物料編碼在農(nóng)機(jī)企業(yè)物流管理中的應(yīng)用

[摘 要] 針對目前農(nóng)機(jī)企業(yè)產(chǎn)品、零部件、原材料等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量大、信息易丟失、信息溝通與協(xié)調(diào)不暢、不能及時更新等問題，提出了一種適合中農(nóng)機(jī)美諾的物料編碼方法，通過實際示例，驗證了所編制物料代碼的合理性與實用性，提供了一種簡便、易操作的物料編碼管理模式，為企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)提供了理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞] 物料編碼 管理 編制原則 應(yīng)用

引言

當(dāng)今社會已進(jìn)入信息化時代，企業(yè)面臨的市場競爭日益激烈，為了提高競爭能力，企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)極為重要。對中農(nóng)機(jī)美諾來說，引入ERP(企業(yè)資源計劃)已成為大勢所趨。在實施、應(yīng)用ERP系統(tǒng)過程中，物料編碼(簡稱物料編碼)的編制是一項最為基礎(chǔ)和工作，它的好壞將直接決定ERP系統(tǒng)的成敗，也將持續(xù)的影響企業(yè)未來信息化建設(shè)的發(fā)展。

物料信息編碼設(shè)計是提升企業(yè)綜合實力的有效途徑。對于企業(yè)，物料的信息編碼設(shè)計是重中之重，好的物料代碼編制規(guī)劃可以大大提高識別的準(zhǔn)確性，降低信息錄入強(qiáng)度，提高識別反映速度，減少因擴(kuò)容造成的重復(fù)建設(shè)投入。研究物料編碼的理論和方法，對做好信息分類編碼設(shè)計工作具有重要的指導(dǎo)意義。

一、物料編碼編制原則

不同企業(yè)物料編碼的模式大致有以下兩種:一種是順序編碼，比較簡單，完全用流水號的方法給每一種物料賦予一組惟一的阿拉伯?dāng)?shù)字，這組數(shù)字不包含該種物料的任何屬性信息，僅用以區(qū)分物料;一種是賦義編碼顧名思義是賦予編碼一定含義。這種編碼常用的是層次碼和屬性碼。層次碼可以表達(dá)物料的統(tǒng)計上的卷疊要求;屬性碼可以表達(dá)物料的配置要求。很多早期實施物料編碼的企業(yè)在從人工操作向計算機(jī)ERP系統(tǒng)過渡時大多采用這種模式。物料編碼主要具有如下特征:

1.惟一性:保證一個編碼對象賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。由多個對象組合形成的新的對象也應(yīng)由于其獨立的使用價值而獲得獨立的代碼。

2.簡練性:代碼位數(shù)盡可能少，盡可能只使用阿拉伯?dāng)?shù)字，減少錄入工作量和錄入差錯。

3.穩(wěn)定性:盡可能保持代碼系統(tǒng)的穩(wěn)定，盡量不要在代碼中賦予人為判斷的信息。

中農(nóng)機(jī)美諾公司物料編碼由一組6位阿拉伯?dāng)?shù)字代表一種物料，構(gòu)成形式是:

組織代碼(1位)+流水碼(5位)。物料編碼的組織代碼是2，如圖所示。

二、物料編碼管理模式

中農(nóng)機(jī)美諾公司物料編碼是ERP系統(tǒng)對物料的惟一識別代碼，在ERP系統(tǒng)中，是財務(wù)部門、庫房、采購部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、配件等部門全面使用的統(tǒng)一的物料編碼。

公司設(shè)立了授碼中心，對全公司的物料統(tǒng)一授碼、維護(hù)和管理，授碼中心設(shè)置在生產(chǎn)技術(shù)部。各物料編碼使用部門根據(jù)需要統(tǒng)一向授碼中心申請，新碼使用、錯碼糾正和廢碼停用等統(tǒng)一由授碼中心統(tǒng)一管理。具體的管理流程見下表。

