高校人事檔案管理現代化之我見

摘要:高校人事檔案工作是高校教育事業重要的組成部分，是高校發展、社會發展的需要，在信息量不斷增長的現在，怎樣通過先進的管理方式才能高效、超前、迅速的為高校教學、管理和各項工作提供優質服務，這必然給高校檔案工作提出了更高的要求。

關鍵詞:高校 人事檔案 管理

中文分類號:G271 文獻標識碼:A

0 引言

高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學校內部管理體制改革、教學、科研、人力資源開發利用等方面的重要依據，是重要的信息庫。同時高校人事檔案的管理水平直接關系到高校的發展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應該提高認識，立足于為人事工作服務、為人事決策服務、為建設高素質的干部隊伍服務。筆者結合

人事檔案管理的具體實踐，談談認識檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理的幾點見解。

1 傳統的人事檔案管理存在的問題

1.1 觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結論多，內容多是套話、官話，言之無物，大同小異;而對個人能力及業績的現實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，所以，可利用的價值不大。

1.2 管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統的管理辦法。由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產生了有失真材料的出現。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現了失實甚至虛假的內容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。

2 加強高校人事檔案管理現代化的必要性

隨著世界經濟技術的飛速發展和普及，信息化已成為一個國家經濟和社會發展的關鍵環節，成為衡量國家現代化

和綜合國力的重要標志。高校人事檔案管理的現代化就是適應社會主義現代化建設對高校檔案事業的要求，采用計算機等當代現代的科學技術及成熟的人事管理軟件，運用到人事檔案管理工作中。只有逐步實現檔案工作的現代化，才能使人事檔案更好地為學校的各項工作提供最優質的服務。

2.1 高校人事檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢。隨著干部隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，信息復雜性逐步提高。傳統的手工檢索和統計方式已經滿足不了時代發展的要求，如反映干部個人行政能力的業績、教師從事教學及科研的成果，業務能力進展、專業特長等收集不全、不及時，使檔案材料不能體現本人個性化發展和實際水平的真實記錄，成為陳舊的、靜態的歷史材料;然而電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度輸入、存儲和輸出數據，提高信息處理能力，實現人事檔案的統計、編目、檢索等方面的現代化，使檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來。

2.2 實現高校人事檔案管理現代化是實際工作的需要?？茖W技術是第一生產力，科學技術成為各項事業的進步與發展提供了動力，人事檔案工作的發展也有賴于科學技術。人事檔案工作現代化不是孤立存在的，是黨和國家社會主義現代化建設事業緊密聯系在一起的，隨著科學技術的進步，人事檔案工作面臨著從手工管理向著以計算機為中心的半自動化、自動化方向轉變。

實現人事檔案管理的現代化。人類已進入信息時代，管理信息化、網絡化是人事檔案管理的必由之路。為此要將人事檔案的管理重心從實體管理轉移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

3 實現高校人事檔案管理現代化的對策

雖然近幾年來高校人事部門的辦公自動化建設有較快的發展，大都配備了計算機等現代化辦公設備，但基本停留在打字及簡單的數據資料處理上，造成了設備的嚴重浪費。目前存在著手工處理方式多，電子方式少;原始信息多，加工整理少;孤立分散的多，可共享的少;部門自我服務的多，可向社會提供的少等弊端。使用人事檔案管理信息系統就可逐步改變這種狀況，節省大量的人力、物力和財力，實現信息資源的共享。因此，必須重視和加強人事檔案信息基礎建設工作，并逐步把此項工作向更深一層的網絡化方向發展。

3.1 培養教職工的檔案意識。檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實的主觀反映。也是對檔案的性質、構成和價值的認識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結晶和聘用的依據。依一般的道理，在具備高深學問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應十分濃厚，然而實事并非如此，許多人認為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的材料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強干部檔案宣傳，使各級領導、干部群眾正確認識人事檔案的特點、地位和作用\"關心與參與檔案工作\"自覺地收集材料，及時歸檔，促成檔案工作的良性發展。

3.2 加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。針對高校檔案管理技術相對落后的實際， 有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數據庫，實現人事檔案數字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統。高效地利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網站，建立起以人事檔案信息通用數據庫為核心，以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.3 開放性管理，實現資源共享，接受群眾監督。過去，人事檔案神秘莫測，只有少數人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實，掀開它的神秘面紗，可以發現其大部分內容是可以公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有保密的必要。人事檔案內容分十大類排序，分別是:履歷、自傳、考核、專業、證明、黨團、錯誤、獎勵、工資和其他類，其實可以粗略分為兩大類分別管理，把專業部分抽出另裝袋，叫業務檔案，其余叫人事檔案。業務檔案中的內容是可以公開的，經整理加工后，就可以作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監督了。

3.4 強化業務，提高能力。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業務培訓方面要繼續開展崗位培訓工作:按照先培訓后上崗，先培訓后轉崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上;要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規范化發展的軌道。要積極開展檔案人員繼續教育，繼續教育是對在職專業技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業技術人員的創新能力和專業技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”;選配工作責任心、事業心強的人員來充實學校檔案工作崗位;增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業務建設。一方面學習檔案專業知識理論，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。

總之，實現高校人事檔案信息的計算機現代化管理，為檔案工作注入了新的內容，為更好地服務于黨的組織人事工作開辟了新的途徑，同時也進一步推動了高校人事檔案工作的發展。作為人事檔案管理的工作人員，必須切實重視思想政治建設、愛崗敬業，忠于職守，不斷提高業務水平和能力，促進高校檔案事業的發展。

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