采用ABC分析法搜集管理期刊初探

〔摘 要〕本文主要探討了借助ABC分析法的巴雷特分配律或費用比重分析法決策選擇A級類別期刊，采用ABC分析法中的“專家功能評價打分法”和“用戶利用頻次”來確定A級類別期刊種數(shù)取舍的決策思路，進而使其期刊搜集決策更趨于科學(xué)合理。

〔關(guān)鍵詞〕ABC分析法;巴雷特分配律;期刊信息源;文獻搜集

〔中圖分類號〕G352.2 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)11-0163-04

General Research on How to Use ABC Analysis

Method to Cellect Management JournalWang Aihua

(Library，Liaoning University of International Business and Economics，Dalian 116052，China)

〔Abstract〕This essay discussed how to use Barrett Distribution Law of ABC analysis method or expense proportion analysis method to select A-class journals.In order to make the journal collection become more reasonable，this paper chose the“Experts Evaluation”and“Usage Frequency”of the ABC analysis method to fix the decision making ideas of category choosen of the A-class journals.

〔Keywords〕ABC method;barrett distribution law;journal information resouce;literature search

所謂ABC分析法在現(xiàn)代管理科學(xué)中也叫巴雷特分配律或費用比重分析法。它是應(yīng)用意大利經(jīng)濟學(xué)家巴雷特(Parete)的不均勻分布規(guī)律，按局部費用在總費用中所占比重大小，選擇改進取舍對象。不均勻曲線是巴雷特博士在分析意大利社會財富狀況時，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)人處于貧困狀態(tài)，得出了“關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)”的結(jié)論。它的應(yīng)用主要是就所要分析的事物種類與獲得這些事物所需費用(或者說是從所要分析事物的功能與費用)進行類比分析，劃出重要與次要部分，而對其重要部分實施重點改進完善的科學(xué)分析方法。它的應(yīng)用意義一方面是在于劃分出重要改進對象，而更為重要的是如何對重要改進對象實施改進和完善。我們認為，ABC分析法的有效應(yīng)用范圍是批量的類比分析，而不是就某個別事物與整體進行比較。因此，我們就文獻源中的中外期刊源作為客體，以我們幾年來利用ABC分析法及其它現(xiàn)代科學(xué)管理方法在中外期刊信息源搜集決策管理中的應(yīng)用研究實踐，闡述一下我們的有效做法。

1 期刊信息源中改進類別的選擇

我們所說的利用ABC分析法(巴雷特分配律)對期刊信息源搜集實施決策管理，其實質(zhì)就是對本部門現(xiàn)有已搜集到的全部期刊進行科學(xué)而實際的分析研究，尋找到搜集與利用的最佳方案，也就是如何利用有限的經(jīng)費，搜集到利用價值最大的期刊，而且是在不影響讀者對期刊同樣需求的情況下，使搜集期刊數(shù)量與種類最少，以達到節(jié)省搜集費用的目的。這樣一來，最重要的就是要從需要實施取舍的期刊中，選擇出重點改進對象的類別，而類別的選擇是從各類別期刊中所擁有數(shù)量與所需費用的配比來決定的。為使期刊取舍更具量化性，我們把本館已搜集的期刊，按其學(xué)科和讀者使用習(xí)慣分為7個類別。即:(1)應(yīng)用技術(shù)期刊;(2)自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊;(3)社會科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊;(4)自然科學(xué)檢索期刊;(5)社會科學(xué)檢索期刊;(6)文藝期刊;(7)綜合性期刊。然后，我們就要利用ABC分析法(巴雷特分配律)找出7個類別期刊中哪些是數(shù)量小而其所需費用高的類別期刊，從而表明該類別期刊在滿足用戶需求中的最為重要，也就決定了只要我們對此類別期刊略加實施取舍的改進(也就是舍去不太重要的現(xiàn)存期刊)，也就是說，每舍去一種期刊，就可在滿足用戶對期刊同樣需求的情況下，大大節(jié)省所需資金。具體實施步驟:

