試論圖書館的供應鏈管理

〔摘 要〕文章對圖書館的供應鏈進行了分析，闡述了圖書館實施供應鏈管理中存在的問題，提出了若干建設性意見。

〔關鍵詞〕圖書館；圖書館管理；供應鏈管理

〔中圖分類號〕G250.71 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)01-0131-03

On Supply Chain Management in Library

Feng Xiaohong

(Library of Puyang，Puyang 457000，China)

〔Abstract〕The supply chain and the problems in the supply chain management were discussed.Finally，the countermeasures were suggested.

〔Key words〕library；library management；supply chain management

供應鏈管理(Supply Chain Management，SCM)是一種現代化的新型的管理思想和模式。按照我國國家標準《物流術語》(GB/T18354─2001)的定義，SCM是“利用計算機網絡技術全面規劃商流、物流、信息流、資金流等，并進行計劃、組織、協調與控制等活動。”不難發現，圖書館管理具有SCM的過程和特征，可以通過對SCM理論方法的借鑒來為圖書館建設服務。

1 圖書館供應鏈分析

1.1 供應鏈合作伙伴

在圖書館建設中，SCM必然以圖書館為中心展開，必然以供應鏈伙伴(成員)為管理對象，包括內環境對象和外環境對象兩個方面。內環境SCM對象可以有多種劃分方法，比如可以分成人、財、物、信息資源，也可以按組織機構設置或者業務流程劃分成采編部、流通部、閱覽部、參考咨詢部、技術部，等等。這些管理對象不僅存在著一鏈接著一鏈、一環扣著一環的典型供應鏈特征，而且存在著橫向的滲透、交叉聯系。圖書館外環境SCM對象比較復雜：比如不同類型和不同需求的用戶、提供各種載體的信息資源生產商、供應商、技術開發商、服務商、物流商，以及圖書館學會、圖書館工作指導委員會等學術團體、協作圖書館、信息資源保障系統或其他類型的信息機構，還包括立法、司法機構、政府行政機關，等等。圖書館外環境供應鏈成員的組成雖然龐雜，而且有的在通常情況下看似同圖書館毫無相干，但是與圖書館內部的SCM關系密切，應該納入供應鏈范疇，形成內外結合的完整的管理體系。比如，要爭取圖書館對數字文獻的傳遞權利，就必須向立法機關反映圖書館的愿望和要求，以贏得寬松的法律環境。

1.2 供應鏈的網絡結構

圖書館的傳統管理模式是直線型的，信息流以及圍繞該信息流的管理活動都是從信息資源供應商到圖書館，再從圖書館到讀者(用戶)的單向運行。這種推動式供應鏈，弱化了對用戶需求的重視和研究，使得信息資源供應商、圖書館、用戶之間缺乏有效的溝通渠道和反饋機制，管理的輻射效能降低，服務質量不高，用戶不滿意。SCM要求圖書館以用戶需求為導向，不僅著眼于管理措施對信息資源供應商、圖書館、用戶等獨立環節的作用，而且強調供應鏈中關鍵流程、輔助流程的優化及其責任的確立，從橫向和縱向來建立其彼此之間的網狀聯系，及時了解與分析存在的問題。這種牽拉式供應鏈模式使圖書館從被動轉為主動，提高了管理的柔性和適應能力，不僅可以對用戶信息需求的變化作出快捷反應，而且能對這種變化進行事先的預判，提前制定出相應的對策措施。

1.3 供應鏈管理的特性

作為一種網絡結構，圖書館供應鏈上的每個成員都是一個節點，節點和節點之間是需求與供應的關系。這種關系在管理中的特征表現為：第一，復雜性。供應鏈中各成員的行業、性質、宗旨、目標、層次不同，結構比單個圖書館的內部結構要復雜得多。第二，全局性。供應鏈上的各個節點是不可缺少的部分，每個環節的改變必然影響整個鏈條的運行。SCM要著眼于全局，具有戰略性。第三，不易控制性。由于用戶需求的變化和自身任務的調整，圖書館供應鏈成員處于動態變化之中，具有不穩定性。第四，協作性。供應鏈成員所具有的競爭合作關系，是管理活動的必要保證。第五，高安全性。SCM突破了圖書館局域網或內聯網的范圍，信息和知識在成員間廣泛傳播，必然會給安全防護帶來較大的困難，可能導致成員對知識共享的恐慌，降低對信息和知識共享的興趣。