三、物料編碼方法的主要作用

1.物料信息編碼是人們賦予事物一定規(guī)律性的、易于人或計算機(jī)識別和處理的符號。目的是為了適應(yīng)ERP系統(tǒng)運行和處理，便于各子系統(tǒng)之間的信息集成與共享。

2.通過建立編碼規(guī)則，在企業(yè)范圍內(nèi)對數(shù)量龐大、種類繁多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識，唯一識別，對產(chǎn)品數(shù)據(jù)其它屬性進(jìn)行合理規(guī)劃，可有效解決設(shè)計人員、工藝人員和生產(chǎn)管理人員之間因為物料表達(dá)不明確而存在的問題。

3.目前，大多數(shù)農(nóng)機(jī)企業(yè)物料庫中原材料的可選范圍、數(shù)量往往超出企業(yè)產(chǎn)品實際所需范圍，通過物料編碼，借助ERP系統(tǒng)，在滿足產(chǎn)品功能和設(shè)計要求的前提下，對企業(yè)原有物料庫進(jìn)行優(yōu)化、篩選，使設(shè)計人員盡可能選用經(jīng)過篩選和編碼的原材料，不僅可以減少前期物料編碼的工作量，還可避免設(shè)計選料的隨意性，防止原材料積壓，減少企業(yè)采購成本，提高資金的利用率。

四、舊物料編碼存在的問題

在使用統(tǒng)一物料編碼前，美諾公司各體系有一套自己的物料標(biāo)示方法，財務(wù)部門按照ERP系統(tǒng)自動生成的編碼確認(rèn)為物料編碼，是一個十余位的數(shù)字加字母的代碼。生產(chǎn)和技術(shù)體系在使用標(biāo)示物料在整機(jī)中裝配關(guān)系的圖號。銷售體系使用產(chǎn)品名稱加備注來說明要銷售的商品。上述代碼體系長期以來一直在維持業(yè)務(wù)的運行，但不斷出現(xiàn)如下問題:

1.一個制件經(jīng)過歷年改圖但圖號仍然是原來的圖號，倉庫里經(jīng)常發(fā)現(xiàn)同一圖號但已經(jīng)完全不同的制件，造成領(lǐng)用錯誤。

2.在售后服務(wù)配件業(yè)務(wù)中，客戶較難記憶和準(zhǔn)確提供所需配件的圖號，經(jīng)常是描述配件位置后由服務(wù)人員轉(zhuǎn)化為圖號，在信息傳遞過程中圖號中復(fù)雜的符號(如“-”、“.”、“/”)等一旦丟失或漏寫就會造成配件發(fā)送錯誤。

3.對一些客戶需要配件的舊機(jī)型，單一使用圖號無法確認(rèn)制件，還需要有經(jīng)驗的技術(shù)或生產(chǎn)人員翻查歷史圖紙或進(jìn)庫辨認(rèn)，經(jīng)常造成工作反饋慢，或者出現(xiàn)錯誤。

4.供應(yīng)商和美諾公司倉庫內(nèi)制件圖號標(biāo)示、規(guī)格型號和名稱(經(jīng)常造成大名、小名混淆)都無法實現(xiàn)標(biāo)示的惟一性，造成一個圖號多種實物等情況，查找物料需要庫管員有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)經(jīng)驗。

5.物料入庫出庫輸入信息復(fù)雜，容易造成錯誤領(lǐng)用和入庫，使成本和庫存失準(zhǔn)。

五、新物料編碼方法的主要特點

針對以上問題，美諾公司編制了一套適合本公司物流管理的新的代碼方法。該方法具有如下特點:

1.代碼具有惟一性，且錄入效率高:美諾物料編碼采用順序碼模式，六位數(shù)字不包含人為判定因素，通過統(tǒng)一授碼機(jī)構(gòu)管理，可確保物料的唯一性;與圖號和原有財務(wù)自動生成的代碼相比，現(xiàn)有代碼簡單，錄入工作量降低80%以上，對批量業(yè)務(wù)重復(fù)錄入效果更明顯。同時大大降低錄入錯誤率，提高了系統(tǒng)正確識別的效率。

