圖書館文獻政府采購方式研究

〔摘 要〕根據我國《政府采購法》中規(guī)定的政府采購方式，對圖書館各類型文獻適用的政府采購方式進行研究和分析，針對圖書館文獻采購的特殊性提出了一些新的方式。

〔關鍵詞〕圖書館；文獻；政府采購；方式

〔中圖分類號〕G253 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)01-0115-04

Study on Ways of Government Procurement of Documents in Libraries

Wu Jinrong

(Library，Shenzhen University，Shenzhen 518060，China)

〔Abstract〕This article studied how to apply ways of the government procurement in purchases of all kinds of documents in libraries on the basis of ways of the government procurement in Chinese Government Procurement Law，and raised some new ways of the government procurement in the light of the traits of purchases of documents in libraries.

〔Key words〕libraries；documents；government procurement；ways

政府采購，是指各級政府及其所屬機構為了開展日常政務活動或者為社會公眾提供公共物品和服務的需要，使用政府的財政性資金，按照法定的方式和程序，為政府部門及其所屬機構購買貨物、工程或者服務的行為。

我國的《政府采購法》給政府采購做出如下更具體的定義：政府采購是指各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。

政府采購方式在圖書館文獻采購工作中的應用，是圖書館文獻采購工作的一種全新的嘗試，從目前全國圖書館文獻實行政府采購的整體情況來看，仍處于試行與摸索階段，本文對圖書館各類型文獻適用的政府采購方式進行研究和分析，并針對圖書館文獻采購的特殊性，結合我館的經驗，提出了一些新的方式，以期進一步規(guī)范圖書館的文獻采購工作。

1 政府采購的方式

根據我國《政府采購法》的規(guī)定，政府采購有以下幾種方式：公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價，以及國務院政府采購監(jiān)督管理部門認定的其他采購方式。同時明確規(guī)定：公開招標應作為政府采購的主要采購方式。

公開招標，是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。這種招標方式又稱無限競爭性招標，是最符合招標的宗旨的。

邀請招標，是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標，只有接到投標邀請書的法人或者其他組織才能參加投標的一種招標方式。邀請招標必須向3個以上的潛在投標人發(fā)出邀請。按照《招標投標法》的規(guī)定，以下項目可以采用邀請招標方式：(1)潛在投標人較少或者招標人對潛在投標人比較了解的技術比較復雜或是專業(yè)性很強的貨物、工程、服務項目；(2)期限緊張或者是采購價值低的項目；(3)需要保密的項目。《政府采購法》第二十九條對可以采取邀請招標方式的政府采購項目作了限制性規(guī)定，規(guī)定以下項目可以采取邀請招標方式進行采購：(1)具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；(2)采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。

競爭性談判，是指采購人通過與多家供應商就采購事宜進行直接談判，最后從中確定成交供應商的一種采購方式。簡單地說，就是指采購人與供應商一對一地就價格、質量、售后服務等進行比較性的討價還價。我國《政府采購法》第三十條規(guī)定，符合下列情形之一的貨物或者服務可以采用競爭性談判方式采購：(1)招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；(2)技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；(3)采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；(4)不能事先計算出價格總額的。

單一來源采購，即沒有競爭的一種談判采購方式，是指達到了競爭性招標采購的金額標準，但在適當條件下采購人向單一的供應商征求建議或報價來采購貨物、工程或服務。我國《政府采購法》第三十一條規(guī)定，符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用單一來源方式采購：(1)只能從惟一供應商處采購的；(2)發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；(3)必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的。

詢價采購，是指采購人向國內外有關供應商(一般不少于3家)發(fā)出詢價通知書，讓其報價，然后在報價的基礎上進行比較，按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的一種采購方式。我國《政府采購法》第三十二條規(guī)定：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以依照本法采用詢價方式采購。