2 圖書館供應鏈管理的障礙

2.1 認識障礙

SCM在20世紀60年代起源于美國，現已發展到能快速敏捷響應用戶需求的橫向一體化、多個組織協同作戰、優勢互補的高級階段。目前，SCM被公認為是一種優秀的戰略管理體系，成為組織參與競爭，以強大的綜合實力取勝的重要對策。我國圖書館界雖然近年來對SCM有所介紹，但是幾乎還沒有任何圖書館將此理論應用于實踐，對其認識不僅停留在感性階段，而且存在著諸如該理論在圖書館的適應性不強、操作復雜、效率低等偏頗觀點。這是制約圖書館界對SCM更加深入的研究、開展廣泛實踐的最大障礙。

2.2 文化障礙

SCM是跨組織、跨部門、跨行業的活動，必然導致人際、群際以及組織間的文化沖突。比如，圖書館要為政府信息公開服務，就必須首先從行政部門及時得到完整的政府信息。由于行政機關和圖書館在政府信息公開中的責、權、利不清，加之行政機關對不同類型政府信息的管理制度、發布或傳遞程序存在差異，就往往同圖書館服務的及時性、準確性、齊備性要求產生矛盾。從表面上看，這是部門和部門之間的協同障礙，而從本質上講，是供應鏈中不同成員處于不同地位、基于不同利益而產生的深層次的文化沖突。

2.3 溝通障礙

“牛鞭效應”是指對信息的處理不當或不及時，而使信息在供應鏈各階段之間移動時發生扭曲的現象。許多管理學家研究發現，當一種需求信息發生細微變動時，這種波動會沿著供應鏈的各個環節逆流而上并逐級放大，直至管理起動的源頭，這時所獲得的信息與實際需求信息已經產生了很大的誤差。圖書館SCM中的“牛鞭效應”主要基于3個方面的原因：一是現代化技術手段應用不足，不能及時捕捉用戶的需求信息；二是對信息的研究能力不強，對捕捉到的用戶需求信息的分析停留在表面、孤立、局部的層面，對具有重要價值的信息的挖掘不夠；三是圖書館供應鏈上各成員之間信息傳遞阻礙，加之沒有信息矯正機制，就使得不正確的信息被誤傳，負面效應被放大。

2.4 激勵障礙

供應鏈中的成員組成了利益共同體，SCM需要對各職能部門或處于不同階段的人員進行有效激勵。圖書館管理中的激勵問題，學術界多有探討，實踐內容也很豐富，但是做得很不完善，具體表現有：一是部分圖書館的激勵制度停留在文字階段，沒有真正實施；二是圖書館的選人制度、用人制度、分配制度因各種原由半途而廢；三是圖書館的激勵制度處于“病態”，沒有與時俱進地得到創新，無法適應SCM的需要；四是圖書館只注重SCM中的“內激勵”，即只對內部的職能部門和工作人員實行激勵，而對圖書館外部供應鏈成員的“外激勵”做得不夠，造成外部成員的積極性受挫。

2.5 共享障礙

知識共享障礙是指圖書館內外供應鏈成員生產的部分知識由于流動受阻、利用率低，甚至丟失而造成的管理績效低下。一是隱性知識不能轉化為顯性知識，對SCM中的經驗、訣竅沒有及時總結、編碼，并以文字、圖形等保存下來；二是隱性知識不能隱性化，“師帶徒”的模式在圖書館不再盛行，使個人的工作經驗、技能無法傳給他人；三是顯性知識的顯性化障礙，對公開的關于SCM的知識的收集、整理和利用不足；四是學習機制不健全，圖書館供應鏈成員對新知識、新技術的吸收、內化的動力不夠，使顯性知識不能隱性化。

