試論“秘書能力”的運用

摘要： 隨著我國社會主義現代化建設事業的不斷發展，各行各業都對秘書工作提出了新的更高的要求，秘書工作人員面臨著巨大的機遇和挑戰。由此，秘書的職業角色逐漸轉換為以管理為主。具備良好的能力結構不僅是出色完成秘書工作的關鍵因素，而且是提高秘書工作效率的重要基礎。因此針對秘書角色，分析其能力要求，對于提高秘書人員的工作能力和工作水平，提高行政管理人員的高素質能力，具有十分重要的意義。

關鍵詞： 秘書角色 秘書能力 運用

一、秘書角色

行政人員和秘書是領導的助手，是領導開展日常工作、進行決策和實施的最緊密的服務者。行政人員和秘書對上級領導工作的理解程度，以及其自身職業水平程度，直接影響到對領導者的服務效果。

全球經濟一體化進程的加快，給行政人員和秘書賦予了新的時代特征：職業化、現代化、國際化。提高行政人員和秘書的工作水平與效率，推動企、事業單位整體工作的不斷發展，通過高層次的研修更新理念和知識已成為當務之急。

（一）行政管理中的秘書角色。

隨著我國經濟和社會的全面發展，各領域各層次的從業人員的職業分工更加細化，以往單純的管理工作需要多人分工與合作才能保證其快速和有效，領導層的決策活動已經在決策者層面上逐步與相關的信息加工處理等輔助性活動相分離。這種情況下，具有行政管理協助者性質的秘書職業已經在各個工作領域中占據重要地位，起到至關重要的作用。秘書已經不是以往人們眼中“打雜”的角色，而是日漸成為各類企業內參與行政管理特別是辦公管理的特殊人才。由此秘書的職業角色向著以管理為主轉換，這就不難理解有些公司在招聘秘書時將其崗位職責描述為辦公管理或助理而不直接稱之為秘書。

秘書或辦公管理或助理崗位，不僅要求就業者具備較強的口頭表達與文字表述能力、組織協調與分工合作能力、創新思維、分析判斷能力，具有熟練處理辦公室事務綜合工作的掌控技巧，還要有對待本職工作高度的責任感和積極主動性。

（二）作為主管或領導的助手。

隨著我國社會主義現代化建設事業的不斷發展，各行各業都對秘書工作提出了新的更高的要求，行政人員和秘書工作者必須迅速提升綜合能力，如此才能跟上領導者的步伐；建立忠于職守、自我負責的意識，不斷尋找差距并付諸行動，才能為領導者持續提供更加優秀的服務；了解一流團隊的管理技巧，學習輔導與幫助他人的技能，促進構建一個和諧的、團結的、富有成效的、信息暢通的團隊，是新時期對行政人員、秘書提出的更高要求。如今的秘書已經不是傳統意義上負責抄寫、端茶送水的小人物，而是被賦予更多的職能：主管的左右手、溝通的橋梁、公司的門面……也因為如此，秘書必須不斷加強學習溝通和管理能力，為秘書工作的新要求作準備。

二、秘書能力

秘書的能力是影響秘書工作質量和秘書發揮作用的關鍵因素，也是滿足領導需要的重要條件。秘書工作是在多種條件和特定環境下的綜合活動，一個成功的秘書只有具備較強的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創新能力、協調能力、心理承受能力、表達能力和寫作能力，才能在較大范圍內創造性地完成工作任務。

秘書要勝任工作，必須具備相當的基礎知識、專業知識和適應各種工作的能力。

秘書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。

在信息化、網絡化迅速發展，社會競爭日趨激烈的今天，秘書工作被賦予了許多新的內涵和新的要求，秘書工作人員面臨的壓力越來越大，要創造性地做好秘書工作，不僅需要具有良好的身體素質、心理素質、道德品質素養，而且需要具備良好的能力素質。能力素質，是指一個人完成某項工作任務、從事某種活動所必備的本領。能力素質的高低，直接關系到工作效率、工作業績的優劣。當一個人能順利完成某種活動或工作時，也就表現出了相關的能力。

1.秘書的知識結構要求秘書知識具有博與專的兼容性，呈“T”型展開。秘書應有三層知識結構：基礎知識、專業知識、相關知識。

2.秘書的能力結構包括秘書的表達能力、秘書的信息處理能力、秘書的活動能力、秘書的應用能力、秘書的創造能力、理解領悟能力等。

三、秘書能力的運用

（一）作為參謀和助手的秘書角色。

秘書是領導的參謀助手，是領導機關聯系上下、溝通左右的橋梁和紐帶。秘書人員的能力建設事關秘書的工作水平，事關參謀的服務質量。新形勢下加強秘書人員的能力建設，提高其綜合素質顯得尤為迫切。

秘書人員作為領導的參謀和助手，一方面要積極主動地獻計獻策，另一方面要具備把自己的聰明才智融進領導者的決策過程之中的能力。這就要求秘書人員不僅要掌握全面的知識，還要具有合理的能力結構。合理的能力結構，是一個廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業能力組成的立體的能力結構。

（二）秘書人員在行政管理過程中要掌握一定的工作原則、方法和藝術。

工作原則是在工作中應遵循的規律并是我們行為的準則，工作方法是為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河，你可以選擇游泳、劃船、架橋等，關鍵是要選擇切實可行的方法。而工作藝術是通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法，順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

伴隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，領導的職能發生了重大轉變，科學化、民主化是領導決策的重要前提。為確保領導決策的正確性，作為輔助領導決策的秘書，要在體制轉軌過程中，以積極態勢快速跟進，更新觀念，大膽創新，從而為秘書工作開辟一個新天地。

（三）秘書能力之“悟性”。

秘書工作的悟性是指秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”過程中體現出來的能充分領悟工作事理，能充分發揮自己的才能，能把事情辦得既遵章守法又使領導滿意、大家認同的一種良好的內在素質。

秘書的職能是輔助管理、綜合服務，因此對秘書的要求必然是輔助得力、服務到位。在服從大局，準確貫徹領導意圖的基礎上，充分發揮主動性，在“辦文”、“辦會”、“辦事”的手段、過程和方法上做得更完滿，為準確達到目的和結果服務，是秘書工作悟性的體現。自古以來人們對秘書的參謀性、智能性和出謀劃策的能力非常重視，而把悟性問題放到相當重要的位置，是當今社會發展對秘書這門職業提出的更高要求。辦公手段的現代化使秘書的部分程序化的工作被現代設備所替代，人們對秘書工作提出了從事務化向智能化轉變的要求。

秘書和行政人員要準確領會秘書工作，在“輔助決策”和“提供服務”過程中既堅持原則又靈活有度，嫻熟而又縝密地處理好方方面面的關系，公平并高效地辦好各項事務。

參考文獻：

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