政府采購方式還有一種特殊實現手段：協(xié)議采購。協(xié)議采購也叫定點采購，屬政府集中采購范疇，是政府集中采購的拓展和補充。它一般是指在一年中所確定采購的設備、貨物和服務，按照日常提出的需要，由定點供應商根據合同進行供貨和服務，定期結算與支付。這種采購方式主要適用于標準定型的貨物類項目和部分服務類項目，一般單批采購量較小，但采購次數多。定點采購產品的價格以及型號更新不快。具體辦法是：通過統(tǒng)一公開招標，定品牌、定價格、定限期、定服務條件，并以協(xié)議形式固定下來，然后通過文件形式將相關內容告之各采購單位。協(xié)議采購的優(yōu)點：(1)通過一次公開招標、多次采購的辦法，減少了重復招標次數，降低了采購成本；(2)中標的品牌和類型較多，可以滿足用戶需求的多樣性；(3)手續(xù)簡便，提高了采購的時效性；(4)建立在公開招標方式上，具有一次招標、多品牌中標、采購人可隨時多次采購的特點，實現了政府采購的規(guī)范、效益和效率三者的最佳結合。

2 圖書館所需采購的文獻類型

從政府采購的角度來對我國圖書館所需要采購的文獻進行分類，大致可以分成以下類型：國內版紙質圖書、港臺版圖書、外文原版圖書、國內報紙、國內期刊、進口原版報刊(海外報刊)、購權版期刊、數據庫、電子圖書、視聽資料等。這些類型的文獻有著各自不同的采購途徑。

3 圖書館各類型文獻適用的政府采購方式

3.1 國內版紙質圖書

3.1.1 批量采購：宜采用公開招標或邀請招標的方式

圖書館采購圖書常用向供應商下預訂單采購期貨的辦法，因而采購的標的物是不明確的。其實，哪怕是采購現貨，由于圖書館圖書采購的特點：圖書出版發(fā)行市場決定了圖書館的采購取向，每個書商都有自己供應圖書的范圍和優(yōu)勢，沒有一個書商能夠提供所有的可供圖書，圖書館只能被動地根據書商提供的書目采購圖書，不能事先確定明確的標的物，因此，無論是采用公開招標還是邀請招標的方式確定供應商，都只能招其“資格”，即招“資格標”。

3.1.2 零星采購：宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購

高校圖書館需要收藏一些特殊類型的圖書，如古籍、工具書、年鑒、某些出版量少的學術專著、內部出版物、特殊出版物等，這些圖書的采購途徑往往單一或者很少，在中標書商那里是很難采到的，因此，應采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購。

3.2 港臺版圖書和外文原版圖書：宜采用邀請招標或競爭性談判的方式 港臺版圖書和外文原版圖書由于涉及進口審批問題，必須由國家指定的具有圖書進口權的供應商代理，這些代理商很少，僅有“中國圖書進出口公司”、“中國科技資料進出口公司”、“中國教育圖書進出口公司”、“中國國際圖書貿易公司”等幾家。根據政府采購法的規(guī)定，這種情況可采用邀請招標或競爭性談判的方式進行采購。

3.3 國內報紙：宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購 國內報紙是由郵局壟斷發(fā)行的，雖然像“北京國圖書刊服務有限責任公司”等公司也能在一定區(qū)域發(fā)行報紙，但由于他們缺乏像郵局那樣遍布全國的龐大的發(fā)行系統(tǒng)，因此，目前國內報紙還是處于郵局壟斷發(fā)行的局面，只宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購。

3.4 國內期刊：宜采用邀請招標或競爭性談判的方式 國內期刊分為郵發(fā)刊和非郵發(fā)刊，郵發(fā)刊過去是郵局壟斷發(fā)行的，非郵發(fā)刊卻有分散而又相對固定的發(fā)行渠道，近年來，又出現了一些能全面發(fā)行國內期刊(包括郵發(fā)刊和非郵發(fā)刊)的代理商，如“北京國圖書刊服務有限責任公司”、“北京海天華教文化傳播有限公司”、“北京人天書店有限公司”等，因此，可采用邀請招標或競爭性談判的方式采購國內期刊。

3.5 進口原版報刊：宜采用邀請招標或競爭性談判的方式 進口原版報刊與港臺版圖書和外文原版圖書一樣，必須由國家指定的具有報刊進口權的供應商代理，目前真正能夠給圖書館供應進口原版報刊的代理商僅有“中國圖書進出口公司”、“中國教育圖書進出口公司”、“北京中科進出口公司”等，其中“港臺報刊”由于受地域的限制，能代理的公司就更少，因此，宜采用邀請招標或競爭性談判的方式采購。