(1)把7個類別的期刊按所需費用的大小由高到低排列起來，然后計算出每個類別期刊所需費用累計百分比分配表(見表1)。

(2)選擇費用累計百分比在0%～80%的類別期刊為A級改進對象，選擇80%～90%的累計百分比類別的期刊為B級改進對象，而累計百分比在90%～100%的期刊類別為C級改進對象。

(3)從表1中，選擇A級類別期刊為取舍改進的類別，即“應(yīng)用技術(shù)期刊”類別和“自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊”類別期刊。因為A類別的期刊搜集費用在整個費用中所占比重最大，如:A級中的“應(yīng)用技術(shù)期刊”類共有128種，所需費用是16萬多元;而C級中的“綜合性期刊”類則有95種，其所需費用才近1.7萬元。所以，我們只要在A級和B級類別期刊的搜集數(shù)量的取舍上略微加以改變，就會使整個期刊搜集費用發(fā)生大幅度的變化，從而降低期刊的搜集費用，并能在滿足用戶同樣需求的前提下，使期刊的搜集數(shù)量接近于科學(xué)合理。

2 確定A級期刊最佳搜集數(shù)量的手段

采用ABC分析法對期刊信息源進行管理，不僅是要選擇出重要的期刊類別(A級期刊)，重要的是對選擇出的重要類別期刊如何實施進一步確定最佳搜集數(shù)量的管理，以期發(fā)揮ABC分析法在期刊信息源搜集決策中的重要作用。

(1)對于ABC分析法(巴雷特分配律)決策出的A級和B級類別期刊，還要進一步采用ABC分析法的輔助方法來確定這些類別期刊在滿足用戶同樣期刊需求情況下的最佳期刊種數(shù)。此時，我們可以采用ABC分析法的“實際價值費用法”和布拉德福定律(S.C.Bradford)來解決這一問題。實際價值費用法的基本原理，是在調(diào)查各文獻源搜集部門在實現(xiàn)對用戶同樣需求功能作用的情況下，選擇其中搜集期刊數(shù)量最少，又同樣能滿足對期刊最大需求的那個文獻源搜集部門的期刊數(shù)量，以此來作為最低費用線，并對照本館實際情況，來確定搜集期刊的最佳數(shù)量，從而達到期刊搜集所需費用為最低的目的。下面讓我們看一下圖1:該圖就是指在滿足用戶對期刊同樣需求情況下的各文獻源搜集部門搜集各類別期刊所需費用坐標圖。

X1為文藝期刊;X2為綜合性期刊;X3為社會科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊;X4為自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊;X5為應(yīng)用技術(shù)期刊。圖中各點是各文獻源搜集部門搜集上述相應(yīng)類別期刊數(shù)量所對應(yīng)的費用值。線段AB我們稱之為最低費用線，即在滿足用戶對期刊同樣需求的情況下，各文獻源搜集部門對應(yīng)于各期刊類別搜集的最低費用的連線。

如:以X4自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊為例，F(xiàn)點代表某文獻源搜集部門在搜集自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊時所需費用值Y1，它比圖上搜集該類別期刊的任何文獻源搜集部門所花費用都少，我們將各文獻源搜集部門對應(yīng)于各類別期刊的搜集費用最少的點找出，馬上就發(fā)現(xiàn)，這些費用最少的點的連線，基本上是直線排列，它們的變化規(guī)律呈線性變化。因此，我們將線段AB稱之為最低費用線。凡在最低費用線AB上方的各文獻源搜集部門，費用的使用都存在著浪費現(xiàn)象，接近AB線的各文獻源搜集部門，期刊的搜集數(shù)量和經(jīng)費的使用基本接近于合理。假設(shè)坐標中的E點表示的是遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院文獻源搜集部門在搜集“自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊”的數(shù)量所對應(yīng)的費用值Y2，而在滿足用戶同樣需求情況下的最低搜集費用是坐標中F點相對應(yīng)的費用值Y1，而E點與F點所對應(yīng)的Y1、Y2就是遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院文獻源搜集部門搜集該類別期刊所需費用與某一文獻源搜集部門搜集該類別期刊所用最低費用的差值。為此，這就要求我們在期刊搜集取舍工作過程中，想盡一切辦法，使期刊搜集的數(shù)量和費用支出接近于Y1。

