采購(gòu)成本控制初探

摘要：控制采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)至關(guān)重要。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例往往達(dá)到50％以上，因此，控制好采購(gòu)成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低生產(chǎn)成本、增加利潤(rùn)的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過(guò)去的一年里，加強(qiáng)采購(gòu)成本的管理和控制，完善采購(gòu)管理制度，使總體采購(gòu)成本下降15％以上，再加上對(duì)施工環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)成本下降了20％，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)結(jié)合所在企業(yè)的具體做法，討論如何對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制。

關(guān)鍵詞：采購(gòu) 成本控制

1 建立完善采購(gòu)程序和制度。控制采購(gòu)成本

采購(gòu)工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程序，不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依，還會(huì)給采購(gòu)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購(gòu)制度要注意以下幾個(gè)方面：

1.1建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度，并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。合格的供應(yīng)商是保證產(chǎn)品質(zhì)量和制定價(jià)格的前提。對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專(zhuān)人管理。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物管、技術(shù)、施工等部門(mén)聯(lián)合考核后才能準(zhǔn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考察。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對(duì)考核的問(wèn)題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過(guò)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為合格歸檔供應(yīng)商。

1.2建立嚴(yán)格的采購(gòu)程序和制度。建立嚴(yán)格完善的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門(mén)之間扯皮，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為和犯罪。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定物料采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(mén)的責(zé)任和關(guān)系、不同物料采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物料要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在申購(gòu)單上；還可規(guī)定超過(guò)一定金額的采購(gòu)須附上三個(gè)以上的書(shū)面報(bào)價(jià)等，以供紀(jì)委監(jiān)察或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)稽核。還可以根據(jù)不同料性規(guī)定額度采取競(jìng)爭(zhēng)談判或招標(biāo)方式采購(gòu)。

1.3建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要對(duì)所有采購(gòu)材料建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購(gòu)的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說(shuō)明。對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門(mén)組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來(lái)分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。中石油原華北石油管理局紀(jì)委監(jiān)察處就是這樣做的，控制成本效果顯著。

1.4建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，對(duì)采購(gòu)人員根據(jù)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。審計(jì)部門(mén)對(duì)所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，促使采購(gòu)人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來(lái)進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有完成采購(gòu)成本下降任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定對(duì)其懲罰的措施。

1.5加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，有利于規(guī)范采購(gòu)行為，堵塞采購(gòu)環(huán)節(jié)中的漏洞，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，抵制不正之風(fēng)，對(duì)凈化采購(gòu)環(huán)境有十分重要的意義。

物資采購(gòu)工作的流程：使用單位申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃——領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃——擬定采購(gòu)價(jià)格——招標(biāo)采購(gòu)或議價(jià)采購(gòu)——簽訂合同——質(zhì)量檢驗(yàn)——倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收——發(fā)票與合同核對(duì)——結(jié)算貨款。

重點(diǎn)審計(jì)環(huán)節(jié)：①采購(gòu)計(jì)劃的審計(jì)。一方面通過(guò)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格的審核，可以發(fā)現(xiàn)其中的“水分”，以核實(shí)企業(yè)是否存在物資積壓和資金浪費(fèi)：另一方面通過(guò)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中有關(guān)事項(xiàng)的審查，促進(jìn)物資采購(gòu)政策(如企業(yè)采購(gòu)制度、招投標(biāo)法等)的貫徹落實(shí)。②采購(gòu)價(jià)格的審計(jì)。審計(jì)人員應(yīng)審查申報(bào)價(jià)是否與市場(chǎng)公允價(jià)一致，有無(wú)高估虛報(bào)的問(wèn)題，同時(shí)要對(duì)與物資采購(gòu)相關(guān)的諸因素包括質(zhì)量保證、售后服務(wù)及采購(gòu)費(fèi)用等一并進(jìn)行審查，同時(shí)還要了解企業(yè)是否根據(jù)市場(chǎng)行情和物資供求關(guān)系適時(shí)調(diào)整了申報(bào)價(jià)格，綜合考慮采購(gòu)申報(bào)價(jià)格的合理性。③招標(biāo)環(huán)節(jié)的審計(jì)。通過(guò)了解采購(gòu)部門(mén)的招標(biāo)方式、查閱存檔的招標(biāo)資料，審計(jì)是否所有應(yīng)招標(biāo)的物資都進(jìn)行了招標(biāo)采購(gòu)。④采購(gòu)合同的審計(jì)。根據(jù)制度規(guī)定，對(duì)于所有物資采購(gòu)，不論金額大小，都必須簽訂正式的合同，以合同的形式來(lái)約束和規(guī)范采購(gòu)行為，避免價(jià)格效益的流失和經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，同時(shí)在合同中注明付款方式和期限。⑤貨款結(jié)算的審計(jì)。審計(jì)人員應(yīng)對(duì)購(gòu)貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單據(jù)、入庫(kù)單等結(jié)算票據(jù)進(jìn)行審計(jì)，審查票據(jù)是否合法，采購(gòu)的數(shù)量、價(jià)格、金額是否合規(guī)、準(zhǔn)確。只有符合上述各項(xiàng)要求的票據(jù)才能辦理貨款結(jié)算手續(xù)。

2 降低采購(gòu)成本的方法和措施

2.1通過(guò)付款條款的選擇降低采購(gòu)成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣。此外，對(duì)于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢(shì)也是要格外注意的。如去年我公司從日本進(jìn)口設(shè)備，由于考慮了美元的弱勢(shì)走勢(shì)，于是選擇了美元為付款幣種，從而降低了設(shè)備成本。

2.2以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來(lái)牽制供應(yīng)商。對(duì)于大宗物料采購(gòu)，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線的價(jià)格。此外，對(duì)同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€(gè)供應(yīng)商，通過(guò)對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

2.3注意價(jià)格變動(dòng)把握好采購(gòu)的時(shí)機(jī)。價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購(gòu)人員應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)。如果采購(gòu)部門(mén)能把握好時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)效益。比如，近兩年鋼材市場(chǎng)就可以采取此種策略降成本。

2.4向制造商直接采購(gòu)或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)。向制造商直接訂購(gòu)，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì)更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)公司可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)，以克服單個(gè)公司訂購(gòu)數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的弊端。現(xiàn)中石油集團(tuán)實(shí)行的一級(jí)目錄物資集中采購(gòu)，成效非常顯著，在已實(shí)施的專(zhuān)用管材和高壓鉆探膠管采購(gòu)中均同比下降40％。

2.5選擇信譽(yù)好有實(shí)力的供應(yīng)商并與其簽訂長(zhǎng)期合同，結(jié)成戰(zhàn)略伙伴。與誠(chéng)實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(zhǎng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

2.6充分進(jìn)行采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專(zhuān)人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。

2.7估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本，最終達(dá)到互惠互贏。我們以前的采購(gòu)管理只是過(guò)多強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對(duì)采購(gòu)成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位。可以通過(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)以獲得更多有用的數(shù)據(jù)：甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭(zhēng)取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢(qián)的地步。