2.便于在制件上標(biāo)示:只有物料編碼標(biāo)示在每一制件上，才能完全實現(xiàn)物料的正確識別，確保識別效率和準(zhǔn)確性。2009年開始，美諾公司所有物料進(jìn)廠均根據(jù)物料特點實現(xiàn)了標(biāo)示，很多制件的代碼以永久刻畫或磨具方式體現(xiàn)，現(xiàn)有簡練的物料編碼減少了供方標(biāo)示難度和成本，確保了這項工作的落實。另外，圖號包含有部分技術(shù)信息，可以借助圖號理解制件在產(chǎn)品中的位置和相互關(guān)系，是一種很有價值的商業(yè)信息。這些信息流出企業(yè)，存在被競爭對手利用的可能。用不包含任何信息的物料編碼代替可以確保企業(yè)的安全。

3.提高用戶滿意度:結(jié)合ERP系統(tǒng)的工程BOM表使用，使同一型號機(jī)型在不突破國家補(bǔ)貼許可政策的前提下實現(xiàn)細(xì)微差異的標(biāo)示，即使同一機(jī)型也可以通過整機(jī)物料編碼的標(biāo)示加以準(zhǔn)確區(qū)分，使銷售體系實現(xiàn)多配置定制化銷售成為可能;結(jié)合零部件圖冊、ERP系統(tǒng)和制件上的物料編碼標(biāo)示，確保服務(wù)配件供應(yīng)準(zhǔn)確性，用戶只要能夠準(zhǔn)確讀出故障件上的6位數(shù)字(物料編碼)，或者能夠通過圖冊識別出相對應(yīng)的物料編碼，告訴配件服務(wù)人員即可。

4.提升供應(yīng)鏈管理水平:現(xiàn)代化的物料倉儲管理需要對倉庫貨位、物料編碼進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)示和快速識別，進(jìn)行統(tǒng)一物料編碼標(biāo)示是實現(xiàn)貨位、物料編碼條碼管理的基礎(chǔ)，實現(xiàn)條碼管理則可以實現(xiàn)快速盤點(實時盤點)，定位倉管(送貨到貨位)，甚至自動倉庫提供可能性。

5.未來庫存管理的趨勢是壓縮庫存甚至零庫存，轉(zhuǎn)而以供方倉庫和第三方物流二次配送取代，要求美諾公司的物料編碼體系必須簡練和準(zhǔn)確，原有拗口復(fù)雜且無法統(tǒng)一的標(biāo)示，要求倉管人員具有很高的經(jīng)驗水平，這是實現(xiàn)社會化倉管或第三方倉管的障礙。實施美諾物料編碼體系可以大大降低對倉庫管理員識件經(jīng)驗的要求、減少重復(fù)庫存發(fā)生幾率、預(yù)防呆料廢料，盡早實現(xiàn)倉管工作的現(xiàn)代化。

六、結(jié)論

開展信息化建設(shè)是提升企業(yè)綜合實力的有效途徑。企業(yè)必須走信息化帶動工業(yè)化，工業(yè)化促進(jìn)信息化之路。美諾在開展信息化建設(shè)工作中認(rèn)識到，做好信息分類編碼設(shè)計工作，是信息化建設(shè)成功的至關(guān)重要的第一步。對于企業(yè)，物料的信息分類編碼設(shè)計是重中之重，研究其理論和方法，對做好信息分類編碼設(shè)計工作具有重要的指導(dǎo)意義。

在進(jìn)行信息化建設(shè)中，要重視和做好物料編碼的工作，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，把數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。同時，要制定一套高效的管理制度。當(dāng)今社會在不斷變化，企業(yè)為了更好的適應(yīng)市場、占領(lǐng)市場，必須進(jìn)行信息化建設(shè)。今后也必將有更多的企業(yè)實施ERP，希望本文所提到的一些有關(guān)中農(nóng)機(jī)美諾企業(yè)物料編碼方面的經(jīng)驗?zāi)軌驗槠渌r(nóng)機(jī)企業(yè)提供借鑒和參考。

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