(2)在利用“實際價值費用法”進行實際費用高低分析之后，我們就可應(yīng)用布拉德福定律(S.C.Bradford)再對該類別學(xué)科搜集的期刊數(shù)量進行定量分析，確定接近于最低搜集費用的期刊種數(shù)。現(xiàn)在我們把布氏定律各種條件加以充分地限制，讓N足夠大，則N=K。我們把布氏定律公式中的K換成N，加入修正值S，其最后結(jié)果是:n=S(N/S)f;式中n是滿足某學(xué)科論文覆蓋率為f的文獻數(shù)量;N是某學(xué)科所擁有的文獻總量;f是某學(xué)科發(fā)表論文的覆蓋率;S是待定系數(shù)。這樣我們在對文獻進行搜集時，利用布氏定律首先要作兩件事情:一是掌握某一學(xué)科領(lǐng)域的文獻總量，以確定N的取值。這可以從各種文獻信息源中進行疊加;二是要深入到文獻需求者中，了解他們對某學(xué)科領(lǐng)域?qū)W科論文或數(shù)據(jù)的覆蓋率，以確定f的取值。現(xiàn)自然科學(xué)基礎(chǔ)理論類共有2 000種期刊，其N=2 000。而師生對該學(xué)科2 000種期刊數(shù)以萬計的論文，能獲取到50%就可滿足教學(xué)和科研的需求，那么，此時的f=1/2。在通常情況下，將S設(shè)定為=5。為此，我們用布氏定律公式就可知道n=5*(2000*5)1/2=100。由此可知，在該學(xué)科領(lǐng)域我們只要搜集購入100種左右期刊就可滿足師生的需求。如果我們搜集購入的數(shù)量大于100種(在表1中，我館“自然科學(xué)基礎(chǔ)理論期刊”實際購入110種)，那么就說明我們在期刊的搜集購入上有浪費和可改進的余地。同樣，我們計算出“應(yīng)用技術(shù)期刊”為108種，而在表1中，我館“應(yīng)用技術(shù)期刊”實際購入128種，為此，這就要求我們在期刊搜集管理工作過程中，想盡一切辦法，將購入的128種“應(yīng)用技術(shù)期刊”降低到108種。那么，如何實現(xiàn)A級類別期刊種數(shù)的取舍呢?我們可以采用ABC分析法的“專家功能評價打分法”和“用戶利用頻次統(tǒng)計法”來標定取舍。

3 A級類別期刊種數(shù)取舍的方法

要使上述2個類別A級期刊種數(shù)降至108種和100種，就要從用戶的使用角度來實施取舍的科學(xué)管理。

(1)“專家功能評價打分方法”是ABC分析法對A級改進對象(自然科學(xué)基礎(chǔ)理論類和應(yīng)用技術(shù)類期刊)實施同樣功能確定取舍種類的重要方法。它分為“0.1”打分法和“0.4”打分法。為使確定更為準確詳細，我們采用“0.4”打分法來確定種數(shù)取舍。即將所要評價的期刊學(xué)科門類進行分類，將每一類中的各種期刊請本校的學(xué)術(shù)權(quán)威、教授或該學(xué)科的專家們，按照每種期刊對反映該學(xué)科所能起到的功能作用和使用價值，進行同類期刊中的一對一的評價比較打分。在對同類各期刊一對一進行比較打分時，要本著這樣一個打分原則:①該期刊對同類別一種期刊特別重要則得4分，而另一種相對比較而言很不重要的期刊就得0分。②比較重要的一種期刊得3分，另一種不太重要的期刊就得1分。③兩種期刊重要程度差不多相同時，各得2分。具體得分情況見表2。

