獨立學院教務管理系統的采購和建設過程中應注意的問題

摘要： 獨立學院飛速發展，傳統的教務管理模式和手段已經成為影響教務管理效率的重要因素，制約著教學管理質量的全面提高。而獨立學院尚不具備自主開發教務管理系統的能力和經驗，采購商業化的綜合教務系統成為進一步提高教務管理的效率和水平的便捷途徑。本文通過對采購和建設過程及應注意的問題進行闡述，為獨立學院開展類似工作提供參考。

關鍵詞： 獨立學院 教務管理系統 采購 建設

自2003年教育部整頓獨立學院辦學以來，獨立學院飛速發展，學校規模不斷擴大，教學改革不斷深入，傳統的教務管理模式和手段已經成為影響教務管理效率的重要因素，制約著教學管理質量的全面提高，教務管理從傳統的手工紙質管理操作、半手工管理操作到信息管理自動化、網絡化勢在必行。而獨立學院本身歷史短、積淀淺，尚不具備自主開發教務管理系統的能力和經驗，采購商業化的綜合教務系統成為進一步提高教務管理的效率和水平的便捷途徑，也是使教學管理快速走上信息化、系統化、規范化、科學化軌道的必由之路。面對如今軟件市場產品多樣化的局面，獨立學院如何挑選適合自身發展和特色的教務管理系統，可通過以下幾個階段：

一、深入分析，客觀認識現行教務管理的運行情況

對符合自身需求的教務管理系統的認識是建立在對現行教務管理運行情況的系統了解和梳理的基礎上的。由于獨立學院沒有獨立的師資和管理隊伍、沒有獨立頒發學位證書的資格，其教務管理流程一般等同于母體學校的教務管理流程，甚至與母體學校教務管理活動尚未完全脫鉤。主要體現在機構的設置、人員的配置、管理流程等方面，更為重要的是母體學校在教務管理方面的制度和思想很大程度上影響著獨立學院的教學管理。因此，對現行教務管理流程的分析需要注意以下幾個方面：

（一）理清現行教務管理的基本職能和現實情況

獨立學院前期多是手工紙質管理操作或半手工管理操作，細致地分析現行各項工作的流程和效率，記錄存在的問題，非常有利于建立對現行教務管理的客觀認識。

（二）尋找現行教務管理流程中的“薄弱”環節

此處的“薄弱”環節主要指大量重復的、占用較多人力資源，而運用系統可以極大提高工作效率的工作，如：各種統計報表、調停課等。無論手工紙質管理操作或者半手工管理操作，均存在大量重復勞動，而對這個部分的清晰認識，將有助于衡量管理系統運行效率的評價。

（三）尋找教務管理流程中的“缺失”環節

所謂“缺失”主要指一些設想在教學管理過程中進行而因為紛繁復雜、勞師動眾而未能進行的工作。對這些環節的認識將直接決定管理系統個性化模塊的建設，同時也使系統支持不同院校其本身管理特色成為可能。

二、詳細考察商業化教務管理系統

考察商業化教務管理系統軟件是一個漫長而重要的過程，主要通過三種手段來考察：第一，通過邀請軟件廠商演示產品。廠家演示軟件產品是最為直接地認識軟件產品的道路，這種方式能夠詳盡地了解產品的設計和運行優勢，當然，廠家對軟件產品的熟悉程度在主觀上增加了產品的吸引力。第二，通過對用戶進行訪問調查。這種方式將直接暴露軟件產品的缺點甚至缺陷，但用戶的反饋往往具有一定的局限性，畢竟其他軟件用戶與本校的實際情況并不一定完全相符。當調查的用戶越多的時候，不同用戶反映的相同問題的真實性就越大。第三，自身試用。商業化軟件一般均有一定期限的試用期，在這個時間段內，不同人員需要充分利用時間了解試用軟件的操作合理性、科學性以及能否應用的可行性。而此種方式往往因為試用人員本身不具有該產品的使用經驗，很難發現關鍵問題。鑒于這三種考察方式各有利弊，客觀地評價商業化教務管理系統的優劣至關重要。既不能完全相信產品推銷人員對系統功能的吹噓，也不能被其他用戶的負面反映嚇倒，要科學地分析系統功能的優勢如何體現，分析現有問題的根源（是否是系統架構的問題），而對優勢和問題的分析將在后期的招標及采購后的系統修改、升級中起到重要作用。

三、認真比較，慎重招標

在招標過程中必須以認真比較、慎重決策為原則，首先是多種商業化教務管理系統之間的比較，將多種產品的優劣逐項評比；其次是將商業化教務管理系統與早期所作的自身管理流程分析作比較，評估其能否達到預期的提高管理效率，填補缺失職能的目的。由于軟件在不同地區的售價不同，在滿足使用需求的同等條件下，如何利用招標手段壓低價格，提高教務管理系統性價比，對獨立學院董事會順利通過采購議案有極其重要的現實意義。

四、培訓人員，分工模擬，調試系統

商業化的教務管理系統與現行教務管理流程存在一些或很多的差異，為其提供一個適當長度的過渡期進行系統的調試和模擬才能使系統正式運行。這個過程需分為五步：

（一）培訓人員

此次培訓主要由廠家技術員主持，將系統的各個功能和人員進行分配，講解主要的操作要領和流程，尤其是業務流程的先后順序。

（二）試運行

在技術員的指導下，各項功能的管理人員開始熟悉自己權限范圍內的各項操作，并記錄每次失誤及處理程序，總結系統中不科學或需要人性化設計的細節。

（三）匯總反饋信息進行系統修改

廠家針對試用人員的反應進行必要的修改，并將個性化模塊融入系統，使系統達到功能上的全面覆蓋。

（四）再培訓

各項功能的管理人員在熟悉了修改后的系統功能后，在廠家技術員的指導下對需要使用的其他相關人員進行培訓，基本達到業務流程的各級使用人員均能正確實現相關操作。

（五）完整模擬

在各級各項業務流程得到初步了解和掌握后，以小規模數據量來模擬教學管理的全過程，在時間上跨越大學四個學年，在功能上務必達到全面檢驗。

五、以系統建設為規范管理的契機，推進教務管理信息化、規范化

應用商業化教務管理系統后，首先，需要根據系統規范調整人員配置及管理流程，建立完善的、標準的管理體質；其次，在應用過程中，可不斷總結系統使用經驗，不斷改進系統功能，使系統能夠逐步成熟和完善，更加方便教學管理。

在這樣一個建設過程中，必須注意以下幾個問題：其一，選擇教務管理系統，不能片面地以功能強大為依據，而應該以能夠在今后一個時期內較好地服務教學管理為原則。大而全的系統未必能夠顯著提高管理效能，只有合適的系統才能體現出最大的使用價值。其二，不能要求系統滿足使用人員的所有期望。教務管理系統只是一個管理工具和平臺，其主要作用是幫助使用人員管理教學，而不是代替使用人員，系統的完善是一個長久的過程，不應該苛求系統在建設初期就達到人的全部要求，這個過程是在使用中逐步實現的。其三，系統建設中人是最重要的因素，系統只有在善于使用它的人員手中才能發揮其效能，對人員的培訓和教育是提高系統使用率、提高管理效率的關鍵。

采購商業化教務管理系統是獨立學院校園信息化建設的重要組成部分，也是解決教務管理現實問題的便捷途徑。只有選擇適合獨立學院本身特點并不斷發展完善的教務管理系統，才能將獨立學院的教學質量推向新的高度。

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