·斯密(Adam Smith，1776)，他在其發表的《國民財富的性質和原因的研究》一書中提出了勞動分工理論。他認為，組織和社會將在勞動分工過程中獲得巨大的經濟效益。同時斯密也認為，分工提高勞動生產率的原因有3個方面：一是勞動者的技巧因專業而日進；二是節省了由一種工作向另一種工作轉移的時間；三是當人們把注意力集中在單一事物上時，要比將注意力分散在許多事物上更能發現達到目標的更加簡易和便利的方法。他的這一理論成為近代產業革命的起點，也成為后來管理學家建立管理科學理論的前提。

依據勞動分工論是將一定的過程分解為個別作業的做法，本文認為管理活動的重點在于努力提高個別作業的效率。我國現有絕大部分財務軟件，包括金蝶、用友在內，其會計業務流程是建立在勞動分工理論前提下的一種順序化業務流程(如圖1所示)，在順序化的會計業務流程中，會計人員利用會計科目和復式簿記工具把會計主體的資產、負債和所有者權益的財務度量結果進行分類匯總，使用標準統一的格式定期將會計信息傳遞給會計信息使用者。我國這種順序化的會計業務流程呈現如下幾個特征：(1)會計信息的產生是原始會計數據在會計信息系統中單向運動的結果，而非“需求決定型”的會計系統；(2)傳遞到使用者手中的會計信息是經過加工處理的高度綜合的會計信息；(3)現有會計業務流程使得財務軟件結構的設計過于細化，各個核算子系統之間存在一定程度上的“信息孤島”問題，會計數據傳輸缺乏實時性、一致性；(4)會計業務流程中任何一個環節的錯誤將直接影響整個會計信息加工結果；(5)在會計業務流程中存在不合理作業，如存在賬簿登錄作業情況，財務報表的編制仍然是“賬簿取數”，會計電算化下的會計業務流程只是將這些不合理或無效的作業交由計算機完成，這也使得業務流程效率低下；(6)信息來源上主要依靠手工輸入會計數據，沒有真正實現總賬子系統與其他業務子系統的集成，不能實時提供會計信息；(7)總賬子系統對輸入信息的處理是經過篩選的，總賬數據庫無法反映每項業務活動的明細信息，輸出結果遺漏大量的非財務信息。

由上述分析可知，有必要對我國現有財務軟件的會計業務流程進行再造和優化，消除順序化會計業務流程所帶來的種種弊端。同時，自20世紀80年代以來，企業財務與會計工作正在靜悄悄地發生變革。企業越來越希望財務專家與經營管理活動的經營合作，大幅度地降低財務和會計工作的成本。然而，與起源于20世紀80年代并迅速發展的經營管理革命相比，財務和會計工作領域所發生的革新落后了一代。當今社會經濟環境的復雜程度已經超出帕喬利當時想象的業務范疇和社會經濟狀況。從信息處理的角度去理解，財務與會計是處理信息的信息系統，其產品是信息化產品，因此，隨著用戶對信息的需求和預期發生改變，傳統會計信息系統必須更新，并根據需要提供更加快捷、定制和廣泛的信息產品。由此可知，當前我國財務軟件會計業務流程再造的重點與難點在于革新基于勞動分工理論的順序化單向式會計業務流程，消除“信息孤島”現象，擴大會計信息處理范圍，及時對相關會計信息進行處理，輸出多樣化的會計信息以滿足會計信息使用者的需求。

二、國外財務軟件的會計業務流程分析

國外財務軟件，如SAP，在會計業務流程方面并非是完全順序化的單向會計業務流程(如圖2所示)，會計信息也不是原始會計數據單向運動的結果，在財務報表產生的過程中存在反饋運動。提供數據的各個業務流程每天、每周或每月結束時定期公布業務事件匯總，業務事件更新匯總并經驗證后發布，總分類賬主數據從發布的事件中獲得數據。總分類賬數據的輸入絕大部分由各個業務流程直接提供，實現總賬子系統與其他業務子系統數據傳遞的集成，做到了一定程度上的實時提供會計信息。總分類賬數據包含所有企業事件數據的匯總信息。每個總分類賬項目都有一段數據用于識別數據來源和為進行合適的審計跟蹤提供參考起點的代碼。該代碼為審計員提供了追溯已匯總到總分類賬余額中的單個業務事件的手段。