2.6 機制障礙

受到事業體制下“全額撥款”的影響，本位主義仍然在許多圖書館普遍存在，圖書館對供應鏈中其他成員的高高在上的姿態制約著自身應對市場的主觀能動性，對外部供應鏈成員資源的利用遠遠不夠，同其他合作伙伴沒有形成戰略聯盟，而且合作帶有很強的非經濟因素與個人偏好，沒有長期穩定的、利益共享的協作關系。

3 圖書館供應鏈管理實施中的關鍵點

3.1 營造知識共享環境

圖書館可通過以下措施營造知識共享的環境：第一，客戶關系管理。對用戶需求作系統分析，為用戶提供個性化信息服務和差異化信息服務；重視同合作伙伴的關系管理，提高圖書館在他們中的地位和形象。第二，利益管理。圖書館應向供應鏈中的每一個成員提出一種共同的要求，并說明為什么對整個供應鏈來說他們是必要的、有價值的貢獻者，同時確立合理的收益分配標準。第三，信息流和知識管理。在圖書館供應鏈的成員之間搭建各種互動交流平臺，營造互動的文化氛圍，通過對信息和知識的分享與利用，提高整個供應鏈的知識創造力。

3.2 構建合作運行機制

要實現圖書館SCM，滿足用戶需求的最終目標以及合作伙伴的利益目標，就必須在整體的SCM中融入競爭、合作與協調的運營機制，如合作機制、決策機制、激勵機制以及自律機制。合作機制體現供應鏈成員間的戰略伙伴關系和圖書館內外信息與知識的集成優化；決策機制體現出基于網絡環境的開放性合作伙伴群體決策；激勵機制是通過制定圖書館供應鏈協議、質量評估體系來實現信息服務的集成化、同步化、優質化；自律機制要求圖書館的SCM向整個行業中最優秀、先進的圖書館看齊，不斷對信息服務、信息產品和供應鏈業績進行評價，不斷改進，保持自己的競爭力和持續發展。

3.3 開展業務流程重組

業務流程重組對圖書館SCM的意義在于提高管理績效、推動信息流與物質流的結合、利于現代化信息技術的應用、提升圖書館對環境變化的快速反應能力，還有利于對工作隊伍素質的培塑。第一，供應鏈系統重整。圖書館要根據供應鏈體系運營中存在的問題從戰略角度來評估合作伙伴：制定合作伙伴的評價標準，評估并再選擇合作伙伴。第二，業務流程重組。圖書館供應鏈成員需要根據自身的問題對業務流程提出期望，實際上是對流程進行梳理的過程。供應鏈系統重整和業務流程重組不能截然分開，前者是基礎，后者是手段，并為前者服務。當前，業務流程重組面臨的挑戰包括：與圖書館的戰略目標不匹配；重組流程的取舍不合理；難以選擇合適的方法或工具；人為因素等。

3.4 供應鏈信息管理平臺

SCM的誕生和發展依賴于信息技術。在供應鏈中圖書館應用的信息技術主要包括電子數據交換技術(EDI)、條形碼技術、通信技術、電子商務技術、銷售時點信息系統(POS)、電子自動定貨系統(EOS)和Internet/Intranet，等等。圖書館要成功地實施SCM，還要把圖書館內部以及外部供應鏈成員之間的各種業務看作一個整體功能過程，形成集成化SCM體系，運用信息技術建立分布的、透明的信息集成系統，包括內部信息管理系統、對外信息交流系統與供應鏈決策支持系統等。

3.5 供應鏈管理績效評價

圖書館工作的目的是滿足用戶的信息需求，這一目標實現與否，就成為對SCM的基本評價準則，用于考察圖書館及其供應鏈成員是否以“最大程度地滿足用戶信息需求”為己任，是否樹立了“以用戶為中心”的服務理念，并圍繞用戶需求不斷創新，改善服務模式、效果和政策。圖書館SCM績效評價是目前的一個薄弱環節，無論是理論研究，還是實踐應用都很不夠。如果說不能有經常化的、科學的評價活動，那么SCM的開展就不可避免地帶有盲目性。

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