3.6 購權版期刊：宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購 購權版期刊是國內印刷發(fā)行的引進版權的外文期刊，發(fā)行品種不多而且渠道單一，只能采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購。

3.7 數據庫：宜采用單一來源采購、邀請招標或競爭性談判的方式 數據庫類型多種，圖書館需要的數據庫基本上屬于電子文獻數據庫。電子文獻數據庫是指圖書情報部門用于內部業(yè)務工作和信息檢索等服務的按照一定的數據模型在計算機系統(tǒng)中組織存儲和使用的互相聯(lián)系的文獻信息數據組合。包括各種類型文獻的書目數據庫、文摘數據庫、索引數據庫和全文數據庫等。電子文獻數據庫按文種范圍可分為中文數據庫和外文數據庫，按采購來源分可分為國內數據庫和進口數據庫。

從數據庫開發(fā)商的角度來看，數據庫都屬于單一來源采購的文獻，內容相同或相近能夠采用招標或競爭性談判方式采購的數據庫非常少見，實際上圖書館對數據庫的采購絕大多數采用單一來源采購的方式。

3.8 電子圖書：宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購 目前國內發(fā)行電子圖書的公司還不多，主要有“超星”、“方正”等公司，這些公司的電子圖書內容各有特色，格式也完全不同，宜采用單一來源采購的方式由圖書館自行采購。

3.9 視聽資料：宜采用公開招標或邀請招標的方式

視聽資料是指錄像帶、錄音帶、CD、VCD、DVD、隨書光盤等音像電子資料。如果是大批量采購，可以參照“國內版紙質圖書”采用公開招標或邀請招標的方式招“資格標”；如果是零星采購，在一定采購限額下可由圖書館自行采購。

4 圖書館文獻采購的特殊性

圖書館采購的文獻是一種特殊的商品，采購數額雖然不小，卻絕不可能一次完成。圖書館的文獻采購是以一種采購方式為主的多元化采購機制，是一種目標細化、需求多變的采購體系，是一種專業(yè)化的運作模式，與一般的商品采購有著截然不同的特點。

4.1 采購途徑特殊多樣

圖書館不同類型的文獻有著各自不同的采購途徑：國內版紙質圖書必須從專業(yè)館配書商的途徑采購，有些特殊圖書(工具書、年鑒等)還得專門尋找相關途徑進行零星采購；進口類型的文獻(港臺版圖書、外文原版圖書、進口原版報刊、購權版期刊、進口數據庫)必須從國家批準具有文獻進口權的少數代理商的途徑采購；國內報紙只有郵局一個采購途徑；國內期刊也只有郵局或北京國圖書刊公司等少數代理商；國內數據庫、電子圖書、視聽資料等也必須尋找相關的專業(yè)途徑采購，多數為單一來源采購。

4.2 采購品種繁多、復本少

圖書館文獻除了類型多樣之外，同一類型文獻的采購往往也品種繁多、復本少。這是由圖書館的功能和讀者需求決定的，由于圖書館肩負著保存人類歷史文化的重任，因此它重視的是文獻收藏的品種數量，而對每個品種的復本卻有嚴格的控制，如國內版紙質圖書一般控制在5個復本以下，其它如工具書、期刊、數據庫、電子圖書、視聽資料等等文獻基本上都是沒有復本的，這就是圖書館文獻采購有別于普通大宗商品采購的最大特點。

4.3 采購時間無限化

圖書館文獻采購是館藏建設的重點，是一項長期的系統(tǒng)工程，重在收藏，而文獻出版發(fā)行有其自身的規(guī)律，許多文獻出版量有限，錯過了采購時機則很難補得回來，這就要求圖書館采購文獻必須及時下訂單。因此，圖書館都把文獻采購作為日常工作，分批向供應商下預訂單采購期貨，對于連續(xù)性出版物，還必須保證其連續(xù)性和完整性。所以說，圖書館文獻采購的時間是無限的，具有多批次、及時性、期貨性、長期性、連續(xù)性、系統(tǒng)性等特點。

4.4 采購標的物往往不明確

文獻采購是圖書館的日?；A性工作，為了保證能夠及時采購到所需要的文獻，圖書館往往是采用分批向供應商下預訂單采購期貨的辦法，這就使得圖書館文獻采購的標的物往往不明確。