國外財務軟件的設計是面向流程的，集成化程度相當高，但國外財務軟件的會計業務流程也不能提供完全滿足經營管理決策所需的會計信息。經營管理決策所需的其他業務事件信息雖然可由其他部門獨立運行的系統獲得，但任何非財務信息和財務信息是分開的。總分類賬的期末結算完成，最終就會從總賬子系統中消除詳細的業務事件數據，只保留每個賬戶正確的當前余額。即使業務事件數據中的非財務信息與財務信息存在聯系，只要定期修改完成并清除財務數據，這種關系就不復存在。因此，用于決策的信息就只限于賬戶文件中獲得的信息。當需要這些賬戶提供更加詳細的信息時，總賬子系統通常不能還原歷史業務事件。同時，在信息化環境下，總賬是否還有存在的價值也是值得探討的，筆者在這一點上比較贊同莊明來教授(1997)的觀點，會計報表的編制變“賬簿”取數為“賬戶”取數，業務報告編制省去登記賬簿的程序，減少了會計業務流程中的無效作業或非增值作業。另外，筆者認為業務報告的編制和總分類賬數據缺乏相應的審核機制，必要的審核機制對于保證會計信息的真實可靠性以及防止企業核心機密數據的外泄是十分重要的，僅僅在總分類賬項目中保留識別代碼和審計線索是不夠的。

三、國外會計業務流程對我國會計業務流程的啟示

會計信息只是信息使用者所能獲得的諸多信息中的一種，會計信息與其他渠道的信息存在競爭關系，如果會計信息系統提供的信息無法滿足使用者的需求，就意味著失去顧客。當前，我國財務軟件的會計業務流程基本上是模仿手工環境下的會計業務流程，存在一定的不足之處。會計信息使用者個性化、多樣化的會計信息需求也對我國財務軟件的會計業務流程提出了挑戰。在當前網絡環境下，筆者認為增強會計系統核心競爭能力的根本在于提高會計信息的相關性和可靠性，會計信息的相關性和可靠性以及會計業務流程的再造問題是當前會計系統這個“木桶”的短板，而提高會計信息質量勢必進行必要的業務流程再造。在會計業務流程再造的過程中，企業應在權衡利弊、審時度勢的前提下，打破原有會計業務流程，借鑒國外會計業務流程的先進經驗，實現長短板的重新組合，優化配置企業財務資源，從而提高企業會計信息質量，以實現會計信息對決策有用的共同目標。

(一)在會計業務流程再造中保留必要的審計線索和內部控制點

國外會計業務流程都能適應現代審計的需要，在會計軟件中保留和提供審計線索的功能，這方面對國內財務軟件設計和會計業務流程再造有著重要的借鑒意義。在會計信息化程度較高的國家，例如美國、德國等國家，軟件是否具有和保留充分的審計線索功能，已成為對財務軟件進行評價和審核的最重要指標之一。一般而言，一個理想的財務軟件必須具有和保留充分的審計線索功能，國外許多財務軟件提供雙向查詢的功能，并非只具有單向的順序化查詢功能。目前我國絕大多數財務軟件的查詢設計都是單向的，當需要反向查詢時，則會遇到諸多困難。國外許多財務軟件對數據的變動處理均留有痕跡：在初始錄入憑證時有一條記錄記載，在改動、刪除時，并不是在原記錄上變動，而是另有記錄反映。這樣，你在查詢時，同一筆會計業務有哪些改動，什么時間進行了改動，由誰操作，在哪項功能中進行了改動，均可查出。每一筆處理都留有痕跡，這就為審計工作提供了線索和方便。會計軟件是會計業務流程的重要載體，因此，國內財務軟件設計時就應考慮留下必要的審計線索和審計功能，保證財務軟件所產生會計信息的真實、可靠性，并為我國審計信息化工作的開展打下堅實的基礎。同時，留下必要的審計線索和審計功能，可以保證對會計業務流程實施必要的監控，保證賬務數據的安全可靠。在國外，一些財務軟件，如SAP，已經融入了Sarbanes—Oxley法案404條款，許多企業組織很努力地重組企業流程去涵蓋Sarbanes—Oxley法案要求的控制點。因此，在我國會計業務流程再造的過程中也應留下必要的審計線索和內部控制點。