表2中的分數(shù)是經(jīng)過教授專家們對期刊比較后一一打分填寫上的，即通過專家將A級改進對象(自然科學(xué)基礎(chǔ)理論類和應(yīng)用技術(shù)類期刊)的7種期刊進行一對一的比較打分，橫向從A……G為比較對象，縱向為A……G各種期刊比較后所得的單分。例如，A種期刊(縱行)與B種期刊(橫行)比較，B種期刊就得了0分。同理，表中所示D種期刊與E種期刊比較打分的方法也是如此，其他幾種期刊的功能評價得分以此類推而得出的表2中各種期刊的得分。表中∑求和=2#8226;n#8226;(n-1)為檢驗打分是否正確的公式，式中n為所評價的期刊總數(shù)，即∑求和=2×7×(7-1)=84。如果表中各種期刊得分欄中的總和為84，則說明打分正確，可以進行下一步的選擇工作。

假設(shè)我們決定在A級改進對象(自然科學(xué)基礎(chǔ)理論類)所有7種期刊中舍去1種期刊，則根據(jù)專家功能評價打分的結(jié)果，按各種期刊得分的多少，我們可舍去G種期刊，因為G種期刊的專家功能評價得分最少(僅得4分)。如果要在A級改進對象(自然科學(xué)基礎(chǔ)理論類)期刊中舍去2種期刊，則應(yīng)舍去G種和D種期刊。其他類別期刊的取舍則也依此法處理。直至搜集期刊的數(shù)量種類達到計算確定的結(jié)果數(shù)值為止。

(2)這里需要注意的是，我們對問題的分析研究，應(yīng)從多角度多方位來考慮。為此，在對期刊實施專家功能評價打分之后，先不要冒然依據(jù)此結(jié)果來決定該類別期刊的取舍，而是要再進一步考察其中幾種專家功能評價打分得分比較少的期刊所支出的費用情況，再綜合考慮在該類別中舍去哪種期刊。見表3，我們暫以各類別期刊中有7種，而每類期刊中都舍去一種期刊的情況例算。

從上表可以看出，如果我們單憑專家功能評價打分的多少來決定期刊的取舍，那么，H類應(yīng)舍去G種期刊，P類應(yīng)舍去F種期刊，Q類應(yīng)舍去A種期刊，S類應(yīng)舍去E種期刊。而再從搜集這些期刊所需費用來考慮，H類的G種期刊的價格為140元，而H類中的F種期刊的價格則為285元，而這兩種期刊的專家功能評價得分僅相差1分。這樣，我們在H類中舍去F種期刊就比舍去G種期刊要合理的多了。這樣做即不影響用戶對期刊同樣功能，又使搜集經(jīng)費明顯降低。

(3)用戶利用頻次標定。我們說，用專家功能評價打分法與其所需費用的多少來決定期刊的取舍是較為合理的。但是，如果所要取舍的期刊彼此之間專家功能評價打分得分與所需費用都相差不多，而又必須舍去一種期刊，我們又作如何處理呢?這時，就要采取用戶利用期刊頻次的高低來做為決定期刊取舍的重要依據(jù)。例如，表3中的P類中的C種期刊和F種期刊，兩者專家功能評價得分差不多，所需費用僅差1元，這時，如果在全年的用戶利用期刊頻次統(tǒng)計中，F(xiàn)種期刊的利用頻次高于C種期刊的利用頻次，我們就可決定舍去C種期刊，反之，就舍去F種期刊。所以說，用戶利用頻次是使期刊搜集管理工作更接近于科學(xué)合理的補充和完善。

總之，隨著文獻源搜集定量研究水平的提高，文獻定量研究已不再是簡單統(tǒng)計計數(shù)和用簡單百分數(shù)來表示結(jié)果的初等統(tǒng)計定量階段，而是逐漸被以數(shù)量統(tǒng)計及其它數(shù)學(xué)工具為手段，以計算機為計算工具的高水平研究工作所取代。

古人云:“凡人之患，蔽于一曲，而暗于大理”。所述之法，宗為求教，以期使期刊信息源搜集管理決策不為一曲所蔽而大理通達。

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注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文