4.5 采購方式專業(yè)化

圖書館文獻采購有自身的行業(yè)特點和工作規(guī)律，它必須根據館藏發(fā)展政策和文獻出版發(fā)行規(guī)律科學有序地進行，任何文獻的購入必須經過查訪、訂購、驗收、跟蹤反饋等程序，任何人不得隨意操作，是一種具有圖書館專業(yè)特色的采購方式。近年來，隨著計算機在圖書館自動化管理上的普及和電子商務的興起，網絡采購已成為高校圖書館文獻采購的重要手段，這使得高校圖書館的文獻采購更加專業(yè)化，對文獻供應商在提供采訪數據等方面提出了更高的專業(yè)要求。

5 圖書館文獻政府(集中)采購的創(chuàng)新方式

基于圖書館文獻采購的上述特殊性，圖書館文獻采購實際上很難采用公開招標的方式，最多只能采用邀請招標或競爭性談判的方式，實踐中圖書館多數文獻的采購采用單一來源采購或零星采購等方式。對于圖書館文獻采購的規(guī)范管理，簡單地采用《政府采購法》規(guī)定的幾種政府采購方式已不能湊效，必須創(chuàng)設一些新的方式，這里建議采納教育部高校圖工委起草的《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》中提到的“集團采購”和“采購備案制”等方式。

“集團采購”圖書館界為了節(jié)省圖書館經費和推進資源共享而采用的一種采購數據庫的形式。集團采購是指圖書館行業(yè)的全國性、地區(qū)性組織或校際聯(lián)合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判，以取得該資源最優(yōu)惠價格的采購形式，是圖書館文獻采購的一種新形式。目前組織高校圖書館進口數據庫集團采購的全國性組織主要是中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(China Academic Library Information System，簡稱CALIS)，另外還有一些地區(qū)性組織主要組織國內數據庫的集團采購。“集團采購”遵循嚴密的談判程序進行，并且均由國家機關組織，由業(yè)內著名的圖書館牽頭，具備合法、專業(yè)、權威的特點，完全可以把它確認為政府集中采購的一種新方式。

“采購備案制”是圖書館文獻采購工作中進一步完善采購監(jiān)督機制的一種新方式，即授權圖書館自行決定采購方式，按照規(guī)定的程序在集中采購管理部門登記備案，以備案方式進行監(jiān)督管理。具體做法是，圖書館在完成采購項目后，依照集中采購管理部門規(guī)定的備案文件格式，向集中采購管理部門提供所采購文獻的清單和驗收記錄備案。此方式適用于單一來源采購和零星采購的一切文獻，最大限度地解決了圖書館文獻采購的規(guī)范管理問題。

隨著電子型文獻資源的迅速發(fā)展，數據庫的品種越來越多，價格也逐年上漲，目前許多圖書館的文獻采購經費有一半用于采購數據庫，少則每年幾百萬元，多則過千萬元，平均每個數據庫的采購金額已超過10萬元，如果單從采購限額標準劃分，圖書館對數據庫的采購應當納入政府集中采購的范圍，但數據庫基本上都屬于單一來源采購的文獻，不能簡單地使用招標等常用的政府采購方式。在不影響圖書館正常的數據庫采購工作的情況下，如何科學地規(guī)范圖書館的數據庫采購行為，給我們提出了一個新的課題。

我校特殊采購招標工作小組根據數據庫采購的特性，把“集團采購”確定為集中采購的一種方式，同時引入“采購備案制”的方式對數據庫采購進行了規(guī)范化管理：規(guī)定凡屬于“集團采購”的數據庫一律無須再進行談判或者招標，僅在圖書館采購完畢后按要求進行備案；凡屬單館采購的數據庫，由圖書館數據庫采購小組組織單一來源采購談判會議進行談判采購，采購金額在5萬元以上的還必須邀請學校監(jiān)管部門參加采購談判，所有談判和采購結果均在學校備案。

對單一來源采購進行規(guī)范管理，組成談判小組進行談判，引入“采購備案制”作為集中采購的一種方式，同時把“集團采購”作為政府集中采購的一種方式予以認可，就是我們對政府采購方式的創(chuàng)新。

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