(二)會計軟件系統設計面向業務流程

國外會計系統軟件，如SAP，Oracle，其設計是面向流程的，集成化程度較高。國外企業管理軟件，特別是MRP-Ⅱ和ERP軟件，一般是以生產為中心，即以物料需求計劃(MRP)為基礎，發展到制造資源規劃(ERP)。因而是以生產制造為中心，財務與成本是這個企業資源計劃系統的一個子系統。我國的ERP軟件通常是由財務軟件發展而來的，因此ERP軟件的核心更多是以財務處理為中心。國外財務子系統雖然不像我國財務軟件那樣，占有整個系統很大的比例，但它與其他子系統卻是高度集成的，絕大部分財務數據和非財務數據的獲取實現了自動化，真正實現了物流、資金流和信息流的統一。國外的財務軟件都作為企業管理系統的一個有機組成部分，軟件都是對整個企業而設計的，所用數據都是從采購、生產、銷售等核心業務流程開始，財務部分與生產、采購、銷售、庫存等環節緊密相連。比如美國Fourth Shift公司的MRP-Ⅱ軟件中的財務部分，銷售是從訂立銷售合同開始的，在實際開銷售發票和提貨出庫時，系統都自動進行賬務處理，自動生成記賬憑證傳到財務部門，財務人員可以自動審核、記賬，也可以人工干預，但數量等數據必須與銷售部門一致。這樣就保障了銷售與賬務處理的一致性。同時，系統中財務部分與銷售部分又是相互獨立的，可分開運行，從邏輯結構到功能操作都比較清晰。我國在會計業務流程的設計方面要在一定程度上打破原有的思維定勢，實現會計業務流程的重新組合，盡量使會計數據的采集工作向各個業務流程的前端移動，使數據采集工作自動化以及具有實時性。因此，在設計和實施財務軟件時，企業應首先進行采購、生產、銷售等業務流程的再造，為財務軟件面向業務流程進行核算、分析與管理夯實基礎。

(三)會計業務流程再造應面向客戶

企業流程再設計是指組織如何取得成本、周期、服務和質量徹底變革的手段，這需要許多工具與方法，它強調企業是一系列面向客戶的核心流程的集合，而不是功能的集合。業務流程再造用于實施組織變革也越來越趨向于“以顧客為中心”和關注成本效益。會計信息需求是會計研究領域的重點之一，能否滿足信息使用者的需求關系到會計職業的存亡。而且從會計的發展史來看，信息需求是會計信息系統的推動力之一，認識到這一點有助于我們更好地理解企業會計業務流程重組問題。信息化環境下，會計信息需求主體已經擴展到企業供應鏈上的所有參與者，從提供受托責任信息演變為面向決策有用性的信息；從注重效益性、安全性到社會性分析的視角，我國企業傳統會計業務流程的應用弊端將成為提供個性化、多樣化會計信息需求的阻礙。同時，沒有會計信息需求者對會計信息的需求，會計職業也會走人困境。因此，在會計業務流程再造過程中，應面向會計信息需求者，滿足其經營管理決策的要求。

(四)在會計業務流程再造中充分利用作業管理的思想，關注成本收益問題

以“作業”為核心的作業管理思想與企業資源計劃系統一樣，也是時代的產物。作業管理的基本思想是以顧客鏈為導向，以作業鏈一價值鏈為中心，對企業的“作業流程”進行根本、徹底的改造，強調協調企業內外部顧客的關系，從企業整體出發，協調各部門各環節的關系，要求企業物資供應、生產和銷售等環節的各項作業形成連續、同步的作業流程，消除作業鏈中一切不能增加價值的作業，使企業處于持續改善狀態，促進企業整體價值的優化，實現作業管理的目標。現代企業是一個為滿足顧客需要而設計的一系列作業的集合體。在會計業務流程再造的過程中，企業以采購、生產、銷售和財務循環為基礎，企業財務部門應充分利用現代網絡技術，使會計業務流程向各個業務流程的前端移動，直接關注實際業務過程，使會計現代信息技術準確、及時地收集會計數據，進行加工處理，并根據信息的不同特征，分類存儲以備經營管理決策之用。就目前而言，優化會計業務流程的作業鏈，減少會計業務流程再造的不必要作業，節約會計業務流程的作業時間，可提高向信息使用者提供會計信息的及時性，從而提高會計信息對經營決策的相關性。

再造會計業務流程的同時，應關注業務流程再造后的成本收益問題。Mihir A Parikh等(2005)通過實際調查發現，標準的購買業務流程主要是針對大宗購買的，然而對于小宗購買則產生高的管理成本，并導致購買延遲，高出錯率等。同樣，會計業務流程的再造也應考慮再造后的會計業務流程是否對所有企業適用，再造后的會計業務流程可能會使許多中小型企業在提供會計信息的過程中產生更高的運作成本。

四、結束語

孫子曾經說過：“……兵無常勢，水無常形，能因敵變化而取勝者，謂之神。”會計業務流程再造不能墨守陳規，對事物的瞬息萬變缺乏敏感性和預見性，絕非制勝之道。會計業務流程的再造過程應結合企業自身的特點以及外部環境的變化進行，才能真正達到會計業務流程再造的目的。