信息技術的應用給企業檔案管理工作帶來活力

摘要:本文就計算機信息技術的應用給企業檔案管理工作帶來了巨大的變化展開討論，分別從企業檔案管理的轉變、企業檔案管理集中統一管理等等幾個方面闡述了計算機信息技術在企業檔案管理信息化中，不僅有利于維護檔案的完整與安全，而且有利于企業進行科學決策，有助于強化企業管理;還能發揮企業信息的整體功能，促進企業檔案資料的信息交流和資源共享同時，為企業的生產和發展提供有力的空間保障。

關鍵詞:信息技術應用 企業檔案管理

0 引言

隨著信息技術的迅速發展，信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快，企業檔案管理的建設與研究成為檔案界關注的熱點。檔案的本質是信息，信息對企業來說至關重要。隨著檔案信息化建設的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設不僅涉及大量管理問題，還涉及許多從未碰到過的技術問題。對絕大多數檔案管理部門，特別是企業的檔案管理機構而言，在實踐中單純依靠其過去的管理模式很難順利進行有關信息化內容的建設。據作者調查，目前已經或正在進行檔案網站與數字檔案館建設和檔案數字化轉換的單位，都不同程度實現了檔案管理的信息化、數字化和網絡化。可以認為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設中利用計算機技術將成為一種普遍性的做法。從表面看，這是一個技術問題，但實質上它是計算機技術和管理策略整合的問題。

在現代企業的社會化大生產中，勞動密集型的發展模式已不能滿足于大機器生產的需求，而技術集約型發展則成為主導。在此過程中，計算機信息技術將扮演重要的角色。目前，計算機技術廣泛應用于企業生產管理活動的各個領域。人們利用計算機技術可進行產品的輔助設計(CAD)和輔助制造(CAM)，計算機可參與企業管理系統的文件制作、統計和數據處理，進而發展成為把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的現代企業信息集成系統。

在企業信息集成系統中，計算機信息技術的應用給企業檔案管理工作帶來了巨大的變化，具體表現在以下幾個方面。

1 企業檔案載體的轉變

在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的共享和處理。在企業進行的各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文速度度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以無可比擬的優勢取代手工制作。借助計算機輔助設計的產品圖紙的存儲、查詢和修改變得既快捷又方便。例如，生產或開發一項較大項目的產品就需設計制作大量的圖紙，其中許多產品是在現代產品設計的基礎上進行優化和改善而開發出來的，在此情況下，電子圖紙比紙質圖紙顯示出旺盛的生命力和廣闊發展前景，另外，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力，具有較大的經濟意義。

2 實現了集中統一管理

實現了集中統一管理便于保持檔案之間的有機聯系，發揮其整體優勢，有利于企業檔案的保管和利用。這種“集中統一”是個相對概念，強調的是在總體上和制度上要管住企業檔案目錄，并不是把一個企業的全部檔案集中到一起，保管在一處庫房里，而是在統一領導、統一制度的前提下，分級負責，分庫保存檔案實體。這樣做有兩個前提條件:一是便于保管，二是便于利用，兩者缺一不可。這樣既有利于維護檔案的完整與安全，又有利于企業進行科學決策，有助于強化企業管理，便于企業檔案的有效利用。

3 企業檔案的分類變化

過去的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案和人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之的是在企業信息集成系統中對各個管理模塊和流程的設置。一份完整詳實的檔案信息被放置在各個管理模塊中，計算機依照規定指令根據工作需求隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是在計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營和管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

4 企業檔案和情報資料的“一體化”管理發揮了企業信息的整體作用

企業檔案和情報資料“一體化”管理是指企業將檔案和情報資料納入企業總的信息管理體制中，以實現對企業信息資源的統一管理，具體地說，就是把企業所有的檔案、情報作為一個有機整體集中到企業信息中心，由企業統一組織管理，統籌協調企業的檔案工作和情報資料工作，并使三者有機地結合起來，實現企業信息淘汰和綜合利用的一種信息管理體制。企業實行檔案、情報資料“一體化”管理，建立了企業信息綜合管理系統，由檔案工作和情報資料工作等各個子系統組成，其功能是對企業檔案、情報資料進行集中統一管理，為企業研發、生產、經營活動提供“全、準、精、快”的信息。這樣，實行一體化管理后，各子系統產生了橫向聯系，形成一個多層次、多元化的立體網絡，實現信息數據庫的相互檢索利用，發揮了企業信息的整體功能，促進企業檔案資料的信息交流和資源共享。

5 企業檔案接收和保管上的改變

在計算機信息管理系統中，檔案管理人員可按規定的操作流程或模塊定義規則，對檔案的接收和保管進行遠程或過程操作，以確保最終歸檔的信息具有有效性、可靠性、實時性、完整性和確鑿性。例如，在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計和加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以達到最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖形或圖紙。

6 充分發揮檔案的依據、憑證作用

積極引導企業開發、利用檔案，實現檔案的價值，為企業的生產和發展提供有力的空間保障。檔案是企業生存與發展的歷史記錄，是企業的寶貴財富，檔案管理是企業管理的一部分，它在生產經營、產品設計和開發等工作中起著重要的憑證作用。檔案可以轉化為生產力，管好檔案、用好檔案可以為企業增加效益，可以維護企業的合法權益。同時，用好檔案可以及時地了解競爭對手的生產經營狀況，收集相應的材料，有目的地展開競爭。

7 充分利用系統文檔“一體化”管理

利用系統文檔“一體化”管理，達到信息共享，提高檔案的利用效率。運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索、自動統計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規范化，有力地促進檔案信息資源的開發利用。這樣，檔案工作者可以從繁重的手工勞動中解脫出來，從而提高檔案工作的工作效率，檔案工作者有更多的時間從事檔案的編研工作和學習新的理論知識，使企業的檔案管理工作達到人盡其才，物盡其用的一種良性循環的狀態。

由此可見，計算機信息技術在企業檔案管理信息化中有著舉足輕重的作用。一方面，有利于維護檔案的完整與安全，又有利于企業進行科學決策，有助于強化企業管理;另一方面，發揮了企業信息的整體功能，促進企業檔案資料的信息交流和資源共享同時，為企業的生產和發展提供有力的空間保障。但是，在企業檔案管理信息化的過程中，有的企業采用了信息技術外包策略。在信息技術外包過程中，檔案管理部門要不斷賦予外包商完成其工作職責的權利，而伴隨這一過程則可能出現檔案管理部門主動控制權的喪失及信息秘密的安全和有關知識產權的歸屬等問題。建立起一套科學、安全、多功能、高效、靈活和緊盯市場的企業檔案信息管理體系，勢必是企業檔案管理工作者今后研究的課題。